科技档案管理规定Word格式文档下载.doc
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1目的与范围
2术语
3职责
4规定内容
5质量记录
修改状态
修改条目
修订内容及说明
修改人／日期
验证人／日期
为确保本公司工程设计中形成的科技文件资料在收集、归档、编目和提供利用等方面的质量，特制定本制度
2术语
2.1科技档案
是指在科技活动中直接形成对国家和社会具有保存和利用价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
2.2科技文件
是记录和反映科技活动的文字、图表、声像等科技文件的总称。
科技文件归档后才成为科技档案。
3职责
项目管理部是科技档案的归口管理部门，其管理科技档案的职责，管理的内容和要求，见《质量手册》的文件和资料控制程序。
4规定内容
4.1科技档案的形成与归档
4.1.1科技档案的形成
（1）科技档案是设计项目、科研项目的不同阶段设计研究过程中形成的具有保存价值的、应归档的各种技术文件材料。
（2）科技档案的形成、积累、整理和归档要纳入计划、技术、质量管理，作为工程技术人员的岗位职责。
（3）科技档案的形成、积累、整理必须有专人负责
4.1.2科技档案的归档
科技档案材料的归档，就是把我公司在设计及科研工作中形成的，具有保存价值的科技文件材料，按照一定的制度和要求，收集齐全、完整、系统整理，移交给档案室。
4.2归档范围
（1）.工程的依据性文件材料
a）上级指示性文件（上级下达的计划、批复、有关领导指示讲话等）
b）项目申请报告、批复及来往函件
c）项目的可行性研究报告及附件
d）设计任务书、协议书、委托书、合同
e）设计方案及审批材料。
（2）.工程基础性文件材料
a）工程坝址选择报告
b）水文、气象、地理、地震、环保、地勘和交通运输资源、社会经济及调查报告
c）征用土地申报、审批以及拆迁协议或合同。
（3）.工程设计文件材料
a）初步设计阶段的文件材料，扩大初设、技施设计及招标设计文字说明书及全套图纸及资料
b）设计计算书，工程概预算
c）施工设计全套图纸及资料
d）设计完工报告、设计回访报告
（4）施工竣工验收文件材料
a）设计变更通知单、修改记录
b）重大质量事故报告和处理结果、补救措施
c）工程竣工图、工程质量鉴定报告、竣工技术总结、竣工验收会议纪要或记录
d）工程决算
e）竣工报告，交工验收证书
（5）工程使用过程中，发现的问题及处理结果，工程维修、扩建和改建加固的全套文件材料。
（6）其他技术档案
a）翻译文件
b）本公司基建工程（宿舍、锅炉房等）设计、施工文件
c）科研成果报告、论文、科研成果获奖证书、奖状、贺电等
d）参加技术会、国内、国外考察、公出收集的技术资料
4.3.归档办法
（1）.科技档案材料形成较少、工期时间短的，可以在一项设计、科技生产活动结束后，全面整理一次性归档。
（2）.科技档案材料形成较多、工期时间较长的，可以采用阶段性归档，待整个工作全部结束后，全面整理一次性归档。
（3）.子项组成归档，如施工详图阶段可按子项组成、保管单位，随时归档。
（4）.按年度组成归档，对自然现象观察、观测的活动（水文资料，测潮资料等）保管单位可按年度归档。
4.4归档要求
4.4.1归档的科技文件底稿有手写的和打印的两种，手写的要用统一的方格稿纸、计算用纸，字迹要工整、清楚；
用计算机打印的必须归档带有手写修改痕迹的最后定稿。
题名要标写确切，同一工程的题名在专业用语上应保持一致，同一类型工程的题名在专业用语上也应力求统一。
科技文件上必须有责任者、校核者、审查者、审定者、批准者的签字，并注明日期。
4.4.2归档的透明底图必须按国家标准GB/T14689-93《技术制图图纸幅面和格式》规定的图幅规格绘制，图题要写明工程名称、确切的图名、制图日期、图号，图边要用缝纫机轧好。
设计者、校核者、审定者、描图者等签名要齐全。
成套的图纸要有图纸目录，地形图要有索引。
蓝图要按A4图纸幅面折叠，右下角露出图题。
归档底图目录格式如下：
工程项目名称
序号
图名
图号
1
目录
2
3
.
