周年庆典及客户答谢会方案Word文档格式.docx
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整个活动分为以下几个板块：
15周年庆典、公司参观、客户答谢晚宴、旅游（会议前组织和会后送客户不作为活动整体板块内容）。
4、活动创意设计
各版块创意紧扣主题，深化记忆
（1）各种外在宣传物料，均以公司LOGO和活动主题相互衔接，对外形象统一，传递理念清晰；
（2）小礼品的使用：
鉴于会议时间为12月，天气寒冷，可设计制作一条具有“XXX色彩”的围巾赠送客户，这样在晚会、旅游时能够形成一道独特的景色，一种晚会元素；
（3）客户签到墙：
在晚会入场时，在门口设置签到墙，及会人员入场发一张彩色纸，根据签到墙的颜色提示将彩色纸贴到背景上，签到后，背景上将呈现出一幅紧扣活动主题的像素画；
（4）为了营造效果，拉近客户及公司之间的距离，晚会开始时，可由公司管理人员及部分客户代表，合唱歌曲，如“在路上”“我相信”等；
（5）参观时，在公司大厅内，制作“15周年历程展示墙”，向客户展示公司发展轨迹；
（6）晚会游戏环节，入场嘉宾，每人发一张卡片，在游戏环节，抽取卡片号码参加游戏，游戏获胜者获得礼品，并可抽取会议奖品。
三、部门及人员分工
1、人员及工作安排
名称
负责事务
负责人
组委会主任
全面负责活动
行政副总
副主任
具体管理工作、监督、推进
行政部负责人、市场部负责人
酒店主管
负责酒店预定、房间安排、餐饮、庆典会场布置、照相、录像、领导贺词及讲演稿、公司宣传载体等
市场部门
客户主管
客户邀请、客户详细信息登记、客户接待、客户对接、送客户、飞机票、火车票预订等
销售部门
晚会负责人
晚会主持人、节目编排、晚会舞台布置、演出人员服装、化妆等
行政人事部门
后勤主管
车辆安排；
公司参观管理；
旅游；
纪念品、会议用品、酒水烟、奖品、横幅、鲜花、展架、桁架、宣传册、礼品袋等的购买及制作等
采购部门
2、重要工作及时间节点
序号
工作内容
时间节点
1
及会客户人数统计
11月5日
2
酒店预订
11月7日
3
各种宣传物料、礼品准备到会
11月30日
4
签到处及签到人员到位
12月13日22时
5
会场布置
12月14日22时
6
晚会布置
12月15日15时
3、具体工作时间表
工作职责表
部门
工作细则
完成时间
备注
1、活动方案的确定
10月31日
活动方案审批后，各项准备工作全面开始
2、酒店选择、客房及餐饮的预订
11月18日
3、宣传资料的设计：
包括宣传册、招商手册、单页、企业介绍、条幅、展架、签到处、晚会背景灯的设计
11月23日
4、宣传片的制作、录像及照相的确认
11月12日
5、庆典会场布置
12月14日
6、企业宣传PPT（包含产品）、领导致辞等
7、客户签到管理
12月3日
1、客户邀请，确认到会人数
2、客户沟通、新品推介、合作意向
12月14日-15日
3、预订客户返程飞机票、火车票
客户到达后确认返程时间及方式
1、主持人、演出节目排练，最终舞美方案
控制在1个小时内
2、演出人员服装、化妆安排等
12月12日
3、晚会舞台布置
12月15日12-15点
1、客户接送车辆、公司日用车辆的安排
12月10日
2、会议物资选定：
烟、酒、工牌、胸牌、24小时联系卡、签名簿、花卉、节目单
12月11日
3、招待用品，包括烟、茶、水、饮料、餐巾纸、水果、零食、鲜花
4、会议礼品的定制
5、会展布置所需的海报、X展架、横幅、指示牌、桁架租用等外在宣传的制作及确认
6、参观路线的确定、公司及车间环境的维护
四、活动内容及流程
日期
活动内容
时间
地点
迎接客户、签到、安排住宿
8:
00-21:
00
酒店
50元/人餐饮标准
对接客户
21:
00-22:
30
住宿
12月15日
早餐
7:
30-8:
酒店餐厅
会议
董事长欢迎词
35
酒店会议室
总经理讲历史及成就
35-10:
7
茶歇
10:
00-10:
10
果品、茶点
8
行业专家培训
10-11:
40
行业专家
9
午餐及午休
11:
40-13:
800元/桌，23桌
2012年新品推介
13:
30-14:
15
11
客户代表发言
14:
15-14:
45
2-3人
12
