档案管理制度定稿模板Word格式.docx

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2、凡本公司印发的公文（含定稿和打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的文件原件）一律由档案室统一收集管理。

3、一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成文件材料,由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

4、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加会议等公务活动的相关人员核报旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续,经档案管理人员签字认可后财务部才给予核报旅费。

5、本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部才给予报销会议费用。

6、各部门专（兼）职文书的职责:

1）了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。

2）认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的3月前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接手续。

3）承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。

三、归档范围

1、以下公文统一交由人事行政部归档:

1）重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等。

2）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

3）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4）本公司的请示与上级机关的批复。

5）本公司反映各种职能活动的报告、总结。

6）本公司的各种技术资料、工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

7）信访工作材料。

8）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

9）本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

10）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

11）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、平时归卷

1、各部门都要建立健全平时归卷制度。

对处理完毕或批存的文件材料,由专（兼）职文书集中统一保管。

2、各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的”案卷类目”。

”案卷类目”的条款必须简明确切,并按集团档案管理编号规则编号。

3、公文承办人员应及时将处理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专（兼）职文书归卷。

4、专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照”案卷类目”条款,放入平时保存文件案卷夹内”对号入座”,并在收发文登记薄上注明。

五、立卷（案卷质量要求）

1、为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部门兼职档案员配合,由档案室负责组卷、编目。

2、案卷总的质量要求是:

遵循文件形成规律核特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

3、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

4、在归档的材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复,转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;

绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。

5、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;

没有复文的,放在请示年立卷;

跨年度规划放在针正确第一年立卷;

跨年度的总结放在针正确最后一年立卷;

跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。

6、卷内文件材料应区分不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前、请示在后;

正件在前、附件在后;

印件在前,定稿在后;

其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

7、卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。

装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角打印页号。

8、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。

填写的字迹要工整。

卷内目录放在卷首。

9、有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。

若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。

备考表应置卷尾。

10、案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。

11、案卷的装订:

装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

12、案卷各部分的排列格式:

软卷封面（含卷内文件目录）——文件——封底（含备考表）,以案卷号排列次序装入案盒,置于档案柜内保存。

13、案卷的保存期限

案卷的保存期限除政府有关法令或公司其它规章特定者外,依下列规定办理:

1.永久保存:

1）公司章程

2）股东名簿

3）组织规程及办事细则

4）董事会及股东会记录

5）财务报表

6）政府机关核准文件

7）不动产所有权状态及其它债券凭证

8）其它经核定须永久保存的文书。

2.十年保存:

1）预算、决算书类

2）会计凭证

3）事业计划资料

4）其它经核定须保存十年的文书。

3.五年保存:

1）期满或解除的合约

2）其它经核定保存五年的文书。

4.一年保存:

结案后无长期保存必要者。

5.规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。

六、调卷管理

1、调阅范围

1）”调卷单”以一单一案为原则,借阅时间最长以一周为限,如有特殊情况须延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理。

2）经办人员对于所调案卷,不得抽换增损,如有拆开必要时,亦须报明原因,请档案管理人员负责处理。

3）经办人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其它人员调阅同一档案时,应将调卷变更登记,不得私自授受。

4）调阅案件限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关的案件,应经公司领导同意。

5）调阅程序:

档卷的调阅由经办人员因业务需要填写”调卷单”,经部门领导、人事行政部经理签字同意,方可调卷。

机密级以上文件由总经理签字方可调阅。

七、声像档案管理办法

1、声像档案的收集范围

1）反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料。

2）各级领导人和著名人物参加本公司有关的重大活动的声像资料。

3）本公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。

4）涉及本公司和股东权益的声像资料。

5）其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

6）其它具有保存价值的声像资料。

2、收集时间及要求

1）声像档案资料应在形成后1个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;

如有特殊情况能够适当延长归档时间。

2）各部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。

3）收集要求

录音带、录像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全,按时归档并建立归档控制措施。

凡未按规定归档,其形成费用不予报销,以防散失。

声像档案一般接收原版、原件,特殊情况下能够接收复制件。

声像资料的内容要真实,底片、原件与影像、复制品要相符。

档案室有责任随时征集重要声像资料,各部门应主动配合。

3、整理归档程序:

1）分类、编号。

照片档案按年代、问题分类。

同属一类的照片按时间顺序编号,同时填写其底片号。

底片在全宗内编流水号。

格式:

全宗号-流水号。

录音带、录像带、摄影带按年代-问题分类,按内容编号。

同一内容分录几盘的应视为一个案卷,编一个案卷号,然后每盘再依次编排序号。

编注与其它载体档案相联系的参照号。

格式为（档案形态）档号/（档案形态）档号。

2）保管期限:

应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素,划分保管期限。

3）文字说明的编写:

文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄影者）等。

4、声像档案的保管

1）底片册、录音、录像带、光碟应立放,存放磁带应避免用铁皮柜。

2）对库存的照片档案,要每两年检查一次。

3）归档保存的声像档案,任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;

销毁声像档案必须经过鉴定,征得归档部门同意,报经公司领导批准。

4）档案室应建立健全声像档案统计,做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

5、声像档案的开发利用

1）编制声像档案目录、卡片等检索工具,为利用提供方便条件。

2）建立声像档案借阅,利用制度,严格审批手续,根据声像档案的机密程度,确定利用范围。

3）具有专利的声像档案,外单位利用时,应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。

4）声像档案原版一般不得借出公司之外。

如有特殊需要,经公司领导批准后,方可限期外借。

利用率高的声像档案可将复制件外借;

外单位借用或复制声像档案,由档案室负责办理,并按有关规定收费,实行有偿服务。

如在借用中造成损坏,则由借用单位负责赔偿。

5）在不影响保密的前提下,各部门可利用声像档案参与报告会、展览会,编辑综合性或专题性画册,资料片等,积极开发利用现存的声像档案。