注：
从序号2开始按图顺序依次排序
4.4.3归档的地质资料，必须以一个工程项目为整理单位，包括地质平面、剖面、柱状图、有关实验成果及其他资料，并要有详细的目录。
4.4.4测绘资料按施测工程项目归档。
归档的地形图要有透明图，并要有图幅索引；
各种外业记录和计算书上的各项内容，如施测工程项目名称，施测日期、记录者、计算者、校核者、负责人、页次等都应认真填写齐全。
4.4.5计算书应在各阶段规划、设计及工程完成后分阶段整理归档。
4.4.6科技文件底稿的手工书写、批改和签发，必须使用蓝黑墨水、碳素墨水等耐久性材料书写，不得使用铅笔、圆珠笔、彩色笔、复写纸等不耐久材料书写。
4.4.7归档的工程技术声像资料应是原版、原件。
底片、明片文字说明要配套，底片与明片的影象要相符，互相联系的照片不能分离；
录音、录像资料须归编辑合成的成品，录制的内容要符合实际并辅以必要的文字说明，录音录像带的盒面要粘贴标有能揭示内容文字的标签。
4.4.8归档软磁盘、光盘等介质的电子文件时，必须注明形成文件时使用的程序名称及其版本号，计算机、打印机的机型等软硬件环境。
4.4.9归档技术文件，要准确划定密级、保管期限。
4.5归档份数
文字报告归档时收原始手稿或计算机定稿一份、打印件二份；
计算书原稿一份；
图纸：
底图一份，蓝图一份；
声像、磁性资料；
照片的底片、明片各一份，录音录像带一份，软磁盘一份。
。
4.6归档手续
规划、设计成果产品由项目负责人填写《规划、设计文件及交流资料分发单》，按分发单要求，项目管理部负责产品的公司内分发，成果的主要完成部门负责产品的公司外分发。
归档的科技文件，应以一个工程为单位或专业为单位由项目负责人到项目管理部办理归档手续（填写归档交接单，验收后，双方签字交接归档）以证明完成生产任务。
4.7科技档案的更改
4.7.1入库后的科技档案，需要更改时，由更改人填写《设计修改/变更通知单》，通知单写清工程名称，更改原因、更改内容，必须有编制人、审批人签字，更改后随时送交档案室，由档案室根据变更通知单的内容对库内科技档案进行调换或标识。
4.7.2更改较大的底图，应由更改人负责晒蓝图一份，将修改后的档案归档，撤出作废蓝图以保证底、蓝图的一致性。
4.8科技档案的统计
4.8.1科技档案的统计应以库藏档案为依据，准确、可靠、真实地揭示科技档案的数量和基本情况。
4.8.2统计的计量单位为卷、册、张。
4.8.3统计的内容包括：
数量、鉴定情况、保管情况、利用情况及利用效益等
4.9科技档案的鉴定与销毁
4.9.1科技档案的鉴定工作要在主管档案工作的公司总经理和总工的领导下组织鉴定小组进行。
4.9.2当科技档案超过保管期限确无保存利用价值时，经过鉴定小组鉴定由档案室造册登记提出销毁意见，报送主管公司总经理和总工审批。
4.9.3销毁科技档案由档案室和保卫部门负责执行，实行二人监销规定，监销人员要在销毁清册上签字（盖章）。
销毁清册归档保存。
4.10科技档案的保管与利用
4.10.1档案库房要排架科学，便于查找和利用，并做到“七防”（防火、防盗、防光、防尘、防潮、防高温、防有害生物）。
4.10.2科技档案中的底稿、底图等正本档案不外借
4.10.2本公司职工借阅科技档案，可根据工作需要调档，待工作结束后及时返回项目管理部，以防影响他人使用
4.10.3外单位人员利用档案只准查阅，不与外借。
查阅档案应持所在单位正式介绍信（必须注明持信者的身份、查阅档案的目的和范围，否则不与接待），并由本公司经营管理处签署查阅范围，公司保密委员会主任批准，方可到档案室查阅。
对外单位利用档案实行有偿服务。
4.10.4档案利用人员要维护档案的安全与完整，要求做到：
不准私自涂改、拆散、抽取、损坏档案。
不准擅自出版、公布、复制和摘抄档案资料。
不准将档案转借外单位。
不准私自携带档案资料外出参观、旅游、探亲访友、办私事。
不准以任何理由对外泄露档案机密。
4.10.6档案借阅人员离退休和调离本公司时应及时办理档案清退手续。
4.10.7档案借阅人员发生4.10.3、4.10.4、4.10.5条款情况之一的，档案部门有权报请公司给予责任者行政处分和处罚，情节严重的要追究法律责任。
5.1《设计项目成果归档交接单》；
5.2《规划、设计文件及交流资料分发单》；
5.3《设计修改/变更通知单》；
5.4《设计产品顾客意见反馈表》；
5.5《技术标准有效版本目录清单》；
5.6《文件发放登记表》。
5.7质量记录按公司《质量记录控制程序》的有关要求执行。
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