设备购买管理信息系统文档格式.docx

设备购买管理信息系统文档格式.docx

《设备购买管理信息系统文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《设备购买管理信息系统文档格式.docx（11页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

市场营销

班级：

10营销

学号：

10060510,22,31,35

学生姓名：

胡少，徐颖，周佳星，诸涛

指导教师：

解惠

2012年7月

常州工学院设备购买管理信息系统

一、企业总貌

（一）组织概况

常州工学院物资管理处是以物资处为前身的，成立于2012年5月，是学校固定资产管理的一级管理职能部门。

主要职责是：

（1）根据政府教育行政部门关于高校物资管理和实验室仪器设备管理的有关制度，制定学校有关资产管理的各项规章制度，并监督执行。

（2）管理全校各类固定资产（包括土地、房屋、构筑物、通用设备及专用设备、图书音像资料、桌椅等）。

（3）对全校实验室建设的教学设备添置进行规划。

（4）制定并组织检查全校实验室仪器设备管理、维护、保养制度，负责大型仪器设备使用效益的评估和档案资料的管理工作。

（5）根据学校的一些学科专业实验的需要和保证某些部门正常运行的必要，组织相关部门对申购的大型仪器设备进行论证；

负责向学校物资管理处提供各部门申报物资的汇总的分类还有论证材料。

（6）根据学校物资管理委员会审批结论和财务预算的安排，具体的安排学校物资的政府采购和自行采购等各项事宜；

包括制定采购计划、自行采购组织招标及低值品的采购等工作。

（7）组织相关的使用部门对购入的各类物资进行验收工作，根据学校的规定做好采购物资的入库、领用、发放、结算等工作。

（8）对固定资产进行处理，包括固定资产的变更、转让、调拨、租借、报损、报失、报废及废旧物品的处理等。

（9）完成对学校领导交办的其他有关工作。

（二）企业目标

为加强学校固定资产管理，提高固定资产使用效益，保证资产的安全完整，保证学校各项事业健康发展。

（三）现行系统工作情况

（四）简单历史

常州工学院物资管理处的前身是物资处，成立于2012年5月，是学校固定资产管理的一级职能部门。

（五）企业产品

学校主要设备包括一些大型仪器和一些小的设备，大型仪器主要有机电设备、试验机、电气设备、测量设备、计算机设备、土建检测设备、汽车检测设备、化学分析仪器、软件及其他的一些。

（六）产值

学校目前拥有机电设备总价值10179697.14元；

试验机总价值1003812.3元；

电气设备总价值1417653元；

测量设备总价值1714243.07元；

计算机设备总价值897148.96元；

土建检测设备总价值1017920元；

汽车检测设备总价值725000元；

化学分析仪器总价值434800元；

软件总价值766613.9元；

其他设备总价值1164300元。

（七）体制及改革情况

目前的规章制度分为固定资产管理规章制度和教学仪器设备管理规章制度。

固定资产管理规章制度又分为固定资产管理办法、物资采购管理办法、仪器设备报损、报废、挑拨处理管理办法、仪器设备损坏、丢失赔偿管理办法、资产管理考核办法、物资验收管理办法和后勤社会化资产管理暂行规定。

教学仪器设备管理规章制度又分为实验教学仪器设备管理办法、大型贵重仪器设备管理办法、低值耐用品、低值易耗品、材料管理暂行办法、仪器设备维修管理办法和计算机设备及软件管理办法。

这些管理办法都是为了加强仪器设备和大型贵重仪器的管理；

为规范材料、低值品管理行为，加强材料、低值品的管理，提高低值品、材料利用率，促进学校发展，根据国家有关规定，结合我校实际情况而制定的。

（八）人员基本情况

主要人员有处长，综合管理科人员和计划采购科人员。

处长主要负责审核合作重要决定。

1.综合管理科

是代表国有资产管理对全校国有资产实施归口管理的职能科室。

主要职责：

（1）负责制定、完善、贯彻并实施全校性的国有资产管理的规章制度。

（2）参与学校重大建设项目和设备采购的论证、调研工作。

（3）负责全校国有资产归口统计、信息管理及上报工作、清产核资、产权界定、资产评估及年度检查。

（4）负责学校国有资产效能评估与管理，保证国有资产的安全、完整、保值、增值。

（5）负责参与学校无形资产、经营性资产、服务性资产、仪器设备、图书以及对外投资管理的协调工作。

（6）负责管理学校国有资产的产权，参与处置学校的资产。

（7）负责起草学校和本部门的综合性报告、计划、总结、规划及决议等文件。

（8）负责协调本部门各岗位的日常运转，协助领导制定和实施本部门各项规章制度、工作计划及督促、检查落实执行情况。

（9）负责学校国有资产管理信息化系统运行、维护和部门网站建设、管理和维护、建立与维护学校国有资产数据库，加强国有资产的动态管理。

（10）完成领导安排的其他工作。

2.计划采购科

可作为物资部开展工作的下属机构，物资部采购工作协作配合的基地，盾构事业部及时采购物料的协调机构，为了加强采购工作的管理，提供采购工作的效率并很好的配合好物资部的采购工作。

主要职责有编制采购计划，负责根据生产、总务、设备及检验等各部室物品需求计划，编制与之相配套的采购计划经物资部经理签字批准后，并组织具体的实施，保证经营过程中的物资供应。

