秘书学案例分析1汇编Word下载.docx
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于雪是天津某高科技公司总裁秘书。
公司从无到有发展迅速,并成立了好几个分工司,去年年营业额接近10亿元人民币。
这天上午,总裁正在召集各分公司负责人开营销会议,公司财务总监刘总给于雪打了个电话:
“于雪,你好,我是财务部的刘志。
“刘总,您好!
“总裁这几天能抽得出时间来吗?
北京天地证券公司的马总想过来拜访他,一起吃顿饭。
“等总裁开完会后,我问一下总裁的意思,回头给您电话。
您看可以吗?
“谢谢!
”对方放下电话。
散会后,于雪马上做了汇报。
总裁想了一会后反问于雪:
“你说我有必要见这位马总吗?
于雪不知如何回答是好,总裁对此显得很失望。
3.充分发挥职务优势
4.在“打杂”中创造机会
案例:
于雪是名牌大学毕业的高材生,工作3年多了,虽然有“总经理秘书”的头衔,但一天到晚也没有多少事可做;
很多朋友羡慕她的工作轻松,但她却因为找不到展示机会而于心不甘,这天上午老总在开会,她又没有什么事,只好像往常一样在网上浏览新闻和八卦消磨时间。
11点息,消多。
老总开完会出来,告诉于雪自己下星期一去上海出差,让她把上海两个客户的合同找出来。
“您坐飞机去吗?
”于雪问。
“是的,打算乘星期一下午3点多的飞机。
”老总说。
“那我帮您去订机票吧?
”于雪主动请缨。
“不用了,我这里有订票处的电话,回头你帮我下楼取一下就行了。
”于雪只好悻悻地回到自己的办公室。
老总在家她都感到无所事事,老总出差之后她会更无聊。
想到这里,她暗叹一口气,把两份合同找出来交给老总之后,继续上网打发时间。
问题出在哪里?
这是一家通信辅助设备制造公司。
这天老板终于得到了与本地移动通信公司老总见面的机会,并约好晚上一起吃饭。
下午,老板就晚上见面的是与秘书于雪商量。
“听朋友说,移动公司大老板的酒量很大,今天得有人陪他喝酒才能尽兴。
我原准备让研发部主任刘奇一起去,但他太书生气,不会喝酒。
除了销售部主任王涛,你看还让谁去比较合适?
”老板兴致盎然的问着于雪。
“我不知道呀,您定吧!
”于雪诚恳而有礼貌的回答。
听于雪这么一说,老板兴致陡降。
接着他指着移动公司的宣传样本问:
“这个上面写的‘sp’(指内容提供商)是什么意思?
“对不起,我是学中文的,也不懂sp是什么意思。
”于雪事实求是的答到。
“好吧,你出去忙吧!
”老板明显的不高兴。
在日常工作中应如何利用职务优势充实自己呢?
第一,仔细阅读和琢磨自己经手转发的各种文件和资料;
第二,留意上司的电话和上司与各部门经理的谈话;
第三,留意网上和报刊杂志上有关本行业的新闻和动向,遇到不懂的问题就像同事等请教。
先看一个案例:
(一)工作失误是难免的
(二)失误后必须主动道歉
五、秘书工作的特点
(一)需要当机立断处理的事情多
(二)工作中的变数多(三)一心多用的时候多(四)忙闲不一的情况多
六、提高工作效率与质量
1.强调质量意识2.做好工作计划
(1)工作程序化
(2)分清轻重缓急(案例)3.合理利用空余时间4.工作创新
案例1:
电话号码
这天上午,公司秘书于雪在给胡总送邮件是,听到胡总正在与恒昌公司老总通电话:
“---你说是天地公司赵总的电话吗?
我好象记得有他的名片,回头我查一下告诉你---你们公司今年的生意如何-------”正巧于雪早上整理名片夹时无意中看到了赵总的名片,知道电话号码是87654321。
面对这种情况,秘书怎么做?
A.马上把电话号码写在便条上,放到胡总面前。
B.当作什么也没有听见。
C.如果胡总问自己的话,就告诉他7654321。
D.如果胡总问自己的话,就写在便条上递给他。
E.把电话号码写在便条上,站在旁边,等待时机。
你认为哪种比较合适?
