校团委档案管理制度Word下载.docx

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（3）在举行大型活动后，由办公室将活动中受到表彰的同窗的表彰记录存档。

（4）省市级及其以上获奖情形,请及时上报团委办公室,并上交获奖相关材料。

（若平时上交的活动资料里已包括，请单独说明）

（二）行政档案制度

各类通知、通报、决定、计划、总结、建议意见、结构设置、会议记录、提案、上级或外单位来文等,由办公室整理保管。

（1）工作计划、总结

1）年初向各分院团委收取一年的工作计划，学年末，收取年末工作总结。

2）各部门及各分院，每月25日，向团委办公室上交一份详细的本月工作总结及下月工作计划。

（以电子稿形式保留）

（2）会议记录

1）各部门应详实地记录部门例会开展情形，做好内部民主建设。

2）部长级别例会会议记录表及会议相关资料由办公室负责记录。

每次会议记录要求笔迹工整，注明会议时刻序号，应到人数，要求记录详实、靠得住。

会议结束后2天内上交会议记要并及时存档。

（3）工作宝典

工作宝典作为部门工作档案保留，各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、工作制度、经验总结等认真详实地加以记载。

团委办公室按期检查。

（4）行事历

各部门将下周工作行事历在当周周三前交至办公室，由办公室整理统一发布，作为部门工作档案保留。

（5）值班日记

部门值班日记是办公室对各部门日常工作的考核纪录，作为每一个月部门考核评定依据之一。

（6）上级或外单位来文

做好来文记录及文件处置情形，并及时存档。

（三）人事档案制度

纳新表格、个人考核信息、个人履历简介、奖惩情形及其它有关材料。

都作为先进评选、奖励、试用期调整和届中调整的主要依据。

（1）团委成员的人事档案由办公室在成员正式加入时为其成立，其中的个人履历等基础资料个人填写后各部门统一上交办公室存档。

（2）团委成员日常表现由办公室人员按照成员日常工作表现随时填写，并和学期末部门成员考核挂钩。

（3）团委成员工作评定由相应的人员在届满时填写（干事由部长填写，部长由团委老师填写）。

（四）财务档案制度

团委财务帐目、预算申请、发票、团委集体取得的奖品、纪念品，团委的报刊、杂志、文具、展板、条幅、装饰品等。

（1）各部门举行活动前，按照活动计划书，本着节约务实、具体详尽的原则编制预算申请，然后交由办公室，填写相关表格，再上报团委老师审核签字。

（2）发票填写所购物品、时刻要符合实际。

背面注明经手人、所购具体物品及用途。

做到详实具体，以便记录入账。

最后主办部门将预算申请和发票一并交办公室并填写相应表格进行报销、存档。

（3）办公室专门设立财务账目本，每一个月应作账目整理，并向团委老师汇报指示。

（4）办公室为每一件重要物品成立档案，详细记录其管理、利用情形。

（五）科研项目档案制度

科研档案是指在科学技术研究进程中形成的，具有保留价值的文字、图表、数据、声相等各类形式载体的文件材料。

科研工作和建档工作实行“四同步”管理：

下达申报通知和项目申报材料的归档要同步；

检查计划进度和中期检查材料形成情形同步；

验收、鉴定科研功效与验收、鉴定科研档案材料同步；

科研项目验收结果的通知和科研经费报销要同步。

（1）项目预备阶段：

科研项目申报通知、科研项目申报表、科研项目立项通知、科研项目协议书等文件。

（2）项目研究阶段：

科研项目中期检查通知、科研项目中期检查申请表、科研项目中期检查报告、科研项目经费收入及支出明细表、各类载体的重要原始记录、专利申请的有关文件材料、设计文件、图纸、重要的来往技术文件等。

（3）项目结题验收阶段：

科研项目结题验收通知、科研项目结题报告书、科研项目功效：

论文、专利证书、实物或模型、技术鉴定材料，科研项目成员改换表、科研项目经费收入及支出明细表、专利转让合同、推行应用的经济效益和社会效益证明材料等。

（4）科研功效和奖励阶段：

科研项目验收结果通知、科研项目经费本、科研项目奖励通知等。

各个科研项目从实际动身，按照不同的学科、不同类型的科研工作特点，提交相对应的文件材料。

（1）每一个科研项目（包括项目延期和终止）完成或某部份结束后，对所形成的科研文件材料加以系统整理，经审查后归档。

（2）归档的科研文件材料必需是原件（定稿），按照需要可复制若干份。

（3）对预备归档的科研文件加以审查验收，如有不符合要求的项目文件，不得进行鉴定、验收。

二、档案整理（依照“宁波大红鹰学院档案实体整理细则”）

归档文件的整理单位

一般以自然件为一件，具体操作如下：

文件正本与定稿，正文与附件为一件；

原件与复制件为一件；

转发件与被转发件为一件；

报表、名册、图册、期刊等，一册（本）为一件；

同一年度形成的来文与复文（包括请示与批复、报告与指示、来函与复函等）为一件，跨年度形成的可各为一件。

归档文件整理原则

遵循文件自然形成规律，维持文件之间的有机联系，区分不同保留价值，适应运算机管理的需要，便于保管和利用。

归档文件质量要求

一、每件归档文件均应齐全、完整。

对已破损的文件应予修整，笔迹模糊或易褪变的文件应予复制。

二、归档文件的纸张，书写、装订材料等应符合档案保护的要求。

用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格；

归档文件的笔迹应确保耐久性；

归档文件应无金属物。

归档文件整理方式

一、搜集

部门档案员将本部门今年度应归档的文件材料搜集齐全。

搜集时要检查归档的文件材料是不是准确反映团学活动的真实内容，归档文件质量是不是符合归档文件质量要求。

二、分类、排列

档案员按年度一问题一保管期限分类的，将归档文件材料按三个保管期限分开后，同一保管期限的，按时刻（或重要程度）前后排列，并尽可能将同一事由、关系紧密的文件材料排列在一路。

