宣传广告采购管理制度Word文档格式.docx
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第五条采购要求
1、一律不准先采购后申请。
对于未授权采购的宣传广告、未列入采购申请或超出申请的临时采购,由采购经办人自行承担采购责任。
2、采购时,至少有2人同时参与。
对于金额超过5000元的采购需签订采购合同。
3、采购部工作人员应认真做好市场调研,尽量减少采购中间环节,与直接服务提供商合作。
4、直接服务提供商由公司会议研究确定。
第六条采购明细
采购各类宣传物料时应注明:
名称、规格型号、数量、估计价值、用途等。
第七条询价、比价
在采购前应进行询价或实地调查,提供至少3家以上的供应商报价和联系资料。
(超过1000元的)未经询价、比价不得进行采购。
第八条采购时限
经审批的采购申请,采购部应在规定采购期限内采购到位,由于人为原因不能按时采购而影响公司利益的,给公司造成损失的按确定的损失额予以赔偿。
第九条验收、入库、出库
㈠办公室负责人需对采购物品进行验收。
必要时,工程部需参与验收工作。
㈡经验收后,对于不合格的物品不得办理入库手续;
对于不符合采购要求的物品予以退回或其他方式处理。
㈢入库时,相关责任人要登记好入库明细帐,做到条理清楚,可追溯性强。
㈣出库时,使用人应办理明确的出库领用手续,仓库需做好出库台帐。
第十条结算
结算付款时,财务部应当索要发票和入库单,财务部对库存台账负有定期检查责任,严格遵循公司财务管理制度。
第十一条巡查
公司建立巡查机制,对相应的宣传广告定期巡检管理。
由办公室与营销部组成巡查小组,每次巡查至少2人,每周不少于一次对各处大型的宣传广告进行巡查并做好巡查记录,对于巡查过程中发现的问题及时反馈解决。
巡查小组及时掌握宣传广告的动态,对相关宣传广告的后期效果及市场反馈进行跟踪,确保效益最大化。
第十二条其他
相关工作人员不负责任、弄虚作假,接受客户吃请,和收受回扣,视情节及数额大小将追究其经济和法律责任。
第十三条本采购管理制度自印发之日起实行
2015年1月26日
宣传广告出库登记表
领用人:
日期:
物料名称
单位
数量
单价
金额
用途
批准:
审批:
宣传广告巡查记录
日期
月日时分
地点
巡查项目
巡查记录
问题反馈
处理结果
巡查人签字:
宣传广告入库单
凭证号:
采购日期
入库日期
入库物品清单
序号
品名
数量
单价
金额
备注
采购人签字:
入库人签字:
采购流程图
采购需求
部门申购
采购取消
批准
安排部门采购
采购作业
老供应商
新供应商
合格供应商
货品追踪、发票
议价、采购
不合格品
退回或其他处理
仔细验收
合格
入库
出库
库
存
台
账
材料名称:
库存位置:
类别:
规格型号:
计量单位:
日期
凭证号
摘要
结存
备注
入库人
出库人
金额
采购流程图解
部门
采购需求部门
开发公司/部门领导
采购部/项目公司/办公室
服务供应商
验收责任部门
仓库
工
作
图
解
说明
1.项目公司、办公室、采购经办人要认真做好采购前的询价、议价工作。
2.对于所采购的宣传广告物品应认真负责任地组织验收,严把质量关、数量关。
3.采购物品使用后,认真留意市场反馈情况,及时向公司反馈相关信息。