公文格式之页码的规范设置Word格式文档下载.doc

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图1wps字符间距设置

　　文档副标题用三号仿宋字体，副标题前加破折号，居中对齐。

　　受文单位，用三号楷体，两端对齐（图2），行首不缩进。

各单位之间用顿号或逗号隔开，最后加冒号。

图2WPS设置对齐模式

　　正文用三号仿宋，两端对齐，段首缩进两个字符。

可以输入两个全角空格，或四个半角空格。

但最好是在“段落”设置中设置“首行缩进”2字符。

在WPS文字中，如果段首输入了2个全角空格或4个半角空格，输入文字并回车后，会自动转换为段落首行缩进，并且下一段也自动按此设置，比较智能。

　　另外谈谈为什么用两端对齐而不是“左对齐”。

因为如果文字中要换行的位置恰好有标题符号或英文，办公软件用自动处理为英文单词中不换行，标点符号不会出现在行首。

另外，标点符号和英文、数字在文档中所占用的空间大小也不是完全一样的。

因此每行的字数就不会绝对一样多，如果采用左对齐，则文档右侧会显得不够整齐，而“两端对齐”则会自动调整文字间距，使左侧和右侧都比较整齐。

　　一级标题用三号黑体，序号一般用中文数字加顿号。

如果标题单位占一行，一般行末不加句号。

如果后面紧跟着正文，也就是标题和正文在同一段落中，则需要加句号。

　　二级标题用三号楷体，序号一般用中文数字加小括号。

　　三级标题用三号仿宋，序号一般用阿拉伯数字加顿号。

实际应用中也可用“一是”、“三是”这样的形式。

为了与正文相区别，三级标题可将字体加粗。

其他标题和正文一般不加粗。

一般而言，三级标题足够我们用了。

落款和成文日期，都是三号仿宋，在文档的中间偏右的位置。

在操作时，尽量不要用空格也调整位置，可以先居中，然后再用鼠标拖动标尺上的“首行缩进”滑块，即可将落款和成文日期调整到合适的位置。

另外，如果要插入当前日期，可以用快捷键Alt+I，然后再按T，选择中文日期格式并回车（图3），即可。

图3WPS设置日期好时间

　　主题词用三号黑体字，各关键词之间用一个全角空格隔开，两端对齐。

注意主题词之间的间距不要过大。

有些人喜欢让主题词布满所在行，这是不对的（图4下面两行）。

图4WPS效果预览

　　版记用三号仿宋，两端对齐。

　　主题词下面以及版记内容都要加下划线。

如果用系统提供的“下划线”功能，会出现两个问题。

一是下划线与文字之间的距离过近，二是主题词和版记的文字往往不足一行，没有文字的地方就没有下划线，因此需要在行末补足空格。

比较麻烦。

　　解决的办法，一是用表格的方法，把版记内容放到表格内，调整表格边框线风格，只保留需要的部分，其它部分用“无边框线”。

二是用文字边框，选中要设置的文字，在“格式”菜单中选择“边框和底纹”，然后在“自定义”中只设置下边框即可（图5）。

图5WPS设置边框

　　页码一般用四号宋体字，采用阿拉伯数字两边加短横线的格式。

如果是传真电报等单面打印的文档，可以将页码放在页脚的中间位置。

如果是红头文件，则需要将页码放在页脚文档的外侧，即单数页在右侧，双数页在左侧。

　　传真电报套打时，要注意首页。

　　一是发文单位、签发领导等内容，需要套打，可以用文本框来制作，并反复调试即可。

　　二是首页不显示页码，并多出了“联办单位”、“联系人”、“电话号码”及总页数等信息。

需要在页面设置中设置“首页不同”，然后再在首页中插入一个文本框，输入相关内容，将边线设置为“无”。

不需要报头一个文档，正文另用一个文档。