办公室日常礼仪规范Word文档格式.docx
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2.男员工上班应穿着长裤,严禁穿短裤上班。
3.男士的衬衫衣领、袖口应保持洁净,衬衫钮扣必须扣整齐,不结领带时衬衫最多只可敞开领口向下第一颗钮扣。
4.员工上班不得穿着拖鞋进入办公区域。
5.女员工不得穿着露背服装、超短裙(即裙边距膝盖不得少于10cm)、奇装异服及过于透明的服装。
6.工作时间内,怀孕员工可着孕妇装或商务休闲装,但不得穿着不适合在公司工作时间内穿着的服装。
7.员工在上班时间佩戴工作证。
第三条行为举止要求
1.严禁不雅举止,如脚翘桌面、当众化妆、梳头等。
2.禁止随地吐痰。
3.坐姿端正,上班时间不得东倒西歪、趴桌睡觉。
4.站姿挺拔,腰部挺直、两脚并拢或自然分开不超过肩宽距离。
5.行走从容,避免脚步迟缓、拖拉,避免鞋跟发出太大声响。
6.上班时间不允许在办公区域进餐。
7.积极参与办公区域卫生清扫,桌面整洁有序。
第四条办公规范要求
1.同事间交谈、接听电话应控制音量,以不影响、干扰领座同事为宜;
进出门、开关抽屉应轻手轻脚,避免发出撞击声。
2.办公区域同事不在座位时,在办公电话响铃两声后,其他员工应主动接听,不得使电话长时间响铃。
3.保持办公桌面的整洁有序,垃圾要及时扔入纸篓,保密文件的草稿应及时粉碎。
4.工作时间不得串岗、不得闲聊(包括电话聊天、网络聊天)、不得登录与工作无关的网站。
5.工作时间非因工作需要不得从事听音乐、唱歌等活动,严禁玩电脑网络游戏。
6.电脑桌面应简单、健康。
7.较长时间离开工作岗位,应通知直接上级。
8.共享文件要放置统一位置区域。
9.提高成本意识,节约使用复印纸等消耗性办公用品,节约用水用电。
10.传真及对外文件,应用新纸打印。
11.下班离开时,自觉开闭电源、空调、门窗,将办公台面整理好,椅子放回办公桌下。
12.工作期间提倡说普通话,严禁说方言。
如违反以上条款,罚款5元/次,计入办公室公积金。
第五条基本礼仪指导
(一)接打电话
1.要选好时间。
打电话时,如非重要事情,尽量避开受话人休息、用餐的时间,而且最好别在节假日、下班时间打扰对方。
2.“3分钟原则”。
要掌握通话时间,最好先想好要讲的内容,以便节约通话时间,不要现想现说,通话一般不长于3分钟。
3.迅速准确的接听。
听到电话铃声,应准确迅速地拿起听筒,最好在三声之内接听;
4.通话之初,应先自报家门;
请受话人找人或代转时,应说“劳驾”或“麻烦您”。
5.声音清晰、悦耳、吐字清脆,应有“代表单位形象”的意识。
6.打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食。
7.认真清楚的记录。
随时牢记5WIH技巧:
①When何时②Who何人③Where何地④What何事⑤Why为什么⑥HOW如何进行。
8.挂断电话时,一般应当由打电话的一方提出,然后彼此客气地道别,说一声“再见”,再挂电话,不可只管自己讲完就挂断电话。
上下级关系时,上级先挂电话。
平级时,拨打方先挂电话。
(二)电话常用礼貌用语
1.你好!
这里是新疆庆华(党政综合办公室)。
2.我就是,请问您是哪一位?
……请讲。
3.请放心,我会尽力办好这件事。
4.不用谢,这是我们应该做的。
5.×
×
不在,需要替您转告吗?
6.这类业务请联系×
处(室)咨询,他们的号码是……。
(×
不是这个电话号码,他(她)的电话号码是……)
7.对不起,这个问题……,请留下您的联系电话,我们会尽快给您答复好吗?
8.您打错电话了,我是×
公司×
处(室),……没关系。
9.再见!
10.你好!
请问是×
吗?
11.我是×
部(室)×
,您怎么称呼?
12.请帮我找×
。
年龄大的称呼“王哥、王姐”。
党委政府称职务,不重点称呼副职。
公司企业称经理。
技术人员称“王工”
13.对不起,我打错电话了。
14.找集团领导的电话,统一转专职秘书处。
(三)接待礼仪
1.当有来访人员时,应马上放下手中的工作,向来客问候致意,协调办理。
上级来访,应起立。
2.明确对方身份、来访目的后,应立即处理或通报领导。
3.不能让来访者坐冷板凳。
如果自己有事暂不能接待,可请求其他人员接待。
4.来访者长时间等待,需准备茶水。
要将茶水放在临近客人的茶几上,同时要说“请喝茶”。
5.上茶先后顺序一般应为:
先客后主;
先女后男;
先长后幼。
茶水不宜斟得过满,以杯深的2/3处为宜。
6.认真倾听来访者的叙述。
要尽量让来访者把话说完,并认真倾听。
7.对来访者的意见和观点不得轻率表态,应思考后再作,对一时不能作答的,要约定一个时间后再联系。
8.对能够马上答复的或立即可办理的事,应当场答复,迅速处理,不要让来访者等待,或再次来访。
9.正在接待客人时,有电话打来或有新的来访者,应尽量请他人接待,以避免中断正在进行的接待。
10.对来访者的无理要求或错误意见,应有礼貌地拒绝,不要刺激来访者,以免使其尴尬。
11.要结束接待,可以婉言提出借口,也可用起身的体态语言告诉对方本次接待就此结束。
12.客人离开时,要起身相送。
13.客人离开后,及时整理接待室的卫生。
小车队参考制定。
党政综合办公室
二〇一二年八月三日
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