参观
公司及车间参观、合影
45-16:
公司
13
休息
16:
45-17:
14
晚会
客户答谢晚宴
17:
00-20:
包括演出人员及工作人员，1000元/桌，25桌
20:
30-22:
16
17
00-7:
18
12月16日
旅游
30-18:
1日游，210人，每人300元，10人为公司陪同人员
19
晚餐
18:
00-19:
60元/人自助餐
20
21
12月17日
00-12:
22
退房、送客户
五、费用预算
类别
内容
费用（元）
客户往返交通
客户往返交通费用
120000
按照往返火车卧铺600元预算，卧铺票实报实销，最多承担卧铺费用
住宿餐饮费用
住宿费用
60000
2天，100间/天，300元/间
餐饮
65400
14日晚50元/人，50元*200人=10000元：
15日中午800元/桌，23桌，18400元，晚上1000元/桌，25桌，25000元；
16日晚餐60元/人，200人，12000元；
会议费用
会议室
5000
专家培训费用
10000
全程摄像、拍照费用
宣传品费用
20000
包括请柬、展架、易拉宝、手提袋、会议笔记本、笔、会议流程表、24小时联系卡、拉网展架、桁架、条幅、气球、拱门等
礼品
及会人员礼品、优秀客户（渠道商）奖章、晚会抽奖礼品等
36000
定制礼品100元，200人，共计20000元；
围巾20元/条，4000元；
抽奖奖品10000元；
2000元优秀客户奖章。
烟酒食品
晚宴提供酒150元/桌，30瓶，4500元；
烟酒、饮料、纯净水、水果、零食等
晚会节目
10000
主持人、节目编排、服装、化妆凳
63000
车辆费用
车辆过路费用、油费等
其他费用
3000
发送邀请信、礼品运输费用等小额支出费用
合计
412400
六、活动控制
在整个活动准备及执行过程中，各部门人员人尽其责，对在过程中发现的问题进行及组委会沟通，鼓励“补位”精神。
1、费用控制及流程
（1）活动单独设计“费用审批单”，在活动方案中提及的费用均以审批单的形式，报组委会主任审批后，方可支出。
（2）宣传物料：
各种宣传物料包括展架、易拉宝、手提袋、会议流程表、24小时联系卡、签到处、晚会舞台背景、气拱门、气球等，均由设计人员设计后，提交组委会主任审批，由采购部门按照时间节点进行制作。
（3）活动截止时间为2012年12月17日中午，退房后，公司将不承担客户在XXX的其他费用，届时将为暂时不离开XXX的客户介绍旅行社和其他商务酒店；
2、会议控制
（1）发言文字：
董事长、总经理、技术人员、销售人员等在会议的发言稿或PPT，均由组委会主任进行审阅，报董事长进行审批后，方可使用。
（2）在活动时间确认后，应对董事长、总经理日常安排进行确认，确保能够顺利参加会议。
3、参观及旅游控制
（1）参观由后勤主管进行监督及管理，并用气拱门、气球等对公司进行装饰；
彰显喜庆色彩；
（2）旅游由旅游公司负责，公司委派人员陪同、协调；
4、晚会控制
（1）晚会在不影响正常工作情况下，有员工自编自演，可邀请专业人士进行指导，各节目积极向上，及“15周年庆典、客户答谢”密切联系，晚会之中穿插优秀客户表彰，游戏抽奖等环节，时间控制在90分钟内；
（2）晚会节目安排、抽奖、游戏环节，将在11月30日以前开专题会议予以确定；
5、客户便利及安全
（1）参会的公司人员均佩戴工牌，便于及会嘉宾了解其职位及工作你，便于沟通；
（2）对及会嘉宾每人发送活动流程表和24小时联系卡，以便及会人员在任何时间联系到相关工作人员；
（2）组委会准备常用药品，以解决天气等外界因素造成及会嘉宾的身体不适时，能够在第一时间处理。
6、客户对接
在14日、15日晚，可由公司高管携业务人员对20%的重点客户进行拜访，增强客户的品牌忠诚度和美誉度。
七、预案
1、及会嘉宾人数：
及会人数直接关系到会议整体安排、费用支出、活动效果等，因此销售人员应在邀请信发出后确认、会议前确认、客户日程安排确认等，如果在会议时，及会人员未到，应尽快通知组委会，及时对相关安排进行调整，以降低损失；
对部分重点客户，应有销售部门负责人主动联系
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