负责盾构事业部生产所需的一般性材料的采购工作，负责简单原辅材料、包装材料、备品、备件、办公用品、检验用品及燃料等的采购供应工作。

负责供应商的开发、管理及维护工作。

（九）面临的问题

设备采购的管理信息系统还不是十分完备，各部门工作也不是十分简洁。

（十）中长期计划及主要困难

1.中长期计划：

进一步完善设备采购的管理信息系统，明确和简化各部门的工作。

2.主要困难：

技术的局限，技术人员的短缺。

二、管理信息系统应用情况

（一）信息系统应用起始时间

以物资处为前身的资产管理处成立于2012年5月，是学校固定资产管理的一级管理职能部门，形成了自己的管理信息系统。

（二）信息传递方式

电子表格传输或文件的传递

（三）涉及部门

使用单位

各二级学院及部门

资产管理处

教务处

学院物资管理委员会

（四）业务流程图

通

过

未通过

（五）业务流程图说明

.首先常州工学院的使用单位根据学校各部门设备使用的具体情况，填写购置教学质量要求上所需要的设备的申请表。

.交由二级学院相关部门负责人审核并决定该设备采购申请表的内容。

如果该部门负责人认为有些设备申请由于资金或其他原因暂时不需要购置，则由二级学院该部门填写未通过的申请表。

并回交给使用单位。

.已经通过的申请，以表格的形式交由学校的物资管理处。

由该职能部门分类汇总申请表。

.后转交给教务处，再由教务处组织论证申请表，交给物资管理委员会审核。

经物资管理委员会审核未通过的申请表回交给教务处，将已经通过的申请表转交给物资管理处，由物资管理处编制采购计划。

.后将所需采购的设备计划交给供应商。

并请供应商在约定的时间之内发货。

.使用单位在规定时间内领取设备。

并及时配置给学校设备所需部门。

（六）数据流程图

红色部分为修改部分，即在二级学院部门审核通过请购单之后，使用单位将由此生成的采购订单直接交由教务处论证及审批。

订单存档

已通过请购单采购订单

请购单

未通过请购单过

发票存档

到货单存档

入库单存档

入库单

（七）数据字典

数据流编号：

P1

数据流名称：

采购请购单

简述：

使用单位开出的请求采购单据

数据流来源：

数据流去向：

二级学院相关部门

数据流组成：

单据号+请购部门+日期+存货编码+数量+需求日期+建议采购时间

数据流量：

3份/学期

P2

采购订单

由已通过审核的请购单生成的采购单据

物资管理处

1份发给供应商，1份交给物资管理处，一份存档

订单日期+订单编号+订购部门+订购品名称+订购品数量+供应商

P3

到货单

由采购订单到货后生成的到货单据

一份交给使用单位，一份用于存档

单据号+日期+供应商+存货名称+数量

P4

采购入库单

由到货单生成的采购入库单据

存档

入库单号+入库日期+仓库+供货单位+订单号+到货单号+入库品名称+数量

P5

期初普通发票

根据到货单生成期初普通发票单据

一份发给供应商，一份用于存档

发票号+开票日期+供应商+订购品名称+数量+金额

三、管理信息系统等级

管理信息系统不同层次信息的特征如表格

属性信息

类型

信息来源

信息寿命

加工方法

使用频率

加工精度

保密要求

战略级信息

大多外部

长

灵活

低

高

战术级信息

内外都有

中

作业级信息

大多内部

短

固定

而在常州工学院设备采购管理系统中，使用单位根据学院设备要求的具体情况所作出的采购单属于作业级信息，该信息来源于学院内部，信息寿命短使用频率高保密度要求低。

相反由二级学院相关部门给出的设备采购计划可以归为战术级信息，信息来源内外都有结合寿命时间较长使用频率较长保密度要求也比较高。

四、小组成员个人小结

（一）诸涛个人总结

我是我们这个小组的组长，我知道一个组长的好坏在一定程度上决定了这个组的成果的好坏。

因此我不敢怠慢。

在这次调查中，首先，我带领我小组的成员开了几次会，在经过认真的考虑，集合了各位成员的意见，最后我们一致决定，我们小组这次的调查主题是常州工学院设备采购管理信息系统。

调查主题确定后，我给小组成员分配了任务，大家接到任务后先各自去完成自己的那一部分，最后交由我来总结写出最后的调查报告。

在调查过程中，我才知道，原来学校的设备采购都是由物资管理处来专门负责的，我还知道了，学校的设备管理办法都是根据国家有关规定，结合我校实际情况而制定的。

此外，学校购买设备是一个复杂并且需要严格按照管理流程来实施的过程。

调查的过程中也遇到了不少的困难。

如调查的部门不在办公室；

调查询问的问题不能陈述清楚；

调查的内容不够丰富，不能全面的反映常工院的管理信息系统。

但是我和我的组员们耐心地询问工作人员和负责的老师，得到了老师和工作人员的指导。

小组的团结合作是我们完成这份报告的最重要因素，具体的小组分工我会在接下来的小组分工明细中写出来。

报告还有很多不足之处，希望老师批评指正。

（二）徐颖个人小结

在这次调查过程中，首先，我小组成员集合各方意见，经过认证考虑和共同协商，确定了我们小组这次的调查