全脑管理学之会议管理技巧PPT文档格式.ppt

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固定的部门会议：

建议频率：

至少每月一次注意事项：

不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；

将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。

至少每两月一次建议频率：

至少每两月一次注意事项：

利用全体大会通报注意事项：

利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则回给政策，但不能频繁，否则回给公司造成沉重的负担。

公司造成沉重的负担。

全体会议全体会议建议频率：

随时建议频率：

随时注意事项：

切忌太频繁，否则注意事项：

切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境让公司陷入工作无序的可怕境地。

地。

处理突发事件的会议处理突发事件的会议建议频率：

按需要建议频率：

按需要注意事项：

可以按需要天天发注意事项：

可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超生，但是会议长度最好不要超过过1小时。

小时。

一对一会议一对一会议会议成本的计算nn会议的时间成本nn直接的会议成本nn效率损失成本第二讲会议流程与规范会议效率不高的原因及预防性管理会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征高效会议的八大特征会议规范会议规范高效会议的预防性管理参会者要有听的技能要充分作好准备工作明确开会原因及目的高效会议的八大特征nn只有必要时才召集只有必要时才召集nn好好筹划过好好筹划过nn拟订和分发了议程表拟订和分发了议程表nn遵守时间遵守时间nn一切按部就班一切按部就班nn请了最有经验的和有才能的人出席请了最有经验的和有才能的人出席nn作出了评论和归纳作出了评论和归纳nn记录所有决定、建议和负责人记录所有决定、建议和负责人会议规范种类nn时间安排方面的规范nn固定的会议流程规范nn会议本身要遵守的规则固定的会议流程规范开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划会议本身要遵守的规则

（一）1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过1小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.负责人对决议能否达成负主要责任会议本身要遵守的规则

