库存管理操作手册Word下载.docx

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网络、硬件、系统故障

一、部门职责：

采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：

1、采购部门向供应商进行订货后，供货商按照约定的日期进行送货；

办理相关材料报关、运输等接货手续；

货物送到时，采购人员在采购管理模块录入采购到货单，通知库房人员和质检人员进行入库检验。

2、根据库房实际点收入库材料数量，索要采购发票；

对未到达材料，督催供应商发货。

3、如果出现质量问题，负责和供应商的商务协调，进行换货或退货处理。

4、根据约定的付款条款到财务部门请款。

库房管理部门：

1、负责公司日常物料的实物出入库管理。

2、负责公司库存物资的保养和维护。

3、负责公司物资的定期盘点，保证账实一致。

质检部门：

1、按照采购合同约定规格标准，进行入库检验。

2、按照生产的设计标准，进行成品的完工入库检验。

3、按照相关外协加工标准，对外协加工产品进行入库检验。

财务部门：

1、核算原材料出入库成本。

2、核算半成品的加工成本、领用成本。

3、核算外协加工半成品成本，进行挂帐处理。

4、核算最终产成品成本，统计销售毛利情况。

二、部门岗位划分：

库管人员：

库存物资的管理和出入库

库房记账人员：

对库存出入库单业务进行登账，统计实物结存。

库房主管：

进行库存出入库单据审核、月末结帐。

质量检验员：

按照采购合同约定规格标准，进行入库检验；

按照生产的设计标准，进行成品的完工入库检验；

按照相关外协加工标准，对外协加工产品进行入库检验。

三、系统业务处理流程：

1、采购部门在采购管理模块根据采购订单录入采购到货单；

2、到货单录入后，质检部门进行质量检验，检验合格填写质检单。

3、库房管理人员根据到货单和质检单合格实际数量，在库存管理模块依据到货单填制采购入库单。

4、总调部门填制发货通知单，进行复核确认后，通知库房进行发货。

5、车间完工入库经检验合格后，录入产成品入库单。

6、车间根据算料员计算手工填制材料领用单，到库房进行领料（一式四联，库房、车间、记账、财务）。

7、根据总调通知进行外协加工半成品的发出和收回。

8、在库存管理系统进行物料的组装、拆卸、调拨、盘点等特殊业务处理。

四、部门日常业务系统处理：

1、日常业务类型的界定：

采购入库：

采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。

材料领用：

料出库单是领用材料时所填制的出库单据，当从仓库中领用材料用于生产时，就需要填制材料出库单。

销售出库：

销售出库业务的主要凭据，在《库存管理》用于存货出库数量核算。

产品完工入库处理：

产成品入库单一般指产成品验收入库时所填制的入库单据，产成品在入库时无法确定产品的总成本和单位成本，所以在填制产成品入库单时，只有数量，没有单价和金额。

组装、拆卸：

组装指将多个散件组装成一个配套件的过程，拆卸指将一个配套件拆卸成多个散件的过程。

盘点业务：

为了保证企业库存资产的安全和完整，做到账实相符，企业必须对存货进行定期或不定期的清查，查明存货盘盈、盘亏、损毁的数量以及造成的原因，并据以编制存货盘点报告表，按规定程序，报有关部门审批。

