行政部采购管理规定文档格式.docx
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负责核对、监督采购价格及付款报销。
采购基本原则
采购应当遵循公开、公平、公正、廉洁、效益的原则。
采购人员要严格自律,加强法制观念,廉洁奉公、依法办事、自觉抵制不正之风,任何人不得私下收受回扣或酬金。
主动拓宽采购渠道,及时掌握市场信息,尽量减少中间环节,提高效益,使采购的物料及服务质优价廉。
增强服务意识,想方设法降低成本,保证所需物料及服务按时保质保量,品质不达标的包退、包换、包损失。
采购需求及计划申请
所有物品的采购都必须由需求部门提前发起采购计划,经审批后报备至行政部采购实施并进行集中采购,便于议价及降低采购成本。
常规性采购需求及计划管理
各单位日常已开展的工作或项目所需的物料、设备以及服务等物品的采购。
材料采购申请:
由总经理(1000-3000的元需行政副总审批)审批后给到行政部实施采购。
办公设备类固定资产、低值易耗品、办公场地设计、装修及改造申请:
由总经理(超过5000元需董事长审批)审批后给到行政部实施采购。
若需求单位有指定供应商或战略供应商,需事先报备至行政部采购或在采购需求流程中特别备注说明,指定供应商或战略供应商名录需经总经理审批。
需求单位必须评估所需采购物品的交货时限,并应事先与行政采购充分沟通;
部分物品的采购周期应需将供应商送样、测试老化封存样品、行政采购开发供应商等环节计算在内。
需求单位需对需物品的规格描述准确、清楚(使用行业通用的规格描述),必要时组织技术、研发、行政等部门讨论,并承担因描述不当所产生的一切损失。
对于供应商提供的样品,在供应商允许的情况下,由需求部门负责封存后交予行政采购人员保存。
需求单位应做好保密工作,不应将初步论证的结果向供应商透露。
询价议价
通过货比三家模式进行操作。
货比三家,是将同一批产品(或服务),同时向多家供应商询价、招(邀)标或谈判,并结合质量、服务、价格、交货周期、结算方式、合作历史记录等因素进行综合评估,最后选择性价比高的供货商落实采购。
因某些产品、服务的特殊性或公司已指定供应商,须由总经理审核、可豁免货比三家手续。
此类经豁免的产品或服务,纳入《指定供应商产品/服务清单》。
该清单至少每年评估、重新审批一次,保管期限至少三年。
询价采购:
除指定供应商或特殊情况下经总经理批准豁免货比三家外,对所有申购总金额大于3000元(含)且小于10万元的产品或服务采购,需采取询价采购方式,并留下书面的询价比价记录。
对于申购总金额小于3000元的采购,暂不强制要求留下书面的询价比价记录。
申购审批环节确认为询价采购的,采购人员需在《合格供应商名册》中选择三家或以上供应商,通过询价、议价、比价(除研发阶段的小批量试产、打样允许口头询价外,其他需对方传真有盖章的报价单),填写《供应商比价表》供应商报价单作为附件,按审批权限进行审批。
审批后的《供应商比价表》的扫描件在采购人员发起“采购合同盖章申请”时以附件形式上传。
前述经审批的询价比价记录,需按日期予以编号、订装,保管期限至少三年。
供应商提供报价产品(或服务)的规格与申购规格不同时,采购人员需要与申购部门确认。
采购人员可以根据市场价格变动频率,对需采购的常规产品或服务进行分类,并按类别设置询价比价记录的有效期限,由总经办主任审核,总经理签批后正式生效,抄送审计部门备案。
在前述有效期限内,如有相同产品或服务的采购,可以直接复印前次《供应商比价表》,按审批权限进行审批并实施采购。
招(邀)标采购:
除指定供应商或特殊情况下经公司总经理批准豁免货比三家外,对所有申购总金额大于10万元(含)的产品或服务采购,需采取招(邀)标采购方式确定供应商。
采取何种采购方式,由采购人员在申购审批环节按上述规定进行对应选择,并按审批权限进行审批。
如因特殊情况(如采购需求时限紧急等),不能按上述指定方式采购,采购人员需在申购阶段注明原因,并按特别授权处理,即由正常审批权限的上一级领导进行审批。
