公司管理制度及运作程序.doc
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办公室管理办法
为维护良好的办公秩序,进一步规范员工的行为,提高工作效率,特制定本办法,希望大家严格遵守,互相监督。
1.办公室工作要求
1.1上班期间,仪表应保持整洁、大方、得体,男职员不可留长发。
1.2上班时间员工一律佩戴工作证。
1.3办公时间员工不得擅离工作岗位,需暂时离开时应与同事交代;接待来访,业务洽谈要在会客区或培训室内进行。
1.4注意保持清洁、良好的办公环境,不要在办公区域进食或在非吸烟区吸烟,不要高声喧哗。
1.5办公时间专心致志,严细认真,不做私事。
1.6未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等,不该看的不看,不该问的不问,不该外传的不传。
1.7借用本部门或其他部门同事的东西,使用后及时送还或归放原处。
1.8禁止在办公期间吃零食、非公事上网聊天、玩游戏、听MP3、看电影电视等。
2.电话使用
2.1电话来时,听到铃响,尽快取下话简。
通话时先问候,并自报公司、部门。
对方讲述时要留心听,并记下要点。
未听清时,及时告诉对方,结束时礼貌道别,待对方切断电话,自己再放话筒。
2.2接电话时,使用文明用语:
您好、请、谢谢、对不起、再见等。
接拨电话言语尽量简洁,做到长话短说。
2.3工作时间内,禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天。
2.4对不指名的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上将电话交给能够处理的人。
在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。
2.5在同事办公桌上电话铃响,而本人又不在时,帮忙接听并将电话内容向同事转述。
3.网络、电脑、打印机、复印机的管理(详见《计算机及网络管理办法》)
4.办公室卫生
4.1办公室公共区域由专人负责清扫工作。
4.2个人办公桌范围内卫生自己负责。
4.3维护公共卫生,禁止随地吐痰和随手乱扔杂物,保持良好的工作环境。
4.4办公物品摆放整齐,桌面整洁无杂物,办公桌上不得摆放与工作无关的物品。
4.5电脑、打印机旁不得堆放杂物。
5.安全与值班
5.1办公室内不得存放个人贵重物品、现金和易燃物品,以免造成不必要的损失。
5.2办公室钥匙由总经办统一保管使用,各部门需要加班可提前由主管向总经办申请钥匙,并严格填写钥匙交接表。
掌管钥匙之主管必须保证及时锁门和按时开门。
5.2周日采用部门轮流值班制度。
按顺序值班(见附表1《办公室值班顺序表》),各部门由主管指定专人轮流值班,值班人员认真填写《值班记录表》(见附表2《值班记录表》)。
5.2值班人职责:
下班后,保证门、窗关闭;关闭各种电器电源,包括电脑、打印机、复印机、电灯、空调等;办公室内物品是否放置整齐有序;检查门是否上锁。
6.违纪处理
6.1行政监督执行人:
总经办
6.2总经办将在前台设立钱柜,违反本规定之当事人请按以下标准自觉投币,所得罚款作为友情赞助费,月末由总经办开启统计,用作改善员工伙食或娱乐活动。
钱柜存款当月不足一百元,即累计到下个月。
6.3友情赞助标准
项目
违纪行为
赞助标准
备注
1
进入办公室不戴工作证
5元/次
2
非外出或不可拒力因素漏打卡
5元/次
3
在工作期间吃零食、非公事上网聊天、玩游戏、听MP3、看电视电影等
4
使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天
20元/次
5