外协加工业务处理：

由外单位进行产品中某道工序的加工，支付外协加工厂加工费用的业务。

备品管理：

对库存中大量的无成本备用件单独设计的解决方案。

2、库存管理业务日常处理：

1）基础档案填加：

存货分类增加：

原则2-2-2-2-2

按照约定原则增加分类

操作路径：

【库存管理】—【初始设置】—【存货分类】

存货档案增加：

增加注意事项：

【库存管理】—【初始设置】—【存货档案】

注明：

增加的存货编码、存货代码、存货名称、所属分类、存货属性、计量单位

仓库档案增加：

原则2

增加内容：

仓库编号：

两位数，1开头为公司实际库房，2-4开头为外协加工仓库，5为虚拟仓库

仓库名称：

仓库计价方法；

先进先出

【库存管理】—【初始设置】—【仓库档案】

仓库存货对照：

目前为了提高工作效率，减少发出材料库房选择误差。

需要进行仓库存货的对照，在系统中进行对照设置。

【库存管理】—【初始设置】—【对照表】----【仓库存货对照表】

点击选择，增加相应存货大类到仓库中。

2）日常单据处理：

采购入库：

【日常业务】－【入库】---【采购入库单】－【生单】－采购订单、采购到货单

在单据显示状态，单击〖生单〗按钮，系统显示参照单据界面。

可设置过滤条件，点击〖过滤〗按钮后，系统显示符合条件的参照单据。

点击〖选择〗，显示对号则选择当前行；

再点击，则取消选择；

选择窗口左下方的“显示表体”，则窗口下部显示所选择单据的表体记录，默认为全选，可进行修改。

录入入库日期、入库仓库进行确认生单。

备注：

多媒体仓库的部分商品在入库时需要增加产品序列号管理，以便在出库时进行产品跟踪处理。

产成品入库：

【日常业务】－【入库】---【产成品入库】

进入产成品入库单单据界面。

按〖增加〗，增加一张新的单据；

输入表头仓库，再按表头生产订单号栏目的参照按钮，弹出“选择生产订单和生产的存货”窗口；

录入过滤条件，按〖过滤〗显示符合条件的生产订单列表；

生产订单号：

参照录入、计划员：

参照录入、订单日期：

录入日期区间、委外供应商：

查询委外生产订单，选择委外供应商、生产部门：

查询自制生产订单，选择生产部门、货物：

参照录入；

选择一个生产订单，在父项选择窗口下方带入该生产订单的父项产品，默认全选父项产品，可修改；

按〖确定〗，系统将选择的内容带入产成品入库单；

按〖保存〗，则保存当前单据；

按〖审核〗，则审核当前单据。

其它入库单：

【日常业务】－【入库】---【其他入库单】

用来处理和领用、销售等没有直接联系的物资增加比如盘亏、借入归还、调账等情况。

进入其他入库单单据界面。

点击〖增加〗，进入单据录入状态；

可以生单的，按〖生单〗进行参照生单。

输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。

填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。

在单据保存前，可以放弃当前单据，返回单据查询界面；

如未保存退出，系统提示“此单据尚未保存，确定退出吗”如选择是，则不保存单据退出；

否则返回录入界面。

保存单据，单据状态为未审核。

未审核的单据可以修改、删除。

审核单据：

未审核的单据可以审核，单据状态为已审核，不能修改、删除。

已审核的单据为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。

有下游单据生成的，系统视为该单据已执行，不能弃审。

弃审单据：

已审核的单据可以弃审，弃审后单据状态为未审核。

材料出库：

【日常业务】－【出库】---【材料出库】

进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。

单击〖增加〗按钮，系统自动新增一张空白的单据。

如果用户新填制的单据为红字单据，用鼠标点击单据右上角的红字单据选择框。

手工输入单据表头和表体内容：

需要必须输入得项目有领料部门、领料日期、领料人员、生产订单号，出库类别；

表体录入或参照存货，录入存货后系统自动带入相关信息。

根据业务规则，不同单据有不同的必填栏目，如为空系统提示用户输入。

材料出库单在领用时一定要区分清楚出库类别的界定：

机加车间：

分为机加车间钢板领用、机加车间铝型材领用、机加车间其他材料领用。

机加车间半成品领用。

材料领用应用以上类别：

机加车间钢板领用、机加车间铝型材领用、机加车间其他材料领用。

工程部领用：

材料领用、半成品领用，需要指定成本对象（项目目录）。

转播车领用：

材料领用，指定相应的成本对象（项目目录）

系统集成领用：

材料领用、指定相应的成本对象（项目目录）

销售出库：

【日常业务】－【出库】---【销售出库】

销售管理模块与库存管理模块集成时，销售出库单在销售管理生成，并且不允许超发货单发货，这种情况下不可手工填制和手工修改销售出库单。

只能对销售出库单进行审核和弃审处理。

注意：

对于多媒体仓库的部分商品在出库时需要选择相应的入库序列号，以便进行跟踪处理；

对于转播车产品需要进行项目核算，在销售发货单上需要指定对应的成本对象（项目）

其它出库单：

【日常业务】－【出库】---【其他出库】

用来处理和领用、销售等没有直接联系的物资增加比如盘亏、借入归还、调账等情况。

进入单据录入界面。

调拨单：

【日常业务】－【调拨】

调拨单是指用于仓库之间存货的转库业务或部门之间的存货调拨业务的单据（对于外协加工情况参照特殊业务进行处理）。

同一张调拨单上，如果转出部门和转入部门不同，表示部门之间的调拨业务；

如果转出部门和转入部门相同，但转出仓库和转入仓库不同，表示仓库之间的转库业务。

【操作流程】

调拨单手工增加，也可以参照生产订单填制，出库类别：

调拨出库入库类别：

调拨入库。

调拨单可以修改、删除、审核、弃审。

调拨单审核后自动生成其他出库单、其他入库单。

组装单：

【日常业务】－【组装拆卸】----【组装】

组装指将多个散件组装成一个配套件的过程，拆卸指将一个配套件拆卸成多个散件的过程。

配套件和散件之间是一对多的关系，在产品结构中设置之间的关系。

用户在组装、拆卸之前应先进行产品结构定义，否则无法进行组装。

【操作流程】

组装单录入：

出库类别：

半成品领用入库类别：

产成品入库

在表体最后一列需要指定对应的成本对象（项目合同）（如果按照产品结构生成，自动带出成本对象（项目））

组装单可以修改、删除、审核、弃审。

组装单审核后自动生成其他出库单、其他入库单。

盘点业务：

【日常业务】－【盘点】

为了保证企业库存资产的安全和完整，做到账实相符，企业必须对存货进行定期或不定期的清查，查明存货盘盈、盘亏、损毁的数量以及造成的原因，并据以编制存货盘点报告表，按规定程序，报有关部门（总调、财务部、总经理）审批。

【业务流程】

选择盘点方式，增加一张新的盘点表。

打印空盘点表。

进行实物盘点，并将盘点的结果记录在盘点表的盘点数和原因中。

实物盘点完成后，根据盘点表，将盘点结果输入计算机的盘点表中。

出库类别：

盘亏出库入库类别:

盘盈入库

打印盘点表，并将打印出的盘点报告按规定程序报经有关部门批准。

将经有关部门批准后的盘点表进行审核处理,系统自动产生其他入库单、其他出库单调节库存结余数。

单据审核方式：

审核/弃审单据：

在实际业务过程中，审核常常是对当前业务完成的确认。

有些单据只有经过审核，才是有效单据，才能进入下一流程，被其他单据参照或被其他功能、其他系统使用。

单据审核后，可以弃审。

有下游单