电子商务信函格式文档格式.docx

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　　（在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：

生日快乐！

工作顺利！

）

　　xxx公司xx敬上例二：

　　生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！

生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。

　　祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！

　　xxx公司xx敬上例三：

　　一份真诚，能胜万两黄金；

一缕温暖，能抵万里寒霜；

一句真心的问候，送来我最美好祝愿：

忙碌的日子不要忘记照顾自己的身体，祝您身体健康，工作顺利！

　　xxx公司xx敬上例四：

　　新年好！

　　值此20XX新年来临之际，xxxx（公司）向贵公司表示最衷心的感谢和最诚挚的祝福，

　　感谢您长期以来对我们的支持和信任！

　　在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。

未来的中国是服务的王国，得服务真谛者得天下！

你我携手共同为车主创造出体验更加温馨、融洽、激情的消费天空。

您的标准就是我们努力的方向。

在私下直言批评的是我们的真朋友！

请提高您对我们的标准！

　　让我们共同携手创造明天、后天!

我们的团队还很幼稚，需要指点、批评、鼓励等各种成长的“营养素”，这是您赐予我们最有价值的礼物。

　　愿我们成为您生命中的礼物，虽然不期而至闯入您的世界，但从此为您打开全新的一扇窗——那一片天空下，生命真挚而温暖，彼此尊重、呵护，彼此温暖。

这是我们共同的愿景，这是我们共同的理想！

　　新春来临，万象更新，xxxx全体员工衷心祝愿贵公司大展宏图、事业兴旺！

顺祝春节愉快，身体健康，阖家欢乐！

　　xxxx公司

　　三、感谢信：

　　感谢您长期以往对我司的支持与信任，

　　注意：

　　一、关于主题

　　1.一定不要空白标题。

　　2.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。

　　3.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

　　4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。

　　5.可适当用使用大写字母字符（如“*！

”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，

　　特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

　　6.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要Re一大串。

　　7.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前

　　忘记检查主题。

　　二、关于称呼与问候

　　1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

　　邮件的开头要称呼收件人。

称呼是第一行顶格写。

　　2.email开头结尾最好要有问候语

　　“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。

　　结尾常见写个“祝您顺利”之类的。

若是尊长应使用“此致敬礼”。

注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

　　三、正文

　　1.email正文要简明扼要，行文通顺。

　　若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重。

　　2.注意email的论述语气

　　尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。

　　3.email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

　　如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。

保持你的每个段落简短干练。

　　4.一次邮件交待完整信息

　　5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

　　四、附件

　　1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

　　2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。

　　3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

　　4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

　　5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。

　　6.如果附件过大（不宜超过2mb），应分割成几个小文件分别发送。

　　五、语言的选择和汉字编码

　　中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana或者Arial字型，字号用五号或10号字即可。

　　六、结尾签名

　　1.签名信息不宜过多。

　　电子邮件消息末尾加上签名是必要的。

签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般不超过4行。

　　2.不要只用一个签名档

　　对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。

过于正式的签名档会让对方显得疏远。

你可以在ouTLooK中设置多个签名档，灵活调用。

　　3.签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。

　　七、回复技巧

　　1.及时回复email

　　收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是2小时内。

　　对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。

　　如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

　　2.进行针对性回复

　　当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。

　　3.回复不得少于10个字

　　4.不要就同一问题多次回复讨论

　　如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。

此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。

　　篇二：

商务信函的格式和范文

　　商务信函的格式和范文

　　商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。

其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；

询问和答复问题、处理具体交易事项。

其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。

　　文种特性

　　〔一）语气口语性

　　每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。

人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。

而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。

无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。

（二）内容直接性

　　企业每天都要阅读大量信函文件。

商务信函不需要用华丽的词句。

所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。

用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。

当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。

　　（三）态度真诚性

　　商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。

不管说什么，都要带着诚意去说。

把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。

这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

　　（四）主旨单一性

　　商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。

　　（五）格式规范性

　　商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。

外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。

　　（六）地位平等性

　　商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。

商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。

　　（七）要求时限性

　　商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。

因此，接收对方的信函后必须及时回复。

目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。

　　商务信函一般由三部分组成：

信头、正文、信尾。

（一）信头

　　信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。

1发信人名称及地址

　　发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。

还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。

　　2．标题

　　作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。

标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。

事由要求

　　概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。

常见的商务信函标题有以下两种形式：

（1）由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。

（2）先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：

机动车索赔”。

3函号

　　函号即编号，分为对方编号和己方编号。

在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。

　　函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。

常见的有两种形式：

一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或（xxxx）“函第x号”的形式；

二是采用直接编号的形式，如“第x号”。

　　4称谓

　　称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。

其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。

书写时有以下两种称谓：

（1）泛指尊称。

“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。

尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、“尊敬的销售部经理”等。

（2）具体称谓。

即具体指名道姓的尊称。

在姓名后面加称谓语。

这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。

因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。

称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。

　　5．收信人地址、单位

　　收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。

（二）正文

　　正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。

正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。

　　1问候语

　　问候语也即应酬语或客气语。

开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。

一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”,“近来生意可好，效益颇高”等。

如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。

如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。

　　2主体

　　主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。

不同的商务信函的内容是不同的。

一般包括以下两个内容：

　　（l说明发函缘由。

直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容；

复函则要