xxx合同编号管理办法.docx

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中海达集团

合同编号管理办法

第一章总则

第一条为加强合同的标准化管理，便于合同登记、查阅和归档，现对合同编号做出如下规定，请各部门、研究所遵照执行。

第二条本规则除特别指明外，适用于中海达集团及其下属分子公司作为一方当事人所签订的所有合同。

第二章职责

第三条法务组负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。

公司xxxx负责本规则的具体实施。

第三章原则和方法标准描述

第四条合同分类编号规则应遵循下列原则：

1.适应公司主营业务的合同管理需要；

2.与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法；

3.公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。

第五条合同分类编号方法

（一）合同编号规则

1.合同编号由“公司名称-（职能中心-部门-组）/（职能中心-部门）/（职能中心-组）-合同签订年份-该年份内所签合同的合同份数的顺序号”组成。

2．编号形式：

×××-△△-■■-####-****，特别说明：

“△△”指的是“职能中心-部门-组”或者“职能中心-部门”或者“职能中心-组”，其中符号所代表的含义如下图所示：

二级编码：

合同承办部门（即责任部门）缩写

一级编码：

集团公司、各分、子公司、控股公司拼音缩写

三级编码：

合同类型或业务缩写

五级编码：

该年份内所签合同份数顺序号

四级编码：

合同签订年份

使用“-”进行连接各级编码

×××

****

■■

####

△△

—

—

—

—

合同编号规则示意图

（二）合同编号具体编写规则:

1.一级编码：

集团公司、各分、子公司、控股公司拼音缩写，如下表所示：

公司名称

缩写

广州市中海达测绘仪器有限公司

CH

广州中海达卫星导航技术股份有限公司

WX

广州中海达定位技术有限公司

DW

北京子公司

BJ

成都子公司

CD

福州分公司

FZ

哈尔滨分公司

HEB

合肥分公司

HF

呼和浩特子公司

HHHT

济南分公司

JN

昆明分公司

HM

兰州分公司

LZ

南昌分公司

NC

南京分公司

NJ

南宁分公司

NN

沈阳分公司

SY

石家庄分公司

SJZ

太原分公司

TY

乌鲁木齐分公司

WLMQ

武汉子公司

WH

西安分公司

XA

郑州分公司

ZZ

重庆办事处

CQ

长春分公司

CC

长沙办事处

CS

广东销售部

GD

贵阳办事处

GY

海口办事处

HK

上海子公司

SH

天津分公司

TJ

（1）关于分子公司，一般以地区名称的名称的首字母进行缩写。

比如“乌鲁木齐”和“哈尔滨”可以缩写成“WLMQ”和“HEB”.若遇公司名称前两个字的拼音首写字母组合相同的，则选第二个字和第三个字的首写字母缩写组合，如果还是重复，依此规律直至选出不同的组合。

（2）类似于“广州市中海达测绘仪器有限公司”、“广州中海达卫星导航技术股份有限公司”、“广州中海达定位技术有限公司”这些公司名称比较长的，可以取“测绘”、“导航”、“定位”缩写成“CH”“DH”“DW”。