随地吐痰和随手乱扔杂物等
20元/次
6
办公桌上物品摆放不整齐,桌面乱杂无章
5元/次
7
其它未尽事项
5元以上
由总经办开罚单
本规定于XXXX年XX月XX日发布并实施,本规定由总经办解释并执行。
《公司书刊管理办法》
1.目的:
明确公司图书的购买与报销程序,确保资源有效共享,特制定本办法。
2.适用范围:
各部门
3.申购与报销规定
3.1各部门主管可根据业务需要合理安排购买业务参考书籍,依公司规定的申购和报销程序办理(见附表),否则费用自理。
3.2购书时须有两人以上同时在场,并开据正式发票或收据,不得虚填虚报价格。
3.3如无正式发票或收据,必须补白条并附上售方之签名及联系电话,以备财务事后审查。
4.保管
4.1凡新购进的图书由行政文员按图书分类科目进行分类整理与编号,贴上标签,输入图书书录。
4.2行政文员兼任图书保管员,对图书进行分类、整理与借阅工作。
4.3设计部门专用工具书由设计助理保管。
5.借阅
5.1期限:
借阅手续办理时间为每天下午17:
30-18:
00,普通图书借期一周,专用工具书的借阅期限视具体情况限定。
5.2续借:
借阅图书到期,必须到前台办理续借手续。
5.3归还:
如有破损、遗失情况,照价赔偿。
6.图书中的报刊管理
6.1订阅:
公司由总经办负责刊物的订阅,各部门可以部门名义提出订阅刊物的需求,由总经办综合平衡并提交总经理审批后订阅。
6.2收发:
总经办每日收取报刊,整理并置放在公共阅览资料架上供阅览。
6.3更换:
阅览架上的报纸每星期更换一次,期刊每月更新一次。
6.4归档:
每年年底将期刊装订成册,归档备用;报纸每周处理一次。
附:
申购程序报销程序
购买人填写费用报销单
单据与书籍交行政文员验收登记、签名确认
部门主管审核
购买书籍
到财务部借支
申购人填写申购单(含购买原因、书名、预算价钱)
部门主管审批
300元以下总经办审批300元以上总经理审批
总经理签名
出纳报销
加班管理办法
1.总则
1.1为规范加班管理,提高工作效率,结合本公司实际情况,特制定本规定。
1.2公司非提成人员确因工作需要加班,适用本规定。
2.加班的原则和程序
2.1加班是指在规定工作时间外,因本身工作需要或主管指定事项而必须继续工作者,称为加班。
2.2员工加班应由部门主管到前台处填写《加班登记表》(附表一),由前台登记备案。
2.3各部门主管应提前填写《加班登记表》。
填写时间:
工作日加班于当天17:
30前;周日加班于加班前一日的17:
30前;特殊情况不能及时填写,应由加班人员的部门主管电话通知总经办,以便安排交接钥匙,并在下一个工作日内补登记。
否则,不予核对加班时间及发放加班补贴。
3.加班管理规定
3.1公司不鼓励加班,但员工于休假日或工作时间外因工作需要而被指派加班时,如无特殊理由不得拒绝。
3.2加班时间以0.5天作为起点计时单位。
累计4小时为0.5个工作日,累计8小时为1个工作日,依此类推,作为计算加班补贴和调休的依据。
3.3加班时间累计或累计后的零头按四舍五入计。
3.7常驻公司员工的加班起止时间以打卡为准,外派员工出差期间不计算加班
4.加班补贴标准
4.1调休时间计算:
(1)在工作允许的前提下,加班员工可不领加班费而申请补休。
(2)凡要求调休均应先提出书面申请,并报主管部门和总经办审批同意后方可执行。
(3)工作日加班按1:
1的比例折算调休时间。
(4)原则上当月累计的补休必须在三个月内调休完,特殊情况,必须做延期申请,总经理批核。
4.3加班补贴计算
(1)加班补贴以1天作为起点计时单位,累计加班满1天即按照1:
1的日薪计算加班费。
(2)凡周日加班又无法安排补休者,按员工日薪金支付加班费。
5.罚则