会议文件、统计报表、一项工作（活动）、一件情形、简报、刊物等成套性文件应集中排列在一路。

3、编号

档案员将归档文件依据分类方案排列顺序后，在文件首页上端空白处加盖归档章，逐件编号并填写相关内容。

归档章设有全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）等选择项。

归档章样式：

全宗号

年度

室编件号

机构或问题

保管期限

馆编件号

（1）年度：

文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。

（2）保管期限：

团学档案属于党群类，保管期限定为永久、按期两种，按期分为30年、10年。

（3）件号：

到学校综合档案室按照档案负责人要求填写相应的件号。

（4）机构或问题：

填上“DQ”。

4、编目

档案员将归档文件依据分类方案和档案室编件号顺序编制。

归档文件目录设置件号、责任者、文号、落款、日期、页数、备注等项目。

用纸幅面采用国际标准A4型。

（1）件号：

填写室编件号

（2）责任者：

制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或签名者。

（3）文号：

文件的发文字号。

（4）落款：

文件题目。

没有题目或题目不规范的，可自拟题目，外加“[]"

号。

（5）日期：

文件的形成时刻，以8位阿拉伯数字标注年月日，如。

（6）页数：

每一件归档文件的页数。

文件中有图文的页面为一页。

（7）备注：

注释文件需补充和说明的情形

五、装订

档案员将归档文件统一拿到学校档案室统一逐件装订（每份文件应去掉金属物）。

装订时，正本在前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

原件在前，复制件在后；

转发件在前，被转发件在后；

来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

利用装订的材料应符合档案保护的要求，且简便易行、本钱低廉。

每件归档文件可用缝纫踏线（沿装订线或左上角斜角踏线）或利用文件存档固定套固定归档文件，页数多的装订可采用三孔一线。

装订应不影响归档文件的阅读和复制。

六、装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写备考表置于盒内文件以后，项目包括盒内文件情形说明、整理人、检查人和日期。

盒内文件情形说明：

填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情形。

整理人：

负责整理归档文件的责任者姓名。

检查人：

负责部门分管档案工作领导人签名。

日期：

归档文件整理完毕的日期。

归档文件目录应装订成册并编制封面。

归档文件封面包括全宗名称、年度、保管期限、机构等项目。

三、档案借阅办法

1.各部门能够按照工作需要向办公室借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。

借阅档案必需有证明，各部门副部长、干事，借阅资料要征得部长同意，并由部长以书面形式告知办公室，由办公室同意后方可借阅，没有证明的一概不予借阅。

借阅档案必需进行记录，记录时应注明借阅人姓名、部门、借阅的内容、时刻、记录人等，做到责任落实到个人。

2.各部门借阅文件后，应维持文件的完整、清洁、不得在文件上乱涂乱写，而且应及时归还，遗失应作出书面检讨，办公室会作出相应的警告、批评，并在每一个月考评成绩当中扣去相应的得分。

3.复制文件必需征得团委办公室的同意。

4.团委外部门借阅校团委工作档案的，需向团委办公室提出书面申请，并经管理档案者签字同意后方可。

5.团委办公室的对外借档案应做好外借记录（包括编号、内容、时刻、借阅人员的个人资料、记录人员），外借期限为一周。

6.学期末清算档案，向未归还档案的借阅人催还档案。

注:

文本格式严格参照：

甬红评建字〔2011〕5号“关于规范学士学位授权单位与授权专业评建材料文档格式的通知”

甬红评建字〔2011〕5号

关于规范学士学位授权单位与授权专业评建材料文档格式的通知

各部门：

为使我校学士学位授权单位与授权专业评估材料的搜集与整理工作规范化，现将评建材料中需撰写的材料文档格式通知如下：

一、目录规范

（一）评建材料目录的设置

评建材料目录共分五级：

一级目录：

《宁波大红鹰学院学士学位授权单位评审材料指标体系》中的一级指标。

二级目录：

《宁波大红鹰学院学士学位授权单位评审材料指标体系》中的二级指标。

三级目录：

《宁波大红鹰学院学士学位授权单位评审材料指标体系》中的主要观测点。

四级目录：

为说明“主要观测点”的一些大的方面所需要的支撑材料目录。

五级目录：

为说明“四级目录”所需要的具体的支撑材料，即为说明“主要观测点”的一些大的方面所需要的支撑材料目录，材料目录一般分解到五级即可，不要再分到六级目录，不然装订时不便于彩页分割。

二、文字材料格式

（一）材料用纸

1.纸型：

采用A4型（210mm×

297mm）,行间距：

固定值26磅。

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