会议服务方案Word文件下载.docx

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（2）提前仔细做好会议室的桌、凳和地板的清洁保洁工作，保证给与会人员一个舒适整洁的会议环境。

（3）注意做好自己的仪容仪表，穿上标志明显的工作服，佩戴工作牌，提前30分钟到场。

（4）提前将消毒过的茶杯按位置摆放好，准备好茶叶，提前15分钟在会议室门外面带笑容等待迎接到会的人员。

（5）管理处在接到会议通知后，应在短时间内作出详尽的会务安排并及时向相关主管部门汇报，在得到批准后，尽快落实执行；

管理处根据需要，提前一天准备好横幅并摆放好鲜花，布置好现场；

提前一天对会议室进行全面检查，并与会议主办单位保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时加大力度对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水、茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，无关人员禁止进入会议室；

服务员在穿戴整齐和端正仪表后，提前1个小时到岗，并提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。

4．会议接待的保密

管理处平时做好员工安全保密方面的培训，会议前对员工重申保密纪律，做好防范教育工作，确保不出丝毫的闪失。

——会中服务工作

1．在所有会议接待准备完成后，会议接待服务主要靠会议接待服务人员，其他人员都应回避，并根据各自岗位规定恪尽职守。

2．会议接待服务人员做好宾客迎接、签到、安排就座、沏茶、补茶水、送客等全方位的服务。

会议接待服务人员将相关物品送到门口，由会议主管部门指定专人为宾客服务。

3．会议接待服务员举止大方，并根据领导饮用茶水的习惯每隔15分钟加茶水一次。

4．服务工作做到细微之处，服务人员做到三轻：

走路轻、讲话轻、动作轻。

5．管理员负责对现场的服务工作人员进行监督检查，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，如发生突发事件及时应对。

6．会议接待服务人员主动热情为在场每一位领导提供最优质的服务，若领导有事交待，主动热情上前去询问，及时办好领导交待的事情，为所有与会人员留下一个最好的印象；

管理处综合管理部在会议期间加强与安全管理部的联系，防止无关人员进入会场扰乱会议，加强对会议期间的用电设备的工作情况进行巡视，防止事故发生，保证消防通道的畅通，紧急情况下，所有服务员都在场疏导。

——会后恢复工作

1．会议结束之前，部分会议接待服务人员提前做好与会人员的迎送准备工作，并为不熟悉会场环境的与会人员引导带路。

2．会议接待结束后，管理处立即安排人员，按要求恢复会前模样，重点是“三清三关”，即清除会议桌上的物品、清除室内垃圾、清除可能出现的隐患，关电器、关电源、关锁门窗及搬运桌椅等，最后再检查一次，做好相关记录，确保不留任何隐患。

3．做好会场的清场工作。

4．遇到有遗留物品，由图书馆办公室进行处理，不得擅自决定留用。

5．对拾到的物品如钥匙、手机、钱包、资料等一律上交主管部门，由主管部门负责寻找失主。

6．对会议中颁发的通知、日程安排及一切文件均上交主管部门统一处理。

——重视会务工作的不断提高

随着科学技术的不断发展和机关作风的不断改进，对会务服务工作的要求也会不断向更高层次迈进。

采用科技型管理模式、运用高技能服务策略，不断吸取先进、文明、适合东莞科技馆会务特色的管理方法，加强日常培训和演练，提高会务应急处理能力，同时征求相关部门的意见和建议，及时改进和完善会务服务工作，不断在改进中完善，在完善中提高。