（二）6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量会议准备流程与细节会议准备流程与细节nn一一.会议确认会议确认（发起发起,议题议题,日程日程,人员人员,原则原则）nn二二.制作规范的会议通知并分发与会人员制作规范的会议通知并分发与会人员nn三三.准备会议流程表和资料准备会议流程表和资料nn四四.落实场地及相关设备落实场地及相关设备,并在开会前一天确认并在开会前一天确认nn五五.准备一套应急方案准备一套应急方案nn六六.大型会议提前安排食宿交通与接待大型会议提前安排食宿交通与接待nn七七.确认与会人数确认与会人数,相应调整相应调整nn八八.准备会议所需物品准备会议所需物品（资料资料,日程表日程表,签到本签到本,纸笔纸笔,投影音响设备投影音响设备,白板等白板等）nn九九.提前到会场布置提前到会场布置,调试设备调试设备,准备茶点准备茶点,安排座安排座次等次等会议筹备方案内容会议筹备方案内容nn1.确定会议名称nn2.确定议题nn3.确定与会人员nn4.确定时间地点nn5.确定会议通知内容nn6.会议通知跟进落实程序与要求nn7.会场布置要求nn8.会议文件资料的种类,内容与要求nn9.会议设备和用品种类,要求nn10.会议后勤安排nn11.会议记录安排nn12.会场服务安排nn13.会议预算安排nn14.议事事项催办及反馈的程序,要求与责任人nn15.其他注意事项会议通知会议通知nn1.1.被通知者被通知者nn2.2.会议名称会议名称nn3.3.会议时间会议时间nn4.4.会议地点会议地点nn5.5.出席对象出席对象nn6.6.议事日程议事日程nn7.7.通知者或授权者通知者或授权者nn8.8.注意事项注意事项nn9.9.企业名称企业名称nn10.10.通知日期通知日期会议文件会议文件nn指导文件（上级指示，会议起因）指导文件（上级指示，会议起因）nn主题文件（开幕词，主题报告，专题报告主题文件（开幕词，主题报告，专题报告会议决议，闭幕词等）会议决议，闭幕词等）nn进程文件（会议程序表，日程安排表，会议进程文件（会议程序表，日程安排表，会议记录，会议简报，选举或表决程序表）记录，会议简报，选举或表决程序表）nn参考文件（调查报告，典型材料参考文件（调查报告，典型材料nn提案文件提案文件nn成果文件（选举结果，会议纪要，新闻公报，成果文件（选举结果，会议纪要，新闻公报，执行计划）执行计划）nn管理文件（会议通知，议事规则，证件，保管理文件（会议通知，议事规则，证件，保密制度，管理规定）密制度，管理规定）会议事务会议事务nn协助和监督会议签到处的工作程序协助和监督会议签到处的工作程序nn指派有关人员陪同与会者出席指派有关人员陪同与会者出席nn陪同上司或代表上司接待与会者陪同上司或代表上司接待与会者nn整理打印出席者通讯录名单并分发整理打印出席者通讯录名单并分发nn指派专人作会议记录或录音指派专人作会议记录或录音nn指派专人拍照或录象指派专人拍照或录象nn指派专人负责会场内外保安指派专人负责会场内外保安nn指派专人安排座位和放置席位卡指派专人安排座位和放置席位卡nn执行上司的临时要求执行上司的临时要求nn满足重要与会者的需要满足重要与会者的需要nn指派专人收集整理会议信息并打印简报分发与会者指派专人收集整理会议信息并打印简报分发与会者nn协调会议过程中的各项活动协调会议过程中的各项活动会议过程会议过程nn应上司要求主持会议应上司要求主持会议nn应上司要求在会议上宣读文件应上司要求在会议上宣读文件nn应上司要求协助整理和提供有关文件资料应上司要求协助整理和提供有关文件资料nn为上司做会议记录为上司做会议记录nn满足与会者的要求和答复询问满足与会者的要求和答复询问nn妥善处理突发事件妥善处理突发事件nn控制会议节奏，调节会场气氛，协调各方关控制会议节奏，调节会场气氛，协调各方关系系会议程序会议程序nn宣布会议开始nn核定法定人数nn宣读会议程序nn宣读有关报告nn讨论有关报告nn讨论各项议题nn作出有关决定nn表决有关事项会议记录会议记录nn一原始记录速记，快记和录音，录象nn完整nn简洁nn条理清楚nn准确nn自己看明白就行二整理记录二整理记录nn会议主题会议主题nn会议描述会议描述nn与会人数与会人数nn缺席者和缺席原因缺席者和缺席原因nn用准确措辞记录会议内容用准确措辞记录会议内容nn会议结果会议结果nn其他事项其他事项nn会议记录整理者签名会议记录整理者签名nn会议主席签名会议主席签名nn会议记录整理日期会议记录整理日期会议善后会议善后nn将会议上使用的所有文件资料放回原处nn整理会场，清还有关器材设备及用品nn结算有关费用nn整理会议记录并经上司签字后打印成文，分送有关部门有关人员或归档保存第三讲开会前的准备工作是否要开会是否要开会准备工作的作用准备工作的作用1H5W1H5W准备工作核对单准备工作核对单主持人的准备工作主持人的准备工作如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）无需开会的五个如果无需开会的五个如果如果必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的五个如果必须开会的五个如果准备工作的作用nn选择最恰当的选择方式nn使参会者能对讨论有清楚的方向可循nn清楚的告知参会者应有何种行为表现nn节省时间与减少冲突会议准备的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow会议准备工作核对单会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知主持人的4个准备设定沟通目标制订行动计划预备可能的争执进行SWOT分析&

SWOT分析StrengthStrength优势优势WeaknessWeakness劣势劣势OpportunityOpportunity机会机会ThreatThreat威胁威胁自身环境第四讲成功会议的五种策略如何做开场白如何做开场白如何分配发言时间如何分配发言时间如何掌握议事进度如何掌握议事进度如何达成决议如何达成决议决策方式决策方式如何圆满结束会议如何圆满结束会议如何做开场白nn定义：

定义：

3535分钟的谈话，系统、简洁及有明确分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。

宗旨。

nn内容：

开会目的，时间安排，议事方式，纪律内容：

开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。

规则等。

nn程序：

程序：

nn概观会议进行程序；

概观会议进行程序；

nn提供与会议有关的资讯；

提供与会议有关的资讯；

nn规范议程；

规范议程；

nn指定会议记录者；

指定会议记录者；

nn征求对议程设计的意见。

征求对议程设计的意见。

如何分配发言时间vv主持人的发言时间应掌握在主持人的发言时间应掌握在20%20%要尽量保证每个人发言机会均等；

要尽量保证每个人发言机会均等；

尽量开成一种互动的会议氛围。

v主持人发言最多的原因主持人发言最多的原因1.对会议的议题特别熟对会议的议题特别熟2.地位最高而且声音较大地位最高而且声音较大3.负担较多的行政责任负担较