请说明理由。
选择A,可能会让老板觉得秘书喜欢偷听他打电话。
秘书做事应该积极主动,但也要注意自己的行为是否会给老板带来困扰。
直接告诉老板号码,也许完全违背老板意图。
选择B,可能会让老板觉得自己的秘书缺乏积极主动的精神。
而且,在当时这种下,不必装做没听见。
选择C,有可能让老板反感。
因为口头告诉老板电话号码,一是会打断通话,二是老板不一定记住,更重要的是老板正通话时,秘书最好噤声。
选择E更不合适。
一般情况下,老板通话,秘书不应该站在旁边。
D比较合适。
这样做既协助了老板工作,又没有干扰老板。
老板完全可以按自己的方式去跟对方交流。
案例分析:
部门经理之间的矛盾
背景:
李明是公司销售部总经理,刘枫是市场部的副总经理。
公司刚成立的时候,他俩都在销售部,是工作上的搭档。
但两人的工作作风完全不同,李明工作上一向大刀阔斧,而刘枫则精益求精。
由于两人性格上的差异,再加上一些个人的恩怨,所以,几年来他俩一直不和。
这在公司内部几乎是尽人皆知。
老总刚从集团总部调来不久,想打开欧洲市场,于是准备派李明和刘枫去参加下个月的的莱比锡国际博览会,同时考察欧洲市场。
秘书于雪在于老总的接触中,知道了老总的这一想法。
面对这种情况,于雪应该如何处理?
看下面的选择:
A.如果老总问派他俩带队去欧洲是否合适,就说自己不清楚。
B.主动向老总汇报:
听销售部的于娜说,他俩曾在餐厅动手打过架,不知是否受影响。
C.如果老总问起李明和刘枫的关系如何,就说他们两人因为性格等方面的原因,在工作中确实有些矛盾D.如果老总不问,自己就不说这件事。
E.如果老总问,就说他俩性格不合不来,但并不影响他们一起带队去欧洲。
总计10分。
如果找到最佳选择得4分,回答住作为最佳选择的理由得2分;
如果对其他4种选择进行了正确的评析,各得一分。
本题的关键:
只有对上司的决策有用且必需的情报才能称之为“信息”。
选A不合适。
对于秘书来说,远离公司管理人员之间的是非恩怨,这是对的,这是秘书做人的一条原则。
但是当老总问起有关问题时还明哲保身,对这一公开的秘密装聋作哑,不以公司利益为重,则是一种不负责任的行为。
选B则走向了另一个极端。
为上司收集信息是秘书的一项主要工作,但提供的信息要准确,所以,道听途说中的“打架”事件就不适合汇报。
选D也不合适。
两位经理之间有矛盾,这是事实,但如果没有安排他们去欧洲的计划,秘书的确没有必要主动汇报。
上司每天要处理那么多的信息,如果再把管理人员之间的纠纷汇报上去,无疑是对上司的“信息污染”。
然而,当得知上司的安排后,这种小事就不再无足轻重,它有可能影响欧洲考察效果。
所以,此时的知情不报就成了一种不负责任的行为。
选E错在秘书擅自替上司做判断。
让上司了解这两位经理性格不合,这样做没有错,至于会不会影响考察效果,应该让上司自己判断。
上司最反感越俎代庖、自作聪明的下属,所以,一般情况下,秘书只告诉上司“1+1”这个事实,结论是2还是10,应有上司自己做判断。
秘书要认错吗
这天上午,秘书一边在前台值班,一边在给老板的发言稿润色。
但秘书正给一位新来的客人沏茶时,总裁办公室主任过来说老板要看发言稿。
秘书说还有一点没有改完,如果老板急着要,那就请主任帮忙把把把关再送给老板。
主任说没问题。
到中午的时候,主任对秘书大发脾气,说老板对发言稿很不满意。
面对办公室主任的批评,秘书应该怎样处理?
下面有几种选择:
A、由于当时太忙,没有仔细检查,我下次一定注意。
B、我当时就说还没有改完,你应该改完之后再交给老板呀!
