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化被动为主动
有了工作计划,我们不需要再等主管或领导的吩咐,只是在某些需要决策的事情上请示主管或领导就可以了。
我们可以做到整体的统筹安排,个人的工作效率自然也就提高了。
通过工作计划变个人驱动的为系统驱动的管理模式,这是企业成长的必经之路。
3、分类
按时间的长短可分为:
长期工作计划、中期工作计划和短期工作计划;
年工作计划、季度工作计划、月工作计划和周工作计划。
按紧急程度可分为:
正常的、紧急的、非常紧急的工作计划;
按制定计划的主体可以分为:
自己制定的和上司下达的工作计划,以及同等职位请求协助完成的工作计划。
按任务的类型可分为:
日常的计划的和临时的工作计划。
4、写作特点
规划
规划是计划中最宏大的一种:
从时间上说,一般都要在三五年以上;
从范围上说,大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目;
从内容和写法上说,往往是粗线条的,比较概括,如《省经济和社会发展十年规划》,《省工业结构调整规划》等。
规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署,以便明确方向,激发干劲,鼓舞斗志;
相对其它计划类公文而言,规划带有方向性、战略性、指导性,因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。
这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算,在掌握大量可靠资料的基础上,根据党、国家和具体单位的发展方针确定发展远景和总体目标,然后充分吸收有关意见,以科学的态度,反复经过多种方案的比较、研究和选择,确定各项指标和措施。
规划的具体写法:
规划因具有严肃性,所以一般都是通过"
指示性通知"
来转发的,其格式都是由"
标题"
和"
正文"
两部分组成,一般不必再落款,也不用写成文时间。
规划的标题是"
四要素"
写法:
单位名称+时间期限+内容范围+"
规划"
二字。
如《省"
八五"
期间经济发展规划》。
规划的正文一般都比较长,大致有以下几方面内容:
(1)前言,即有关的背景材料,也就是制定规划的起因和缘由。
这是制定规划的依据,因此不能简单地罗列事实,而应把诸多有关情况以过认真地综合、分析,找出其有得因素和不得因素。
这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据,有可靠性。
(2)指导方针和目标要求。
这是规划的纲领和原则,是在前言的基础上提出的,因此既要写得鼓舞人心,又要写得坚定有力,要用精炼的语言,概要地阐述出来。
(3)主要任务和政策、措施。
这是规划的主体和核心,是解决"
做什么"
怎样做"
的问题,因此任务要提得明确,措施要提得概括有力。
这部分写作通常有两种结构:
对于全面规划或任务项目较多的规划,因其各项任务比较独立,没有多少共同的完成措施,一般采用以任务为主线的"
并列式结构"
(措施都在各自的任务之后分别提出);
对于专题规划或任务较单一的规划,因其任务项目较少而其项目之间的联系又较大,一般采用任务、措施分说的"
分列式结构"
。
(4)结尾,即远景展望和号召。
这部分要写得简短、有力、富有号召力。
设想
设想是计划中最粗略的一种:
在内容上是初步的,多是不太成熟的想法;
在写法上是概括地、粗线条地勾勒。
但时间不一定都是远的,范围也不一定都是宏大的。
一般说来,时间长远些的称"
设想"
;
范围较广泛的称为"
构想"
时间不太长、范围也不太大的则称为"
思路"
或"
打算"
设想是为制定某些规划、计划作出准备的,是一些初步想法。
设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些,因为它是为正式的规划或计划作准备,不是给各级领导看的,就是交群众讨论的,不必也没时间考虑得太周密,只要基本成形就可以,且在提出任务或目标时,往往还有一些简短的论述语句。
设想与规划一样,在内容的写法上都是比较原则和概括,不可能也没有必要写得太细、太具体。
设想的具体写法:
设想因具有超前性,所以其写作要求并不十分严格,其格式也不大一样:
如果是给领导看的,报给上级,就要严肃一些,随报告报送,不必落款,也不必写行文时间;
如果是交给群众讨论的,或者不以通知或报告的形式转发或上报,就要落款并写明具体行文时间。
设想的标题可以是"
,也可以是"
三要素"
,或省略单位名称,或省略时间期限,还可以是"
两要素"
省略单位名称和时间期限,如《关于机构改革的初步设想》。
设想的正文一般有两种写法。
第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法,适用于时间较长远的"
或工作计划的最初构思或打算。
第二种是也按规划、计划、方案或安排的格式结构,只是内容粗略一些的想法,适用于预备性计划,即只是征求意见的"
、"
计划
计划是管理的一项重要职能,任何组织中的各项管理活动都离不开计划。
计划通过将组织在一定时期内的活动任务分解给组织的每一个部门、环节和个人,从而不仅为这些部门、环节和个人在该时期的工作提供了具体的依据。
而且为解决组织目标的实现提供了保证。
狭义的计划是应用写作广义工作计划中最适中的一种。
