业务档案管理制度2013.doc

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北京中林资产评估公司

业务档案管理制度

制定日期：

二零一二年五月

修订日期：

二零一三年三月

目　录

第一章总则 2

第二章分工及责任人 3

第三章　业务档案的编制与管理 4

第四章业务档案的保管 7

第五章业务档案的借阅（复印） 8

第六章业务档案的销毁 9

第七章其他业务档案管理 10

第八章附则 10

附件一资产评估业务档案分类、归档内容 11

附件二　项目档案归档指南 17

第一章总则

第一条为了规范本单位的利益和合法权益，规范业务档案的管理，确保业务档案的安全、完整和利用。

根据《中华人民共和国档案法》、《中国资产评估准则》、北京注册会计师协会“关于印发《北京市会计师事务所、资产评估机构业务档案管理暂行办法》的通知”，结合本单位实际情况特制定本制度，明确业务档案的归档范围、归档形式、保管期限、借阅、销毁、鉴定、保密复制以及其他档案管理工作中的重要事项。

第二条本制度适用于本单位办理资产评估业务形成的业务档案。

本单位办理其他业务形成的业务档案，可参照本制度管理。

第三条业务档案是指资产评估师及其执业人员在执行业务过程中形成的，反映评估程序实施情况、支持评估结论的工作记录和相关资料。

本单位的业务档案是评估证据的载体，是出具评估报告的主要依据。

本单位的业务档案是考查业务工作的依据，是本单位全面质量管理工作的重要组成部分。

第四条业务档案包括纸质文档、电子文档或者其他介质形式的文档。

第五条业务档案的所有权属于本单位。

第二章分工及责任人

第六条本单位由主任评估师负责业务档案的组织管理工作，由各业务部门负责评估业务档案的收集、分类、立卷、整理、编目、装订和归档移交工作，设两名档案管理人员全面负责本单位业务档案的档案接收、登记、保管、利用、鉴定、销毁等档案管理工作。

第七条项目档案管理工作，涉及项目经理、业务助理、档案管理人员三个岗位的人员，其岗位分工及责任如下：

1、项目经理负责对所承办业务项目的业务档案归档过程和归档质量全面负责，是本项目档案质量的直接责任人，由其负责起草项目中评估说明等技术性文档，同时指导和审核业务助理填写各类工作底稿。

2、业务助理在项目经理指导下，负责对评估项目实施过程中形成的管理类、操作类工作底稿进行填写、归类、整理、装订等归档工作，并负责在项目结束后的规定时间内，将项目签转单、档案移交表交档案管理人员。

3、档案管理人员负责对各项目组交来的评估项目档案（含工作底稿）的归档、登记、保存等工作，并负责项目档案的日常整理、统计、借阅等工作。

另外，档案管理人员在项目经理的配合下，负责对已完成项目相关业务数据的统计与报出工作，以及构成项目管理的业务约定书编号、评估报告号等的管理与领用工作。

第八条档案管理人员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手续，负责业务档案管理的本单位领导监交。