C、实在不好意思,我今后一定注意。
D、头,别太在意,就是老板自己不也经常出点小差错吗?
E、老板也是鸡蛋里面挑骨头,一点小毛病自己随手改不就完了嘛!
对于以上几种选择,你热内那种选择最合适,请说明理由,并对其他几种选择进行评析。
本题应选择C
选A是不对的。
秘书在工作中难免出现这样或那样的失误,但不管是什么原因造成的,错了就错了,没必要再为自己的失误作辩解。
选B是非常恶劣的,不仅推卸自己的责任,而且把责任推到了自己上司的头上,这样做只会火上浇油。
选D是缺乏基本素质的表现。
不管老板是不是经常出错,秘书无权公开指责自己的老板。
这是秘书人员的大忌。
说话腔调随意显得油滑,不够严肃认真。
选E也是错误的。
秘书是老板的助手,即使老板出了失误,秘书应该积极采取补救措施。
而现在秘书出现失误,却指望老板帮忙改正,这说明秘书不明白自己的职责。
秘书不论在什么情况下都要诚实、谦逊。
如何通知市场部
年底快到了,这天上午秘书正在自己三楼的办公室赶材料。
下午四点来钟让秘书过去。
老板交代完一些正事后,想起一件事来:
“今年我们公司的销售不错,市场部的几个人功不可没。
明天晚上没什么事,我想请他们吃顿火锅。
你帮着安排一下。
”秘书就吃火锅的具体时间、地点和标准进行了确认之后回到了自己办公室。
应该如何同志市场部的人呢?
现在有以下几种选择:
A、正好有人去一楼的市场部,托他带话。
B、用内线电话通知市场部经理。
C、暂时放下手中的工作,专程去一趟市场部。
D、打电话叫市场部经理来自己办公室一趟,把具体事项交代一下。
E、用短信通知市场部经理。
你认为种做法比较合适,请说明理由,并对其他几种做出评析。
案例:
寄信
一天,老总怒气冲冲地把秘书于雪叫到办公室,因为一位交往多年的代理商给他寄来一封非常无礼的信。
他自己起草了一封简短的回信,让于雪马上把信寄走。
信的内容是这样的:
“我没有想到会收到这样的来信,尽管我们之间已经有那么长时间的往来,事到如今,我不得不中止我们之间的一切交易,并且我要让所有的同行知道你的行为!
”面对这种情况,于雪应该如何处理?
1.“好的,我马上去办!
”说完,于雪就立即回到自己的办公室把信寄走了。
2.默默的回到自己的办公室,当作什么也没听见。
3.如果将信寄走,对公司和老总本人都非常不利。
于雪想到自己是老总的秘书,有责任提醒老总;
为了公司的利益,得罪老总也值得。
于是对老总说:
“老总,这封信不能发,别发了吧!
4.于雪非但没有退出去寄信,反而前进一步向老总提出忠告:
“老总,请您冷静一点!
给人家回一封这样的信,后果会怎么样呢?
在这件事情上,难道我们自己就没有值得反省的地方吗?
5.当天快下班的时候,于雪对已经心平气和的老总说:
“老总,可以将信寄走了吗?
分清轻重缓急
于雪是某集团公司新来的秘书,这天早上一进办公室,办公室主任就交代她整理一份材料,明天下班之前交给他,说是下个星期开会要用。
她看了一下,有20页,共3万多字。
她还没来得及坐下,周总就来电话,说今天下午2点他要与财务部总监、市场部和销售部总监一起商量工作,让秘书通知他们。
刚放下电话,机要室有给于雪送来一份传真,这份传真是一个代理商发来的,说他们一个副总过几天要来本地办事,请接待一下。
她刚看完传真,办公室主任又来电话,说田副总原定下月初到电视台为《一周财经观察》节目做嘉宾。
现在由于时间关系去不了了。
让于雪打个电话通知电视台。
人力资源部门的人又过来通知她,让她填写参加存档新方法讲座的报名表,明天下午下班之前为报名的最后期限。
一上班就遇到这么多事,于雪觉得头都大了,一下子不知如何下手。
客