供应商管理
行政部门统筹负责供应商的管理,定期进行供应商的评估。
供应商开发
采购人员负责供应商开发工作。
需求部门、技术部负责协同进行对供应商及其产品的鉴定和评价。
供应商选择标准
公司指定供应商筛选标准包含如下:
质量水平。
包括:
(1)物料来件的合格率;
(2)质量保证体系;
(3)样品质量;
(4)对质量问题的处理。
交货能力。
(1)交货的及时性;
(2)扩大供货的弹性;
(3)样品的及时性;
(4)增、减订货的批应能力。
价格水平。
(1)优惠程度;
(2)消化涨价的能力;
(3)成本下降空间。
技术能力。
(1)工艺技术的先进性;
(2)后续研发能力;
(3)产品设计能力;
(4)技术问题的反应能力。
后援服务。
(1)零星订货保证;
(2)配套售后服务能力。
公司实力。
(1)公司规模;
(2)公司资质;
(3)经营团队;
(4)员工素质。
现有合作状况。
(1)合同履约率;
(2)合作年限;
(3)合作融洽关系。
供应商选择办法
对每类物料,由采购部经市场调研后,各提出3-6家候选供应商名单。
经对各候选供应商逐条对照标准打分,并计算出总分排序后决定取舍,提
供《供应商资料》和《供应商基本调查表》。
确定候选供应商后,由采购人员,必要时连同上级领导对候选供应商进行实地调查。
调查通过的供应商需建立合格供应商名录。
对选定的供应商,公司与之签订长期供应合作协议,在该协议中具体规定双方的权利与义务、双赢互惠条件。
采购人员负责组织每半年对列入供应商名录中的供应商进行评估,不合格的解除长期供应合作关系。
《供应商比价表》
供应商比价表
日期:
序号
供应商
是否通过合格供应商评审
联系人及电话
产品名称
规格型号
数量
单价金额
税率
含税总金额
备注
综合评估:
注:
无法货比三家的理由:
A、《指定供应商名册》上的产品或服务;
B、公司董事长批准豁免货比三家;
C、《合格供应商名册》内以及周边市场无法找到三家或以上的供应商。
制表(采购人员):
__________________审核(部门负责人):
__________________审批(总经理):
__________________
__________________日期:
《开标、评标记录表》
招标项目:
开标时间:
投标单位名称
企业资质审核(A)
技术、服务能力审核(B)
是否建议
(打“√”)
建议的原因
1
标准1:
标准2:
标准3:
……
标准1得分:
A1
标准2得分:
A2
标准3得分:
A3
B1
B2
B3
2
3
(1)本表需评标人每人一份。
(2)评标标准需在编制招标文件时拟订,由招标小组组长最终确定。
评标人签名:
__________________小组组长签名:
__________________
日期:
__________________日期:
《综合评分汇总表》
投标单位法人或委托代理人(需授权)
企业资质审核得分(A)
(占15%)
技术、服务能力审核得分(B)
(占25%)
总报价(元)
总报价得分(C)
(占60%)
加权得分
中标排序
∑A1/N
∑A2/N
∑A3/N
……小计:
A=(∑A1+∑A2+∑A3)/N
∑B1/N
∑B2/N
∑B3/N
B=(∑B1+∑B2+∑B3)/N
C
15%A+25%B+60%C
4
备注:
∑A1为各位评标人对A项中标准1评分的分值之和;
N为参与评标的人数。
参评人员联合签名:
采购人员签名:
________________评标小组组长签名:
__________________审批人:
_________________
_________________日期:
_________________
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采购订单(模板)
供应商:
XXXXXXXXXXX
订单编号:
XXXX-XXXXXX
联系人:
XXX
订购日期:
XXXX/XX/XX
电话:
0755-X