XX公文智能交换管理系统.doc

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XX公文智能交换管理系统

一、建设背景

当前，在国家信息化体系建设中，政府信息化已成为整个信息化建设中的关键。

推动电子政务的发展，是一种世界性潮流，也是电子信息技术应用到政府管理的必然趋势。

    随着计算机和网络技术在政府办公中的广泛应用，很多信息可通过电子信息通道传递。

但对于大量存在的机要文件和物件，由于其机要保密和凭证特性等要求，有很多无法通过网络直接传输，而必须以实物的方式进行传递、处理和保存。

长期以来，各级党、政、军、企事业单位的纸质文件收发、流转工作主要是靠手工签收、手工登记（录入）完成的。

手工管理方式受人为因素影响大，效率低，容易出错，不易分清责任，对不可避免的错误或者漏洞难以追踪和纠正，甚至还会出现失泄密等重大事故。

且由于文件的收发流转信息一般在登记本上，查询统计很不方便，信息资源难以共享，无法适应由于信息量的快速膨胀，管理部门对大量信息处理提出的快速、准确的要求。

另一方面，在传统的办公自动化系统中，需要分发交换的文件和文件相对应的电子信息是脱节的，经常出现文件的电子信息已经发到领导的电脑上而纸质文件还没有到达，或者领导已经在纸质文件上进行了批阅，秘书还要重新录入电子信息的情况，使纸质公文与电子公文形成“两层皮”现象。

因此，实现以数字化技术为基础的政府机关机要文件流转作业的全面信息化管理已成为政府机关政务信息化建设工作的一个重要领域。

XX软件电子政务事业部公文智能交换管理系统即是针对上述问题提供的完整解决方案。

二、系统描述

公文智能交换管理系统将条码自动识别技术引入到公文流转过程中，将公文、信件的基本信息生成条码，通过带有条码识读装置的专用设备“智能交换箱”来记录文件的全部流转信息，从而实现了传统办公自动化系统无法做到的纸质文件数据的自动载入。

 “智能交换箱”投件口带有条码扫描装置，可高速准确地识读各类条码标签，动态显示箱内投件存量、各户发件量、误操作、运行状态等信息。

交换箱箱体可根据用户要求改型设计。

在系统中，参与交换流转的各个单位（部门）都设有“智能交换箱”，发件、取件均通过交换箱进行。

系统会准确自动地记录文件交接细节，包括文件号、执行人、时间、收发件单位、密级、紧急程度等信息，自动打印交接清单，不必进行人工面对面的手工登记签收。

利用条码自动识别技术，系统将纸质文件和电子文件建立起对应关系，解决了信息流与物流的信息连接，从而实现了对纸质文件和电子文件的一体化管理。

这一系统的建立，解决了以往公文流转过程中手工登记签收责任不清、劳动强度大、数据不准确、查询统计难等历史难题。

系统能够生成含有文件信息的条码，把条码贴附在文件上，在文件的流转过程中通过“智能交换箱”自动采集条码上的信息，这样纸质的文件和文件的信息是完全同步的，避免了文件实物流与电子信息流“两层皮”现象。

XX软件公文智能交换管理系统利用自动识别技术、公文智能交换箱及相关信息化技术，实现公文流转过程的信息化管理，并遵从我国政务信息化所要求的业务过程规范化、数据模型标准化和信息资源共享的原则，在统一部署、统一规划、统一设计、统一标准的基础上，确保各级政府部门使用统一的条码识别和系统应用标准，在各单位内部以及各单位纵横向用户间，形成机要文件流转全程畅通的信息化管理渠道。