（3）表格中未列明的公司，可根据以上规定，进行缩写即可，但不得与既有公司的缩写重合。

第一次提交合同的公司，应注明公司的汉字全称及缩写字母。

2.二级编码：

合同承办部门（即责任部门）缩写规则：

合同承办部门一般由职能中心、部门、组三个分类组成。

现设职能中心、部门、组的缩写，可分如下表所示：

职能中心

缩写

制造管理中心

ZZ

品质管理中心

PZ

市场中心

SC

基础研究院

JC

人力资源中心

RL

总裁办

ZC

研发中心

YF

企业发展中心

QY

国际贸易事业部

GJ

财务中心

CW

部门名称

缩写

信息部

XX

行政部

XZ

科研项目部

KY

薪酬考核部

XC

培训发展部

PX

招聘及员工关系部

ZP

质量问题反馈接口人

WT

品质部

PZ

体系部

TX

采购部

CG

生产车间

CC

仓库

CK

财务部

CW

质量技术反馈接口人

JS

基础研究院

JC

产品工程部

CP

市场推广部

CT

品牌管理及市场策划部

PP

证券事业部

ZQ

监察部

JC

国贸技术部

MJ

国贸销售部

MX

国贸研发部

MY

国贸服务部

MF

GNSS产品销售部

GNSSXS

移动GIS产品销售部

GISXS

无人机产品销售部

WR

GNSS产品研发部

GNSSYF

GIS产品研发部

GISYF

组

缩写

秘书组

BS

网络管理部

WL

应用系统管理部

YY

总务组

ZW

法务组

FW

供方品质控制组（SQM）

HF

品质体验组（QCM）

ZT

品质保证组（QAM）

ZB

采购计划组

CG

零件仓

LJ

成品仓

CP

会计核算组

HJ

财务管理组

CW

GNSS基础软件组

GNSSJJ

射频微波研究组

SP

嵌入式软件组

SR

嵌入式硬件组

SJ

产品工程组

PG

产品设计组

PS

产品可靠性组

PK

产品数据组

PSJ

国贸技术一部

SY

国贸技术二部

SE

国贸销售一部

WY

国贸销售二部

WE

国贸销售三部

WS

服务二部

FW

网络推广组

WL

测绘软件产品组

HR

公共研发组

GG

测绘技术组

HC

GIS软件产品组

GISRJ

GIS硬件产品组

GISYJ

技术组

JS

①关于“职能中心-部门-组”或“职能中心-部门”或“职能中心-组”,一般以职能中心、部门、组的名称的前两个字的拼音首字母进行缩写。

比如“总裁办”和“研发中心”可以缩写成“ZC”和“YF”.

②若遇职能中心、部门、组的名称前两个字的拼音首写字母组合相同的，则选第二个字和第三个字的首写字母缩写组合，如果还是重复，依此规律直至选出不同的组合。

③特殊情况下，比如“产品设计组”“产品数据组”的首字母缩写完全一样，不管缩写成“CP”或“PS”或“SJ”或“JZ”，都会发生冲突。

所以我们可以把“产品设计组”缩写“PS”，把“产品数据组”缩写成“PSJ”。

④类似“GNSS产品研发部”、“GIS产品研发部”这种的部门缩写，为了易于辨认，这里缩写成“GNSSYF”“GISYF”。

⑤表格中未列明的职能中心或部门或组，可根据以上规定，进行缩写即可，但职能中心不得与既有的职能中心的缩写重合，部门不得与既有的部门的缩写重合，组不得与既有的组的缩写重合。

第一次提交合同的职能中心或部门或组，应注明职能中心或部门或组的汉字全称及缩写字母。

3.三级编码：

合同类型或业务缩写规则

本公司主要有以下类型合同：

①技术类合同：

包括但不限于技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同和技术服务合同等。

②销售类合同：

包括但不限于产品销售、对外提供劳务、研制合同、系统工程、基建等；

③采购类合同：

包括但不限于固定资产采购、无形资产采购、研发用物资采购、生产用物资采购、委外加工、委外检测、办公用品采购、委托开发、技术服务合同等；

④投、融资类合同：

包括但不限于对外投资、借/贷款、对外担保、并购重组、再融资等；

⑤财政资金项目合同：

包括但不限于国家、省、市、区财政补助协议、财政项目合同书、预算书及任务书等；

⑥其他管理类合同：

包括但不限于劳动合同、实习协议、员工保密协议、猎头服务合同、拓展培训合同、办公室租赁合同、办公设备租赁合同等。

（1）主要的合同名称缩写规则：

一般是以合同名称的前两个字的拼音的首字母进行缩写，可分如下表所示：

合同名称

缩写

技术类合同

JS

销售类合同

XS

投、融资类合同

TR

采购类合同

CG

财政资金项目合同

CZ

（2）其他的管理类合同名称的缩写规则：

①未列明的合同名称缩写，可根据合同名称的前两个字的拼音的首字母，进行缩写即可，但不得与以上合同名称的缩写重合。

②若遇合同名称前两个字的拼音首写字母组合相同的，则选第二个字和第三个字的首写字母缩写组合，如果还是重复，依此规律直至选出不同的组合。

第一次提交合同的名称，应注明合同名称的汉字全称及缩写字母。

4.四级编码即合同签订年份。

四级编码其实就是签订合同的年份。

例如：

在2015年签订的，该级编码即为：

2015

5.五级编码：

该年份内所签合同份数顺序号。

根据合同签订先后顺序编流水号，从“0000”自“9999”止，列在该合同编码最后四位。

（三）补充协议编码规则的处理

1.补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在与合同共用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后用扩号加两位阿拉伯数字标识，以“01”开始“99”结束，如“（01）”。

例如：

该补充协议是广州中海达卫星导航技术股份有限公司的法务部在2015年第58份委托合同的第三次补充的，流水号为01，则合同的第一份补充协议的编号为“DH-ZC-FW-2015-0058（01）”。

第四章附则

第六条本规则自发布之日起开始施行。

第七条本规则解释权属法务组。