5.1因工作需要而被指派加班时,无特殊理由缺席者,按旷工情节论处。
5.2在加班期间迟到、早退者,按正常工作时间的迟到、早退情节处罚。
5.3加班期间消极怠工,在指定加班时间内未完成交付的应完成工作,取消加班补偿,并视情节处理。
5.4为获取加班补偿,采用不正当手段(如“正常工作时间故意降低工作效率”、“虚增工作任务”等)取得加班机会进行加班者,一经发现并核实,取消加班补贴。
6.附则
本规定于XXXX年XX月XX日发布并实施,本规定由总经办解释并执行。
《培训管理办法》
1.目的
确保培训效果和培训质量,并达成以下目的,特制定本管理办法。
1.1配合公司的发展,培养公司所需人才;
1.2贯彻公司理念和公司文化,建立员工上下一致的共识;
1.3提高工作效率、工作品质和生产力;
1.4提高管理水平、技术水准和专业水准;
1.5为员工职业发展规划提供支持;
2.范围
本办法适用于本公司所有的员工
2.1凡属于本公司员工均有机会按本办法接受培训;
2.2凡属于本公司员工亦有义务参加公司所给予的培训;
2.3所有的部门主管级管理人员都有培训下属之责任;
3.原则
3.1培训必须以企业的目标为基础,配合公司的计划和发展;
3.2培训是公司管理系统之一,应纳为公司经常性活动之一;
3.3培训必须以企业需求为目标,做好培训需求分析、教案设计、课程实施和培训评估等工作,确保培训质量和培训效果。
3.4培训必须与员工的晋升、晋级相联系,共同达成管理目标;
4.定义
公司的培训方式,共分为四种类别;
4.1公司内部培训
4.1.1新员工入职培训:
凡公司正式录用之新进员工均需接受入职培训,由总经办和所属相关部门负责实施;
4.1.2在职培训:
每年年初,总经办根据培训需求,结合公司年度发展计划,开发并实施各类培训课程,如管理技能、营销技巧以及产品知识方面等。
4.2个人自修:
总经办或部门经理根据公司或岗位需求,指定员工学习某些资料、书籍并进行交流。
4.3外派培训:
根据公司业务发展需求或岗位特殊需求,在公司内训不能完成情况下,由其主管选派,经总经办评估通过,再由总经理核准后方可参加;
5.培训实施管理程序(见附一《培训流程图》参考)
5.1培训需求调查
每年的元月,总经办在全公司范围内展开培训需求调查,各部门主管根据业务发展状况、部门岗位要求和下属工作绩效状况提出培训需求。
5.2培训需求分析
总经办将汇总公司的培训需求,根据公司的战略、年度发展计划和人力发展规划,综合分析、评估各项培训需求的价值性、紧迫性和可行性。
5.3培训计划
总经办根据公司的战略、年度发展计划、人力发展规划定出年度培训计划
5.4培训计划实施
5.4.1培训通知:
每个课程开课前一天,总经办将会发出正式培训通知,内容包括出席对象、培训时间、地点、课程目标、主要内容等。
5.4.2培训考勤:
规定课程之受训人应准时出席,凡无故缺席或迟到者,一律按人事考勤办法视为旷工或迟到。
因突发事情不能出席者,需提前告知。
5.5培训评估
每次课程结束前,都需要开展培训评估。
5.5.1课程评估:
要求学员填写调查表,对课程的内容、讲师指导技巧、组织安排等作出评估(见附表二)。
5.5.2培训行动计划:
培训的目标是为了不断改善工作绩效,提高工作效率,因此培训结束之后的一天内,要求所有的学员根据所学内容,写出改善工作的行动计划(见附表三),并于三天内反馈部门主管存档。
5.5.3总经办可根据评估意见,随时调整课程内容及训练方式,以应实际工作需要。
5.6培训记录:
培训结束后,培训部将受训记录和评估记录归入员工个人资料档案。
附一:
培训流程图
确定培训项目
培训流程图
支持员工做出改善和提升计划
评估培训的组织及课程的有效性
分析评估培训效果
实施培训计划
费用预算及审批
邀请培
训讲师
选定培
训方式