三、应用效果

 Ø    传统的OA系统物流（文件、信件）和信息流（计算机信息）是脱节的，因此文件处理的信息化实际上没有真正实现。

XX软件公文智能交换管理系统解决了信息流与物流的信息连接，可对每一文件进行计算机自动追踪，真正实现了文件信件处理的自动化管理。

 Ø   文件流转信息登记的准确性大大提高。

原有的文件流转登记依靠手工完成，容易出现登记错误的情况，而条码录入的出错率仅为百万分之一，二维条码的出错率在千万分之一。

 Ø   文件处理的安全可靠性大大提高。

由于每件文件都有了唯一条码编号，收发  在智能交换箱上自动进行，自动准确记录交接，系统会自动提示处理是否正确，将人为因素可能造成的错误降至最低，如果万一出现人为错误，也可通过自动追踪系统快速找出出错地方，立即纠正。

四、系统主要功能

（1）软件功能模块

（2）软件功能模块分项说明:

1） 智能采控平台

箱组数据采集：

提供实时采集信件和文件数据功能；

箱组状态监视：

显示箱子的运行状态（正常、已取、未取、故障），显示箱内信件数量，对于急件或限时件系统进行特殊标注；

箱组设备控制：

在监控台对交换箱发令，进行开箱，开关已取灯，开关急件灯，核对箱存显示等操作；

箱组监控日志：

对每一次交换箱组的操作，系统自动形成日志；

箱存信息浏览：

本功能模块可以对智能交换箱中的信件信息进行浏览，包括信件的数量、收件单位、发件单位等信息。

纠错处理：

对误投的信件进行纠正的管理。

2） 业务管理平台

发信管理：

将已装封后的信件登记，并通过各个发送渠道发往外部单位的管理；

收信管理：

将从各收发渠道外来的信件登记后发往各个相关部门的管理；

发文管理:

 对发文的各个环节进行管理,包括发文登记、装封发文、信封条码标签自动打印、发文去向管理、清单打印、二维条码制作等；

收文管理：

对收文的过程进行管理，包括来文拆封管理、办文管理、阅文管理、办结登记、督办、催办管理、条码生成等；

清单打印：

打印收发件清单，做核对和存档用。

格式按照要求标准制订；

异形处理：

参加收发室交换有大量的异形件，如光盘，录像带，包裹等，如果不能通过远光公文智能交换箱扫描登记，那么我们可以通过机要流转系统的登记界面，通过扫描枪扫描进行异形件的登记工作，然后放入交换箱中；