这个特点表现在,时间一般在一年、半年左右,范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作,内容和写法要比规划具体、深入,要比设想正规、细致,要比方案简明、集中,要比安排阔展、概要。
计划的具体写法:
计划由于大多以一个单位的工作内容范围,只在单位内要求执行,所以一般不以文件形式下发,因而除标题和正文外,往往还要在题下或文后标明"
年月日制定"
字样,以示郑重。
计划的标题也是"
写法,其中哪一个要素都不应省略。
正文写法,由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求,所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。
一般包括以下几方面内容:
(1)开头,或阐述依据,或概述情况,或直述目的,要写得简明扼要;
(2)主体,即计划的核心内容,阐述"
(目标、任务)、"
做到什么程度"
(要求)和"
(措施办法)三项内容,既要写得全面周到,又要写得有条不紊,具体明白。
全面工作计划一般采取"
(任务、措施分说)。
(3)结尾,或突出重点,或强调有关事项,或提出简短号召,当然也可不写结尾。
要点
所谓要点,实际就是计划的摘要,即经过整理,把主要内容摘出来的计划。
一般以文件下发的计划都采用"
要点"
的形式。
要点的具体写法:
要点大多是上级机关某一项重要或较大工作计划的摘要,一般都要以文件形式下发,因而多用某个通知作"
文件头"
,所以只要有标题和正文两部分内容就可以了,不必再落款,再写成文时间;
但也有些要点,由于涉及的工作重大,为郑重起见,往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间。
要点的标题可写"
,也可写"
,但"
的写法一般要在题下标明被省略的发文机关名称。
正文写法,由于要点的内容是摘录计划的主要之点,所以其正文都写得比较概要,既不要兼顾到各个方面,也不必讲具体做法,更不用讲道理;
没有过渡段,段落也不长。
在结构方式上,大都是并列式,可分若干项目一贯到底,也可分几大项,大项下分若干小项,其中的小项可在每一大项下单独排列,也可全文排列。
方案
方案是计划中内容最为复杂的一种。
由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂,不作全面部署不足以说明问题,因而公文内容构成势必要繁琐一些,一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。
方案的具体写法:
方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作,一般都用带"
形式下发,所以不用落款,只有标题、成文时间和正文三部分内容。
方案的标题有两种写法:
一个是"
写法,即由发文机关、计划内容和文种三部分组成,如《东北师范大学五年发展规划总体方案》;
写法,即省略发文机关,但这个发文机关必须在领头的"
批示性通知"
(文件头)的标题中体现出来,如《治理采掘工业危机,实现良性循环方案》。
成文时间,为郑重起见,方案的成文时间一般不省略,而且要注在标题下。
方案的正文一般有两种写法:
一是常规写法,即按"
指导方针"
主要目标(重点)"
实施步骤"
政策措施"
及"
要求"
几个部分来写,这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作;
二是变项写法,即根据实际需要加项或减项的写法,适合于特殊性的单项工作。
但不管哪种写法,"
主要目标"
这三项必不可少的,实际写作时的称呼可以不同,如把"
称为"
目标和任务"
目标和对策"
等,把"
实施办法"
组织措施"
等。
在"
一项中,一般还要分总体目标和具体目标;
"
一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤,关键步骤里还有重点工作项目;
的内容里一般还要分"
政策保证"
组织保证"
具体措施"
安排
安排是计划中最为具体的一种格式:
由于其工作比较确切、单一,不作具体安排就不能达到目的,所以其内容要写得详细一些,这样容易使人把握。
安排的具体写法:
安排的内容由于是涉及范围较小或单位内部的工作,所以一般有两种发文形式:
一种是上级对下级安排工作,尽管涉及面较小,也要用"
形式下发。
安排"
的格式是"
两部分。
另一种,如果是单位内部的工作安排,也可直接下发文件,格式就由"
落款及时间"
三部分组成。
但不管哪种形式,作为"
本身都不该有受文单位,如果必须有,则或者以"
形式下发,或者以"
关于、、、、、安排的通知"
名义下发。
安排的标题可是"
写法,也可是"
写法(省略机关名称)。
安排的正文一般由"
开头"
主体"
结尾"
三部分组成;
也有的省略"
,"
结束,正文即随之结束。
同计划的开头差不多,或阐述依据,或概述简明扼要。
是正文的核心,一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容。
在结构上可按这四方面内容分项来写;
也可把任务和要求合在一起,把步骤和措施合在一起来写;
还可以先写总任务,然后按时间先后顺序一项一项地写具体任务,每一项有每一项的要求及措施,要依据工作性质及具体内容来定。
但不管怎样结构,其任务都要具体,其要求都要明确,其措施都要得当。