酒店采购工作程序与流程文档格式.docx
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具体执行顺序如下:
使用部门负责人→库房主管→成本会计→财务负责人→总经理→采购部
1、各部门负责人需根据部门日常消耗测算出下月月度采购计划，于每月20日报库房校核。
2、库房将各部门月度采购计划汇总，结合库存物资合理储备量编制库存物资常备物品采购计划并上报（可参照中软库存系统）。
3、成本会计审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划储备量设置是否合理。
4、财务负责人审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划是否超出部门本年度预算，并对设置原则进一步分析合理性。
5、酒店总经理对月度采购计划拥有最终的审批权。
6、采购部依据审批后的采购计划执行购买，有合格供应商的通知供应商送货，没有合格供应商的连同使用部门共同调研筛选后上报审批，确保次月10日前到货。
*计划外采购程序
具体执行程序如下:
使用部门负责人→库房主管→采购部→财务部负责人→总经理→采购部购买→收货
"
采购申请单"
应一式四份（见附件一:
《采购申请单》）
第一联、采购部存档
第二联、申请部门留存
第三联、财务全面把控
第四联、仓库部门使用
各流程负责人职责如下:
1、申请部门负责人:
应根据自身部门消耗与储备情况酌量填写，并注明所需物品的详细名称、规格、质量、所需数量、用途、申报原因等，确实有必要购买，方可签字确认。
2、库房主管:
应仔细审核部门所填写的物品采购单，若库房有存货或有替代品应及时通知使用部门让其领货。
避免浪费，然后签字确认。
3、采购部:
对部门提供的采购单要迅速组织相关负责人调研，价格与质量要经使用部门确认后上报。
采购单上要明确写明三家的报价及联系人、联系方式，然后部门经理签字向上一级传递。
4、财务负责人:
对采购部送来的采购单进一步分析，看是否超出本年度采购预算，签字确认送至总经理审批。
5、总经理:
对采购单有最终审批权。
6、采购部:
根据最终审批下来的采购单组织购买。
7、库房部:
库房部依据审批下来的采购单与使用部门、采购部三方共同验收货物。
对于供应商送交库房物品，库房部应予详细核对，对不符合要求的物品。
绝不允许收货。
*紧急采购程序
原则上酒店不允许紧急采购，除非极为特殊的情况。
但紧急采购必须严格遵守相关制度与程序，具体程序如下:
1、紧急采购适用范围:
重要接待、工程抢修、突发事件等不可预见性事件或总经理认为紧急采购的物品。
2、有关紧急采购必须先通知财务负责人和总经理，若总经理不在时须报知值班经理，并获得签字同意。
3、在采购部当班期间，紧急采购原则上交由采购部执行。
使用部门填写采购单（标注紧急采购事由）后交采购部。
接到紧急采购任务后，根据采购分工，由采购经理安排采购事宜。
（1）对于库存商品，有固定供应商送货的，马上通知供应商送货。
（2）需要外出购买的，直接拿备用金购买。
如金额较大，使用部门填写借款单，交财务负责人和总经理签批后采购部取现金购买。
物品买回后补填采购单交库房填写价格，报账时附上。
4、在采购部非工作时间内，紧急采购可由使用部门实行，但必须严格遵守相关制度和程序。
5、使用部门在收到货物时需记录注明收货名称、数量、规格及收货时间，并经部门负责人批准后尽快转给库房。
若库管员当班，应通知库管员验货。
6、紧急采购的《采购申请单》需事后12小时内及时送交部门负责人、采购经理、财务负责人和总经理补签。
7、所有紧急采购相关的财务程序必须在3个工作日内上报并审批完毕，借款人应确保紧急采购发生的款项在5个工作日内偿还，否则财务部将会按相关制度执行处罚。
*食品原材料采购程序
蔬菜、水果、肉类、水产等鲜货类执行直拨物资采购申报程序
1、厨房报单员每天根据营业情况及库存物资情况确定次日所需物资品种及数量，详细填制"
每日市场采购单"
（见附件四:
《每日市场采购单》）并交厨师长、餐饮部负责人签字（若厨师长不在时，需指定授权人）。
2、厨房报单员在下午4:
30点前应将签批后的《每日市场采购单》交采购部，逾期未将《每日市场采购单》送至采购部，采购部将不予订货。
若要补充当日晚餐所需部分物资时，需将补充申请单于当日下午1点前报采购部。
3、"
具体执行流程如下:
使用厨房提单员→厨师长→餐饮部负责人→采购部→通知供货商直接供货
应一式叁联，第一联采购部存档，第二联收货部使用，第三联使用厨房留用。
4、各流程负责人职责如下:
（1）厨师长:
仔细检查各个冷库、菜库，根据存量在采购单上明确所需食品的名称、数量、规格，避免浪费或者不足。
若特殊食品要写明具体品牌，在采购单上签字确认。
（2）餐饮部负责人:
应根据实际消费倾向情况审核食品原材料订货量，避免食品储备不足或超量储备，然后签字确认。
（3）采购部:
先审核餐饮部送来的采购单，看是否有特殊商品需单独购买，然后及时通知供货商明早送货。
（4）供货商:
接听到采购部的订单电话后及时备货，确保食品质量，保证及时供货。
*食品原材料类询、比、定价程序
1、询价地点:
各单体酒店所在地及周边一级批发市场。
2、询价、定价人员:
采购部牵头，协调财务部、厨房或员工食堂各指定专人负责参与询价工作。
制定价格时，由参与询价人员共同谈判制定。
务求准确、公正以维护酒店利益。
具体流程如下:
供应商报价→询价→核价→议价→定价→执行。
3、基本报价:
每月1日、每月16日为供应商报价日，要求供应商对其负责的项目进行报价，并对部分遗漏单品进行补充。
4、询价:
每月2日、每月17日为市场询价日，财务成本会计、餐饮部厨师、食品采购员到酒店及周边一级批发市场进行调查及询价，并要有询价记录。
5、核价和议价:
根
据市场调查后的情况，由采购部经理、财务负责人、餐饮部负责人共同与供应商再次进行核价、议价。
6、定价:
（1）定价原则:
酒店采购定价不高于市场批发价格。
（2）每月3日、18日召开定价会议，确定采购定价。
（3）确定最后价格后，由厨房厨师长、采购部经理、餐饮部负责人签字确认，财务部负责人审核，总经理审定。
7、执行:
将最终审核后的价格交财务部执行，财务部、采购部、餐饮部、库房各留一份价格清单进行存档。
8、核价周期:
（1）干货、调料、冻品、粮油、酒水:
定价周期为一个月一次，每月17日为询价执行日。
经单店总经理签字确认后于每月20日早8点前将定价单上报管理公司采购部，定价周期为本月20日至下月19日。
（2）蔬菜、水果、禽类、肉类、海鲜类:
定价周期为一个月两次，每月2日、17日为调研日。
经单店总经理签字确认后每月5日、20日早8点前将定价单上报管理公司采购部，定价周期分别为本月5日至本月19日、本月20日至下月4日。
*固定资产采购程序
各酒店在编制年度财务预算时确定下年度固定资产购置计划，报管理公司及地产总公司批准后，按照计划购置固定资产。
预算范围内的固定资产购置，由拟购部门申请固定资产购置，财务部门审核，酒店总经理、管理公司审批后，由采购部统一购置。
不可预见的计划外购置固定资产，可以追加购置计划，经酒店、管理公司及地产总公司批准后采购。
严禁未经批准的预算外资产购置行为。
1、固定资产购买
采购部在购买固定资产前应进行多轮询价、议价，提供固定资产询价单，询价单列明至少三家同类同规格产品价格信息，坚持同等质量比价格，同等价格比质量的原则。
询价单要附经使用部门确认的多轮报价、谈判记录。
经财务核实后交使用部门确定所需资产，采购部按使用部门要求办理采购业务。
2、固定资产验收
购置的固定资产由资产使用部门和财务部负责实物验收，验收合格的固定资产验收单由经办人、验收人、主管领导签字确认后，连同固定资产购置申请、购置发票交财务部门办理报账事宜。
酒店财务部根据验收单登记固定资产明细表，表上记载资产名称、规格型号、单价、购入日期、保管部门和存放位置等（见附件五:
《固定资产明细台账》）。
此表作为备查账，方便酒店年度固定资产盘点和资产调拨、报废等工作。
*印刷品、宣传类物品采购程序
1、定样
（1）需求发起部门要确定印刷品的内容。
酒店所有印刷品的式样、格式需经营销部美工制定稿样。
（2）美工的印刷稿样需交需求发起部门负责人签字认可。
（3）有关酒店经营事项的重要稿样，还需经酒店总经理在稿样上签字审批，并报批酒店管理公司。
2、申购
（1）需求发起部门填写采购申请单，申请单要求附美工稿样、品质要求。
（2）采购部经理根据附有美工稿样的申购单签字审批，并按程序办理审批手续。
3、下单
根据已审批的印刷品申购单，采购部联系印刷商并提供稿样给印刷商。
采购部应协调过程中沟通和打样，经美工认可并在样品上签字，方可通知印刷商印刷，保证印刷商按期交付。
4、收货
（1）美工、申购部门、采购部根椐印刷品申购单以及相关部门签字审批后的样品予以验货。
（2）对于供应商送交库房的印刷品，收货部应予详细核对，对不符合要求的印刷品，绝不允许收货。
5、对于过程中品质把关不严，造成低质物品进店，由各个环节相关人员承担责任与损失。
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