交接手续办理完毕后，移交人、接收人、监交人要在移交表上签章。

移交人必须办完移交手续后方可调离该岗位。

第三章　业务档案的编制与管理

第九条评估项目完成后，由业务助理在项目经理的指导下，完成项目档案的编制工作。

同时，项目经理负责对编制的项目档案进行审核，对其整体的完整性、合理性负责。

第十条自出具报告日起90日内，项目组人员完成纸质项目工作底稿的编制工作，并整理、编页、装订后，移交档案管理人员。

移交时，双方需对档案资料各项进行核对，并填写《业务档案交接单》。

电子类档案资料，项目经理每6个月进行归档更新一次，于第6个月的30日交管理人员拷贝归档。

第十一条针对同一基准日，不同评估目的，委托资产范围重叠的评估业务，出具两个或多个评估报告，应将其视为不同的业务分别整理底稿，形成相应类型的业务档案。

第十二条针对同一个项目同一个业务约定书，出具两个或多个编号评估报告，应将其视为不同的业务分别整理底稿，形成相应类型的业务档案。

第十三条　　所有评估咨询项目，出具相关的书面咨询报告或咨询意见的，均需领取、编制咨询报告编号。

第十四条　　所有司法项目，由法院出具司法委托函的，由相关评估人员领取评估报告或咨询报告编号后，标入委托函的右上角。

第十五条　　整理的资料要做到完整有序，索引号要与目录保持一致，反映工作底稿间的勾稽关系。

第十六条要严格按照业务档案的内容和底稿中的目录顺序进行整理，在整理过程中要注意以下事项：

1、要拆除底稿中所有的金属物，以防装订时发生意外。

2、纸张超出规格的，在不影响资料完整的前提下可剪裁，不能剪裁的可加以折叠，折叠的纸张要确保装订后不影响阅览全部内容；破损、卷角、折皱、装订线过窄和纸张小于规格的，要用白纸予以裱衬；传真资料要复印后才能装订。

使用一面有字的废纸打印的，作废页要加盖“作废章”。

3、工作底稿应编制牛皮纸质的封面及封底，封面格式见下图例。

另外，工作底稿首页应编制目录，注明工作底稿的名称、索引号、页码等内容。

所有案卷用档案盒盛放。

档案盒脊部要用粘贴白色侧条，上写明具体项目名称、评估报告号、册数等资料。

4、业务档案装订和护封。

将整理并登记号的底稿进行装订、编页码（正反页内容均需编页），并附封面、封底。

档案装订和护封后应及时装盒。

5、业务档案的码放。

档案盒应以档号从小至大、从上往下、从左往右的顺序码放。

第十七条业务档案登记。

档案管理人员在归档的同时应填好《业务档案登记表》。

资产评估报告《业务档案登记表》应包括：

报告文号、签发人、项目负责人、参加评估人员和签发日期，委托单位名称、地址、联系方式、资产总额，评估类型和报告类型，收费情况等信息。

利用计算机登记的，为防止停电或计算机故障等因素影响档案的使用，应及时形成纸质文件。

第四章业务档案的保管

第十八条设专柜保管业务档案，要做好防盗窃、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防光、防污染，确保业务档案的安全。

档案柜上应插有注明柜号、档案种类、年号、档号的卡片。

档案较多的时候应做档案查找索引，该索引只要包含档案名称、年号、柜号、层号，有些比较特殊的档案需要单独存放的，可在备注栏中注明。

第十九条电子档案的保管。

在评估活动中形成的电子文档或者其他介质形成的文档均应收集齐全，立卷归档。

电子或者其他介质形式的重要工作底稿，如评估业务执行过程中的重大问题处理记录，对评估结论有重大影响的现场勘查记录、询价记录和评定估算过程记录等，应当同时形成纸质文档，分别保存。

第二十条所有评估项目档案保存时间为自评估报告日起最少10年，其中涉及上市公司的业务档案保存时间为15年。

第五章业务档案的借阅（复印）

第二十一条公司实行档案借阅登记制度，所有已归档的档案，任何人借阅均需填写《档案借阅（复印）申请表》，并经相关人员签字后，方可调阅，具体规定如下：

1、本公司人员因工作需要，需查阅项目档案时，由本人填写《档案借阅（复印）申请表》，由所在项目组项目经理签字后，交档案管理人员后，方可查阅。

2、本公司人员因工作需要，需复印档案部分内容时，由本人填写《档案借阅（复印）申请表》，由所在项目组项目经理签字，主任评估师签字后，方可复印。

3、所有项目档案，查阅工作仅可在档案室内进行，不得带离；所有档案的借阅，于当天下班前，必须交还档案室，如需再用，次日办理手续再行借阅；所有档案资料的复印，必须由档案管理人员进行，并于《档案借阅（复印）申请表》注明复印份数。

