档案管理制度汇编细则Word文档下载推荐.docx

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理制度汇编》即日起废止。

特此通知。

二〇一二年七月十六日

...

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档案管理制度汇编（修订）

一、总则

（一）为加强本公司档案工作业务建设，实现档案工作制度化、规化、科学化，更有效地为公司管理工作服务，根据《企业档案工作规》（DA/T42-2009）及《市执行<

归档文件整理规则>

实施细则》，结合公司实际情况，制定本办法。

（二）本公司的档案是完整地、系统地反映本公司各项工作和经营活动的真实记录，是考查和研究公司历史的重要依据。

各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、设备、基建、科研、文书、声像、人员、会计、实物档案等均须由公司综合档案室集中统一管理，不得分散保存，以维护公司档案的完整与安全。

二、档案及其职责

（一）本公司设置综合档案室，配备专职档案人员，归口由公司综合部管理。

由主管综合部工作的公司领导分管，日常工作由综合部负责人领导。

业务上接受越秀地产档案管理部门的监督和指导。

（二）公司档案室的基本职责：

1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管

理部门制订的有关规定、办法、细则。

2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和计划等。

3、在统一领导、分级管理的原则下，根据本专业的管理要求，对档案

材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。

4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。

5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

三、各部门设立兼职档案员，其主要职责是：

1、认真执行本公司档案工作的规章制度，主动向综合档案室反映档案工作情况，积极配合其开展工作，并接受综合档案室的监督、指导和检查。

2、根据本公司《各部门归档围明细表》，负责做好本部门档案材料的收集整理工作，并在规定期限向综合档案室移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。

3、配合公司综合档案室做好档案的鉴定、销毁工作。

三、档案的接收与整理

（一）建立、健全归档制度。

凡在本公司工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括0装饰工程、1设备仪器、2基建、3科研、4、文书档案、5声像档案、6人员档案、7会计档案、8实物档案），应定期交档案室归档。

