材料设备采购业务内控制度Word格式.docx

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库管查看库存

有

施工单位

（2）询价和审批采购计划询价工作和采购计划的审批，流程及表单如下：

材料确定意见表

采购员考察意见

填写考察质量、供应商资质、供货能力分析等

信息部核查意见

填写核查意见

技术部门意见

如有需要技术把关处，填写质量技术鉴别意见

材料主管意见

主管领导意见

材料询价考察汇总表

序号

名称

规格型号

单位

数量

备注

供应商1

供应商2

…

1

2

3

4

其他

税金、运费及现货情况

地址

联系方式

（3）确定供应商确定合适的供应商

（4）订立合同明确合作条款并签订合同。

合同会签单如下：

陕西海油实业有限公司合同会签单

合同签订时间：

合同签订地点：

合同签订内容：

项目

会签意见

起草人

工程部

成本部

主管领导

财务总监

总经理

（5）采购与验收材料的采购、发货、验收

（6）物资入库采购物资的入库查验及登记工作

入库流程：

入库表单：

陕西海油集团公司材料入库单

项目名称：

年

月日

NO：

0000001

材料名称

材质

制单人：

收料人：

保管人：

出库流程：

出库表单：

陕西海油集团公司材料出库单

发料人：

（7）账簿登记与采购款项支付做好材料采购台账和款项支付台账

4、材料设备采购业务联系岗位的基本分工如下：

（1）材料员负责根据项目需求上报材料申购单，负责进场材料设备的质量数量验收。

（2）库房管理员根据材料申购单，核实库房可用数量，及时备货。

维护库房材料设备的安全工作。

（3）采购人员负责根据材料采购需求，进行询价和价格谈判，上报审批，确定供应商后及时进行完成材料设备的采购业务，负责采购发货时的质量查看验收。

5、材料员、采购员及库房管理员必须参加公司人力资源部和材料部的岗位培训，确认完全了解明确工作内容和流程后方能上岗进行相关业务。

6、对于材料采购在1万元以上的一律签订合同，设备采购为多次重复利用的单次采购金额在5000元以上的必须签订合同，单次采购价值超过10万元的材料设备采购一律实行公开招标办法进行采购。

此条款适用总公司、子公司及各项目。

第三条计划与审批控制

1、公司对采购业务实行严格的计划管理和采购责任制。

每年12月份，材料部根据项目次年生产计划编写次年材料设备采购任务书。

2、材料部根据次年任务书分解工作至采购人员，并将任务书呈报公司备案。

3、材料设备的采购计划制定、审批和责任分工如下：

（1）各项目材料员根据需求，于每月20-25日安排各施工单位申报次月材料需求，每月25日至26日在OA系统上根据表单上报次月材料设备申购单。

每月限申请一次（变更或特殊增加的报请主管副总申请同意的除外），由施工单位或提料人员填制并交材料员在OA系统申请，具体表单如下：

材料设备申请表---样表

申请数量

使用时间/需求进场时间

施工班组：

申请人、电话、时间：

确认人、电话、时间：

接收人、电话、时间：

以上材料相关信息必须填写完整，否则可不予接收。

A、上报材料申购单，针对相同材料进行合并后申报，如多个施工部位需求或不同单项，进行整合至同一个材料申购单。

B、材料申购单必须明确申购材料的规范品名、规格、单位、数量及需求进场或使用日期。

C、材料申购只允许根据生产计划申报次月需求材料。

禁止跨越月度生产需求申报，如已申报计划中某单项在次月生产中推迟需求，材料员必须及时告知采购人员在进场计划中取消该项，并发工作联系单明确推迟进场的材料需求进场时间，否则由申报人承担资金闲置损失。

（2）各级审批人员根据OA材料申购单按照公司OA审批时限进行审批。

（3）库房管理员根据材料申购计划，及时审批库存可用数据，并按实编制库房《出、入库单》。

（4）材料主管根据库房管理员审及成本部的审批进行出库数量及采购信息的审批，其中如有不明确项，注明该项并由工程部及物料使用部门进行明确。

（5）材料申购单审批通过后，采购人员根据公司采购管理制度，编制《材料设备采购计划》，上报审批通过后进行询价并上报。

采购审批单须注明如下事项：

采购的依据、采购的名称、规格型号、单位、数量、技术要求、材料设备的需求最迟到场时间、供应厂家和询价结果、采购金额汇总及付款方式。

材料设备采购计划表

单价

（6）所有采购的材料设备必须凭材料申购单、收据发票、清单、合同、收料入库单及报销单中涉及人员的签字。

第四条出入库依据

1、所有材料出入库必须遵循“先入库后出库”原则。

即库房管理员根据类别做入库登记后，再根据需求再做出库，库房管理人员必须建立材料设备的出入库台账。

2、材料设备的入库必须具备：

销售清单或出库单、材料设备完好、合格证及检验报告材质书齐全。

3、材料的出入库必须执行一单一开，当日开具出入库单。

4、出入库数据台账

由各材料出入库管理人员（公司为库房管理员、项目为材料员或库管员）对当天出入库材料设备做台账，并分别按周、按月汇总，并提交至材料主管处。

以下表单为入库/收料登记表（公司购买到货与供应商自送材料分开登记）。

项目材料入库登记表

日期

材料类别

给排水

电料

地材

第五条采购价格控制

1、材料设备采购过程中，要做到公开公正、比质比价、监督制约，坚决杜绝采购过程中的不正当行为发生。

2、公司材料采购时，制定采购计划，并将采购计划表递交信息部一并考察，采购人员在询价时做到合理用途合理质量，同一产品有效询价不少于四家。

3、采购人员要广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握所需采购物资的信息变化。

4、采购的价格要遵循询价、核价、谈判、审批和确定备案等程序。

5、针对各项目地材采购价格控制，由各项目材料员在每月28日将本项目所用各类地材考察并上报，负责该项目采购任务的采购人员进行复核后将结果上报材料主管领导，确定次月该项目地材供应价格，并与每月3日前将结果发于项目部，各项目部严格按照下发价格执行。

第六条采购与验收控制

1、根据采购材料设备的性质不同，分别采取如下采购方式：

（1）小额零星物品的采购选用择优采购方式

（2）一般采购在货比三家的基础上，采用合同或订单采购方式

（3）单项或单次采购价值在3万元以上的大宗采购，优先选用从生产厂家直接采购的方式。

（4）单笔采购价值超过10万元，采用招标采购方式。

（5）设备的采购优先选用厂家采购，其次为地市一级代理。

2、公司材料的采购，应由确定两个以上长期供货商，需要从质量、价格、供货能力等方面确定。

3、公司主要材料采购或设备采购，需要审查供货单位资质，对已确定的供货单位，也应及时掌握供货的质量、供货材料市场价格的变化等。

4、采购材料设备到场，需办理入库手续时要做到以下几点：

（1）库管员或材料员核实到货是否与“采购出库单”或“销售清单”中的名称、规格型号、数量一致，是否与样品一致