纠错管理：

对于针对信件登记、投递、交换中出现错误的问题和外部单位退回的信件处理，系统提供进行纠错的功能；

退信管理：

针对下属单位退回的信件处理和外部单位退回的信件处理；

统计查询：

文件查询与统计提供对收发文件的详细信息进行查统计的功能。

查询信息包括发件单位，收件单位、紧急程度、投箱时间等，并可将查询到的结果打印出来。

对于统计可以按时间、紧急程度等统计文件数量。

可生成时段统计图形报表、类别统计图形报表。

查询条件可以任意组合；

清单的查询：

提供对内交换的文件清单进行查询的功能，并可将相应的清单打印出来。

报表管理：

对业务中需要统计的数据，根据各项业务指标生成统计表报和打印。

3） 自助服务平台

身份识别：

内部单位交换员扫描自己的证卡后，系统自动识别出该用户身份，从而决定是否允许其继续进行相关操作；

图像捕捉：

交换员扫描证卡后，自助服务平台将通过摄像头将交换员的头像捕捉下来，并保存到数据库中，以备核查；

标签打印：

内部单位交换员在通过身份识别后，可以通过该平台自助打印条码标签；

箱门开启：

内部单位交换员在通过身份识别后，可以通过该平台下达打开本单位交换箱箱门的命令；

清单打印：

内部单位交换员确认后打印出收发件清单。

信息查询：

对本部门的箱内信件信息、信件的流转信息、各单位的具体信息的查询。

4） 维护管理平台

单位信息维护：

分户单位管理--对本单位的所有分户信息进行管理维护功能，包括增加、删除、修改、查询分户；

外部单位管理--对交换站所定义的外部单位信息进行管理维护功能，包括增加、删除、修改、查询外部单位；

系统用户管理：

用户管理是对使用系统的用户的各方面信息进行管理。

包括基本信息的录入，增加、删除、修改、禁用等日常维护功能；

身份认证管理：

证卡（RF卡）或指纹信息的登记、维护、查询，包括证卡或指纹的禁用、挂失、注销等功能，以及证卡或指纹的分组及权限；

系统设备配置：

外设维护--对本系统所连接的外设进行管理维护功能，包括扫描枪的配置、条码打印机的配置、数据库信息的配置等；

交换箱管理--对分户交换箱进行管理维护功能，包括增加、删除、修改、查询分户交换箱；

用户权限设置：

权限的分配是用户管理的关键。

权限由系统管理员统一管理，可根据实际工作的需要，实时调整权限分配，方便实用。

良好的用户管理也是数据安全、可靠及系统稳定运行的有力保证。

数据处理：

采用双硬盘镜像备份、磁带机时时备份和刻录机定时备份等多种备份机制，保护数据安全；数据恢复可以通过备份文件恢复，若数据库系统出现问题，可快速启动备份系统，保证系统稳定正常运转，降低故障影响时间；年度数据处理等；

数据字典维护：

数据字典是工作人员业务作业简便化的保证。

完善的设计、灵活的组件搭配使得工作人员的效率提高、也使得业务操作简便化。

数据字典还具有记忆功能，可以在用户操作在其他业务模块中同时系统自动的对数据字典进行维护。

5） 辅助服务

语音通知：

如果分户单位箱内有急件或者限时件，系统可以自动拨打该分户单位电话，通知工作人员来取件，工作人员接到电话通后，系统不再拨打。

若电话占线或者无人接听，系统会再次拨打，拨打时间间隔可以由系统管理员设定。

语音通知触发方式可以分为投箱触发或者人工触发；

网络通知：

如果分户单位箱内有急件或者限时件，系统可以通过网络以邮件的形式发送给收件单位，通知工作人员来取件，收件单位工作人员点击邮件后，系统会自动将收件单位已得到急件通知的信息回复给系统管理员。

网络通知触发方式可以分为投箱触发或者人工触发；

短信通知：

如果分户单位箱内有急件或者限时件，系统可以通过短信发送平台放送给收件单位工作人员的手机上，通知工作人员来取件；

电子公告：

通过等离子公告信息显示屏将公告信息告知给分户单位，如收件单位或者收件人信息变更、收发信息通知等；

图像监控：

通过图像监控平台将交换人员在交换区内进行交换的操作活动，进行图像监控并录制存档，以备以后进行回放察看；

门禁管理：

交换人员进入交换区时，先通过门禁系统进行身份识别，并捕捉扫卡人的图像信息。

身份识别系统确认后，方可以进行交换操作。

如果不进行身份识别操作，将无法进行交换的所有操作；

UPS电源：

使用在线式UPS电源，大大改善了供电的品质，保护了负载安全，使之更有效的工作。

（3）智能交换箱技术

1）公文智能交换箱结构

公文智能交换箱主要由箱头和箱体组成，箱头显示交换箱状态并带有条码扫描装置和有号件投口门禁装置，条码扫描装置主要用于识读文件条码，有号件投口门禁装置主要用于禁止非法件或误投件；箱体分为上下两部分，上半部是有号信箱，用于存放有号需追踪记录的文件，下半部是普通信箱，用于存放无需登记的文件。

2）公文智能交换箱主要功能

●  自动识别功能

●  自动清零功能

●  门禁控制功能

●  存取通知功能

●  状态指示功能

●  急件通知功能

●  存量显示功能

●  设备监控功能

●  自动记数功能

●  数据采集功能

●  自动开门功能

●  信息追踪功能

●  信息下载功能

●  系统自检功能

●  数据上传功能

●  误操作告警功能