二、中大型会议服务

详尽了解出席会议的人数、开会时间、会议日程、场地安排等具体要求，着手进行各项准备工作。

1．制定切实可行的实施方案

大型会议的服务工作，必须先制定科学的、可行的实施方案。

对新的要求和变化，制定相应的对策和措施，以利于在服务工作中争取主动。

充分分析会议需要的人力和物力情况。

2．合理安排人、财、物

统计、检查茶具等各种服务用品，按计划用量增添短缺用品，保证有充分的物品满足会议的需要。

对现场工作人员进行挑选、组织、分工。

合理分配，实行定岗位、定人员、定任务的三定岗位责任制。

3．进行清洁卫生和安全工作

凡属大会使用的场地，行走路线、周围环境等场所，均要进行全面细致的清洁卫生工作，并达到卫生标准。

对与会议有关的场所、设备、建筑、陈设等，要进行全面的安全检查，排除一切不安全因素，确保大会的安全。

4．进行严格的业务培训

会议前所有现场工作人员都要按分工提前进入工作岗位，进行本岗位业务训练，熟悉岗位环境，了解工作职责和岗位服务规范。

结合岗位情况进行着装仪表、举止言谈、服务操作等方面的专门训练。

按一流服务水平的要求，在会前进行一次业务演习，确保准备工作充分、完善、万无一失。

——服务规程

1．茶座服务

⑴搞好场区桌椅、沙发、茶几、厅廊地面和厕所的卫生，创造一个文明、卫生的环境。

⑵根据茶座服务需要，领取茶具、烟具和招待用品。

⑶烫洗茶具要坚持用清洁剂洗，“氯氨T”消毒、开水烫和净布擦四道工序，最后整齐摆放到茶柜或消毒柜中.严格把关，保证达到安全、卫生标准。

⑷着装统一，仪表整洁，会前一小时上岗。

铺设台布，摆放茶壶、茶杯。

⑸入场前半小时开始打开水，饮水处备好热茶、温茶和凉开水。

⑹开会前15分钟茶座斟开水。

⑺面带微笑，热情服务。

⑻会议进行中及时续水。

⑼与会者离开座位时，主动拉椅、照顾，并迅速检查桌面、桌下有无遗忘的物品。

⑽会后，及时清理现场，洗刷、调换用过的茶具、烟具，按要求重新摆放整齐，为会间休息做好准备。

⑾饮水处的温茶、热茶、纯净水等，摆放均匀、整齐，标上字样，备好充足的茶杯，并及时消毒。

2．场内服务

⑴搞好场内卫生。

保证温度适宜、空气新鲜。

⑵按要求摆好指路牌和带有各种标志的牌号。

⑶入场前一小时，统一着装，仪表整洁入岗、站位。

⑷熟悉场内区域座号，主动为与会者引座，做到准确无误，并做好特殊需求服务。

⑸会间休息或休会时，及时打开门，按规范坚守岗位，照顾与会者出入或退场。

⑹认真搞好会后收尾工作，妥善收存各种牌号，遗失物品上交主管部门。

3．厅室服务

为与会者在会前或会中休息提供服务。

⑴明确本厅活动的人数、主要领导及其生活习惯、招待标准、工作要求。

⑵按要求和人数布置，布置形式美观、大方、协调、实用。

⑶搞好厅室清洁卫生，调节室内温度，保持空气新鲜，温度适宜。

⑷茶具等严格消毒，随时提供使用。

⑸适时拉好窗帘、开灯照明。

⑹全面检查现场和出入路线，发现漏洞及时弥补。

⑺入场前10分钟，茶杯、茶壶点水，铺好垫盘，摆好茶杯。

做到人到茶到，茶量适当，浓淡可口，凉热适宜。

⑻会议进行中间，一人坐在门后适当处值班，观察会场情况，掌握续水时间，其余人员退至工作间。

续水时要轻拿轻放，保持会场安静。

4．主席台服务

⑴保持清洁

⑵明确主席台总人数和各排人数，主要领导的座位和生活习惯及招待标准、工作要求。

⑶按人数配齐茶具、烟具、名签座、排次牌、文具等。

认真烫洗茶具，严格消毒，达到安全、卫生标准。

⑷穿好工作服，着装统一，仪表整洁，入场前一小时上岗，检查桌椅，摆放垫盘、茶杯（加好茶叶）、火柴、毛巾盘、名签座、便笺、铅笔、排次牌，要求距离一致，整齐划一。

⑸会前30分钟，从最后一排的服务员开始，按顺序排队，统一进入场内。

倒水时步态平稳，动作协调。

⑹会前20分钟，统一检查茶杯，防止空杯、裂杯、渗水。

⑺对领导和报告人的用水，根据情况及时续水。

⑻善于处理会议进行中的应急事务。

中途需特别服务时，要跟随照顾。

⑼收尾工作有序、细致、周到。

三、大型集会服务

形式有庆祝大会、纪念大会、表彰大会、报告会等。

属群众性活动，一般会议日程都比较简单，安排紧凑。

大会开始前一小时一切准备工作就绪，迎接与会群众入场。

饮水处要备有充足的茶水等（根据招待标准），茶水随用随添，保证卫生安全。

会议开始后，保证与会人员随时用水。

由于是群众性活动，厕所用量很大，因此要设专人管理，经常进行清扫，保证清洁无味。

场内、休息厅、主席台的服务可参中大型会议服务规程进行。

——服务工作要点

1．有些规格高的庆祝会、表彰会，如有邀请少年儿童鼓乐团或少年儿童进行献花活动的夹道迎送。

在这种情况下，一是要认真检查与会人员行走路线的安全，保证地毯的平整和维护现场秩序；

二是引导少年儿童进入指定地点并提供良好的休息场所，保证他们的饮水。

2．有些会议日程安排紧凑，一般采用中午会场解决午餐问题。

积极配合工作人员，发放食品，避免拥挤。

垃圾做到随时清理，注意防火。

3．特别注意观察报告人的用水，保证其用水。

而且更换报告人时，更换水杯，续水时，动作轻稳，防止通过麦克风传入会场影响报告的效果。

4．若会后演出文艺节目，事先组织人员，迅速撤下主席台上的桌椅和台坪。

分工明确，操作有程序和条理，避免工作秩序忙乱，并保证按时演出。

5．群众活动场所，特别注意服务态度和服务质量，服务一视同仁，全心全意为群众服务。

四、联欢晚会服务

——特点及活动安排

联欢晚会是一种大型的联欢活动。

其特点是，出席人员多，规模大，会场使用范围广。

活动项目有文艺演出、电影、游艺、体育表演、棋类、谜语等，场面盛大，气氛热烈。

根据节目性质不同和出席对象的不同，联欢会的活动项目也有一定的变化，如文艺节目、游艺、棋类、京剧、体育表演、电影等。

同时，设有专门的发奖处。

——各项准备工作

联欢晚会的各项准备工作面广项多，量大事杂，应抓住以下几方面。

1．准备好所需的各种家具、茶具和招待用品。

2．搞好活动现场的清洁卫生。

3．各活动场所摆设适当的果皮箱、烟灰缸、垃圾箱等卫生安全设备。

4．进行全面的安全检查。

5．进行合理的劳动组合。

6．设立工作指挥点，保证指挥畅通。

——服务工作规程

提前两小时进入工作岗位，进行活动前的准备工作和检查工作。

由于联欢晚会活动区域广、人员多、流向自由，因此，晚会的开始和结束都是按照事先设计的时间程序进行的。

晚会正式开始后，各活动现场的通道口有专人负责，避免拥挤，保持场内秩序。

特别注意领导行走路线的安全。

负责安全的人员，勤检查、巡逻，发现走路吸烟或不在指定地点吸烟的人员，及时劝阻，以保证晚会的安全。

保证供应茶水，茶具要洗净、消毒。

卫生间随时检查、冲洗和擦拭，保证清洁。

晚会结束后，收尾工作及时、彻底、干净，沙发、茶几、椅子、墙角等处清