4、非本公司人员，需查阅项目档案时，须办公室人员填写《档案借阅（复印）申请表》，由总经理签字后，方可查阅，原则上公司所有项目档案不外借、不对外复印。

第二十二条归还档案时，档案管理人员要检查档案的完整性，档案收回后，借阅人要办理退还手续。

归还的档案若丢失或者出现损坏、涂改、拆页等现象且不能恢复原状，需填写《业务档案毁损、丢失报告单》说明原因由责任人签字盖章、档案管理人员和本单位负责人签字存档，并保留追究相关责任人责任的权利。

第六章业务档案的销毁

第二十三条评估业务档案自评估报告日起至少保存十年。

国家法律、法规另有规定的，依照其规定。

评估机构不得在规定的保存期内对已完成归档的评估业务档案删改或者销毁。

保存期届满后，对确无保存价值的档案，由档案管理人员会同有关部门提出书面销毁意见，编制档案销毁清册，经本单位负责人书面同意后销毁并进行监销。

第二十四条评估业务档案销毁清册应列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等。

第二十五条监销人员在档案销毁前，应认真审查、核对档案销毁清册；档案销毁后，应在档案销毁清册上签章。

书面销毁意见、档案销毁清册主要负责人书面批准件应作为永久性档案长期保存。

第七章其他业务档案管理

第二十六条未完成业务的底稿及档案的处理。

对于已过评估报告有效期，而委托方由于众多原因，未要求提供正式评估报告的评估项目，项目组在年度终结后，依据项目的进展程度，参考已出具评估报告项目编制工作底稿，整理项目档案后，并交档案管理人员另行封存。

第二十七条非评估类项目的底稿及档案管理。

对于公司出具咨询意见报告、公司意见等的评估项目，依据所收集资料的情况，参照出具正式评估报告项目整理工作底稿及项目档案，项目组在年度终结后，交档案管理人员另行存档。

第八章附则

第二十八条本制度自发布之日起开始执行。

附件一资产评估业务档案分类、归档内容

资产评估业务档案分类、归档内容

根据评估项目档案生成的介质不同，我们将档案分为书面档案及电子档案两大类，主要包括：

一、书面档案类

书面档案通常分为管理类工作底稿和操作类工作底稿两大类，现具体解释如下：

㈠管理类工作底稿

是指公司在项目运作过程中，项目组对评估项目进行承接、计划、控制、管理所形成的工作记录及相关资料，侧重于项目的组织管理过程和评估报告的质量控制。

具体包括但不仅限于如下项：

1、评估业务基本事项的记录；

2、项目风险评估及项目计划；

3、项目业务约定书；

4、评估业务执行过程中重大问题处理记录；

5、评估报告的审核记录（三级审核）；

6、其他资料。

㈡操作类工作底稿

是指注册评估师在评估项目运作过程中，包括履行现场调查、收集评估资料和评定估算程序时所形成的工作记录及相关资料，侧重于现场调查、评定估算过程，由注册评估师及助理人员编制、反映注册资产评估师在执行具体评估程序时形成的工作成果。

具体包括但不仅限于如下项：

1、现场调查阶段所收集的现场调查记录与相关资料，包括：

委托方提供的资产评估申报资料，现场勘查记录，函证记录，主要或者重要资产的权属证明材料，与评估业务相关的财务、审计等资料，其他相关资料；

具体到林业评估项目，则包括调查或核查报告、外业记录等；

2、评估实施过程中收集的评估资料，包括：

市场调查及数据分析资料，相关的历史和预测资料，询价记录，其他专家鉴定及专业人士报告，委托方及相关当事方提供的说明、证明和承诺，其他相关资料；

具体到林业评估项目，则包括地方法规、价格信息、市场调研记录等；

3、评定估算阶段所形成的评定估算记录，包括：

重要参数的选取和形成过程记录，价值分析、计算、判断过程记录，评估结论形成过程记录，其他相关资料；

4、其他资料。

二、电子档案类

㈠项目运作过程中，项目组进行市场调研、访谈收集到的相关电子类信息资料（包含委托方或被评估单位向项目组提供的相关电子资料）。

㈡项目组在资产清查等过程中，形成的现场照片、影像等资料。

㈢项目组在进行评定估算过程中，形