办公室管理形成性考核册文档格式.docx

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8信访工作替上司接洽外界人士。

例如记者、工会职员等。

接待宾客和员工的来访。

9接待工作接待来访宾客；

10协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。

11督查工作督导一般职员或速记员。

12日程安排替上司定约会并做好记录；

13日常事务阅读并分类信件通讯事务、电话；

14办公室管理办公室环境的布置和整理保管办公室设备及用品

15其他临时交办的事项-以速记记下上司交待的事项；

执行上司交办事项

16替上司申报交纳所得税及办理退税。

17外出办事，如银行、邮局等。

二、办公用易耗品主要包括哪些？

办公用易耗品主要有：

1．信封、纸张；

2．软盘、光盘等；

3．铅笔

4．圆珠笔；

5签字笔或钢笔；

6．修正液或修正带；

7．印盒；

8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；

9．小刀；

10．日历等；

11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。

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本题在书上有明确答案，得分率很高。

主要认真阅读教材，就能答对

三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

（本题主要考核本课程的第二章第1点的“文员工作指导思想”这一知识点。

）

文员工作分为三个步骤：

计划、实施和检查。

1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。

2．实施的步骤，要注意：

同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；

上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；

配合上司预期的期限。

3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

三者的关系为：

先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。

三者相互联系形成一个循环。

文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。

（同学们在回答这道题时，需要注意本题一共有两个问题。

不仅要求你阐述三个步骤是什么，而且还要说明三者之间的关系如何。

四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。

（本题主要考核本课程的第二章第1点的“按照‘优先顺序’处理工作”这一知识点。

按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：

1．将自己要做的事情分为：

A．是否应该做的事？

B．是否做或不做都无所谓的事？

C．是否不可以做的事？

对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。

对于A类事情再进行分类，分为：

2、重要并且紧急的事（优先做）；

紧急但是并不重要的事（第二做）；

重要但是并不紧急的事（第三做）；

虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。

3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。

（本题的例子请同学们见教材第28页。

同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。

五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。

1．请示方法和报告方法；

2．计划方法和总结方法；

3．受意方法；

4．传达方法；

5．进言方法；

6．变通方法和挡驾方法；

7．分工方法与合作方法。

答：

1、受意，就是文员接受和领会上司的意图。

可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；

（2）备好记录本，记录下指示要点；

（3）注意倾听，用心判断指示的用意（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；

（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

2．结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。

才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。

有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。

当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；

事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。

只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。

后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。

从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

办公室管理形成性考核册二

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

同：

1．都应先问好，再传达自己的信息；

2．都应保持耐性、热情的态度；

3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；

4．都应简明扼要表达自己的意思。

异：

1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；

接电话应等电话铃响2—4声就接听。

2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；

接电话则没有这一步。

二、怎样做好为领导筛选电话的工作，主要做法有哪些？

1、询问对方来电目的，询问对方是什么人，如果是推销的，可直接拒绝。

2、平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。

3、最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。

4、如果领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘记。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。

（1）按照收件人的姓名分拣；

（2）按照邮件的重要性分拣；

（3）按照收件部门的名称分拣。

四、怎样处理上司不在时的邮件？

1、如果上司习惯于每天给办公室打电话，就应该把内部信件和外来的信件分开，同时把每封邮件的内容大致记录，这样就可以随时向上司汇报；

2、如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或者传真一份给他；

3、如果上司离开时间较长，应把所有邮件——无论是私人邮件还是商业邮件——都通知给他；

4、尽可能多处理一些邮件，在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给公司其他人处理；

5、把寄给上司的邮包连续编号（如3—1、3—2、3—3、3—4），这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了。

如果上司外出不止一地，在邮包上编号就显得尤为重要了；

6、如果上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，可以把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并在对发件人回复的信中告诉对方何时可以得到回复；

7、把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”、和“一般阅读材料”（上司可能想读的各种各样的广告出版物）。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？

答：

1．上司正在开会时；

2．上司繁忙时；

3．上司即将外出时；

4．远道来访或有重要事情的来访时。

办公室管理形成性考核册三

一、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。

1、遵循法律法规、2、合理确定会议目标、3、确定必要的与会者、4、减少会议数量、5、缩小会议规模、6、简化会议程序、7、缩短会议时间、8、控制会议经费、9、分析会议成本。

二、日程安排计划表的种类大致有几种？

（试以其中一种为例，编制一份×

×

预定表。

本题主要考核本课程的第八章第4点的“日程安排计划表的种类和管理”这一知识点。

以下为参考答案：

）

1．日程安排计划表的种类：

`

（1）年预定表。

是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。

一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。

（2）月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。

日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。

2．各种预定表的编制请同学们参照教材P．166—P．170上的例子，编写。

年预定表：

一月5日（星期一）开工典礼8日（星期四）董事长视察二月2日（星期二）常务董事会9日（星期一）公司纪念日25日（星期三）成本会议三月2日（星期一）常务董事会3日（星期二）分行经理会25日（星期三）成本会议

三、文秘人员应为上司商务旅行做哪些准备工作，请列出工作要点。

准备旅行计划和旅馆信息制定约会计划为商务洽谈收集资料决定旅行用品

四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？

1．提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

2．私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：

1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。

3．财物管理。

包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。

特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。

（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。

文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。

4．其他。

如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

五、举办一般规模的宴会，需要做哪些工作，请列举相关要点，并选择其中某一项工作，做出较为具体的说明。

答：

1、．根据参加宴会的人选地点，定档次

2．发请帖

3．确定参加人员，订餐

4．到举办宴会时间的前一天在进行一次人员核实。

不能到到的人员再次邀请。

5．到时间正式进行。

文秘人员应在宴请开始的前一天通过电话了解情况，一切是否按照计划执行，可以采用倒计时的方法，将以上内容再细化成更详细的表格，逐项确定时限，要求负责人完成进度，在宴请的当天，文秘人员必须亲自检查每一项工作是否妥善安排，有否临时发生的问题，