（二）档案综合管理围及归档时间：

1、装饰工程，是反映本公司承包装饰工程的真实记录，包括工程、设

计、软装，是本公司档案的重要组成部分。

（1）委托书、主合同、投标文件、接洽记录等文件，在主合同签订后一个月，完成归档。

（2）软装、施工项目在工程竣工后三个月归档。

设计项目，图纸提交完毕后两个月归档。

在该规定的时间未完成的经济性文件、项目核算表及项目竣工后与业主、施工单位的往来文件，在文件完成后一个月归档。

2、设备仪器类，包括在全公司围使用的，具有参考价值的设备说明书、

图纸、合格证、保修卡、安装证明等成套材料（每种型号设备只归档一套材料）。

由主管部门积累、预立卷，在设备投入使用后3个月交公司档案室整理、归档。

3、基建档案，指本公司自有物业产生的工程项目（含办公场地装修、

改造等工程）从立项至竣工所形成的文字、图表材料。

工程部在项目竣工

验收后收集、整理、立卷，并在工程竣工验收后3个月交公司档案室归档。

4、科研类，是指承接集团科研项目的记录文件。

研究课题在鉴定验收

后两个月归档。

暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、

停止后两个月归档。

5、文书档案,包括公司上级下发的、公司部各部门在各项工作中形成

的、具有保存价值的文字材料。

属本公司发文的，经办公自动化流程办结

后，由发文部门勤将两份纸质正文连同公司领导签名的呈批表一起及时送

综合部归档；

属外单位来文的，综合部收到后呈领导审批，通过电脑扫描

进入办公自动化流程，办结后归档；

属于只能采用纸介质方式流转的文件

材料，由综合部办结后归档。

档案室每年将上一年的文件以件为单位按《归

档文件整理规则》分类、排列、编号、装订、编目、入库。

6、声像档案，各部门在工作中形成的，以电子文档、感光材料、磁性

材料或其他合成材料等非纸质材料为载体的具有保存价值的档案，应于声

像材料形成后一个月，交公司档案室归档。

7、人员档案类,特指已故人员档案，是指本公司已故,与本公司签订

劳动合同的在编人员的人事档案。

由主管部门于该职员去世3个月后交公

司档案室归档。

因人事档案不属于综合档室案管理围，不存放综合档案室。

由综合部按人事档案的相关要求进行独立管理和保密。

8、会计档案，包含本公司财务部形成的会计报表、账薄、凭证、工资

册等会计资料。

会计年度终了，由主管部门立卷归档，并于档案产生之后

的第三年向公司档案室移交。

9、实物档案，指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的与本

公司有关的，对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。

应归档的实物自形成后的三个月由主办部门向公司档案室移交，由于特殊

原因，实物档案不能存放到档案室保存的，应先由档案管理部门拍照登记，

标明存放地点，再按规定存放。

（三）本公司形成的全部档案为一个全宗。

全宗的档案，按门类分成九大类进行整理。

分类应保持前后一致，不能随意变动。

四、档案的保管与统计

（一）公司档案室必须设置专用档案库房。

库房应坚固，有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防水淹等设施。

要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。

（二）档案库房温度应保持在14℃-24℃，相对湿度应保持在45％-60％。

库房管理人员每天须调节库房的温湿度，并做好温湿度登记，定期

对获得的数据进行分析。

档案库房严禁吸烟及存放易燃、易爆、易霉变或同档案及其保护设备无关的物品。

库房管理人员调动工作时，对保存的档案资料要详细清点，履行交接手续。

（三）建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。

及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。

五、档案的提供利用

（一）档案室应根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为公司工作提供服务，并注意掌握档案的利用效果。

（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用围，规定不同的审批手续。

1、借阅时间

（1）未立卷档案材料（即在档案室积累的本年度档案材料），借阅时间一般不超过三个工作日，如遇节假日，须在放假前归还。

（2）已立卷归档和涉密的档案材料，原则上不能借出。

如确因工作需要借出，须经公司总经理书面审批，且不得将借阅的文件携带出公司，并在下班前归还。

2、审批权限

（1）本公司员工借阅档案材料，经部门负责人审批可查阅或复印与部门业务有关的资料。

超出围的，须经综合部负责人书面批准。

（2）本公司以外人员借阅档案原件时，应持公司介绍信，经综合部负责人书面同意后方可借阅，并在档案室阅览，不得借出。

3、借阅利用要求

借阅档案材料必须妥善保管，不得遗失，不得泄密；

要爱护档案，不得在档案材料上圈写、划线、涂改、折叠、拆卷、抽页或污损，不得擅自转借或复印。

借阅档案材料如有遗失，应立即通知档案室，并向综合部负责人报告。

六、档案的鉴定、移交、销毁

（一）根据国家的有关规定，结合实际，编制本公司各门类档案的保管期限表，经公司领导批准后执行，并报集团档案室备案。

（二）定期对已到保管期限的档案进行鉴定。

鉴定工作在综合部负责人的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。

（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。

档案销毁时，必须由两人负责监销，并在销毁清册上签字。

销毁清册由公司档案室永久保存。

七、本办法自颁布之日起施行。

附件：

1.**************档案综合管理分类方案

2.**************装饰工程档案管理办法

3.**************设备档案管理办法

4.**************基建档案管理办法

5.**************科研档案管理办法

6.**************文书档案管理办法

7.**************声像档案管理办法

8.**************人员档案管理办法

9.**************会计档案管理办法

10.**************实物档案管理办法

11**************档案库房管理办法

12.**************档案鉴定、销毁制度

13.**************档案鉴定小组职责

14.**************档案保密制度

15．**************各部门归档围明细表

16.**************项目档案报审表

附件1

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档案综合管理分类方案

为适应公司档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规化，促进公司档案业务管理水平的提高，根据国家档案印发的《企业档案工作规》和《市执行归档文件整理规则实施细则》，结合我司实际情况制定本方案。

一、分类原则

1.以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司职能，结合档案容和档案的载体形态特点，便于科学管理和开发利用。

2.本公司全部档案分为九类，分别用0-9阿拉伯数字按顺序编大类代

字。

3.大类下的属类用“.阿拉伯数字”作类目号，从左至右称为一级类目、二级类目、三级类目。

类目级数根据档案材料的数量和容需要决定。

4.本方案适用我司全部档案的分类、组卷和排架管理。

二、类别设置

（一）各大类档案类目号

0．装饰工程类（含工程、软装、设计）

1．设备仪器类

2．基建类

3．科研类

4．文书档案

5．声像档案类

6．人