如何进行双向的沟通Word文档下载推荐.doc
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由图1可知,双向信息的沟通就好像双方打电话,一方的声音通过电话转变成电磁波发射出去,另一方的电话再将电磁波转变成声音可以听到,然后给对方一个回应或反馈。
即甲方发射信息,乙方接收信息并进行反馈,形成双向的一个闭路或循环,这个过程被称为双向的沟通循环。
沟通需要双向,只有双向信息才有可能是准确完整的。
否则,沟通就存在障碍,但中国传统文化更加喜欢单向沟通,这就为沟通埋下了一些基本隐患。
从沟通过程来看,相互之间要有来有往,才是有效的沟通。
2.沟通的四个步骤
通常来说,沟通包括四个基本步骤:
第一,发射或传递信息,引起对方的注意;
第二,对方接收信息;
第三,对方理解信息内容;
第四,按照信息内容行动。
如何准确地沟通信息
1.沟通的三大基本原则
具体来说,沟通具有三大基本原则:
第一,准确完整;
第二,迅速高效;
第三,简单易懂。
对于信息,宁可牺牲数量,也要保证品质、准确和完整性,不准确的信息毫无意义。
同时,信息要具有时效性、简单易懂。
很多跨国公司,在沟通过程中提出简单沟通法。
所谓简单沟通法,就是把信息浓缩到一张A4纸上。
如果是与上级沟通,要能够保证一分钟之内把简报说完,这叫做一分钟电梯沟通/表达法。
所以,要训练经理人能够把很厚的报告提纲挈领、突出重点地迅速说完,引发老板的兴趣,激发老板的需求,就像业务员一样,把老板、上级当成客户,向他做营销,这种营销式的沟通要在一分钟之内引发老板的注意,使老板在一分钟之内做出决定。
如果经理人的报告非常长,不能很好地浓缩,可以在第一页做一个摘要,但不要超过一页,通常建议半页纸长度,包含重中之重的东西,例如客户的核心需求、核心解决方案、重点投资回报率等,并用黑体字描出并加黑,要让领导翻开摘要就能够清晰地看到关键内容。
所以,沟通不是以数量来取胜,而是要有效。
要点提示
沟通的基本原则:
①准确(完整);
②迅速(高效);
③简单(易懂)。
2.周哈里窗分析工具
周哈里窗分析
在国际上,经理人需要训练准确地沟通信息。
按照周哈里窗理论,可以把沟通的信息按照自己和对方是否知道分为四个区。
如图2所示。
图2
周哈里窗理论对信息的分类
由图2可知,周哈里窗理论对信息的分类主要包括:
开放区。
即人们都知道的信息区。
隐藏区。
即自己知道别人不知道的信息区。
在国家法律里面,个人的隐私要得到必要的保护。
盲点区。
即别人都知道但自己不知道的信息区,这个区域也常常被称为“灯下黑”,也就是灯光可以照亮周围,但是灯的下面是黑的,常常看不到这个区域。
在现实工作中,经常出现管理者想知道的信息被屏蔽掉的现象,因为下级管理人员报喜不报忧,致使信息失真。
所以在企业当中,要建立上下级间畅通的沟通渠道和沟通机制,防止盲点区发生。
例如,企业可以一个星期召开一次总裁午餐会,听听一线基层员工的声音,知道工作当中的实际问题,并把所提出的问题分为三类处理:
一是需要马上解决的;
二是经领导商量后,缓一段时间解决的;
三是目前不能够解决,但会给出一个答复的。
总之,高层收集基层的信息要实事求是,敢负责任,不能捕风捉影,最好有书面报告,方便共同研究。
未知区。
即人们都不知道的信息区,这个区域可以交由专业人士进行研究。
在工作中出现信息未知区,有时表明沟通出现问题。
对于信息沟通,要注意扩大开放区、缩小隐藏区、消灭盲点区,其中反馈是消灭盲点区的手段。
反馈行为存在的问题
一般来说,中国人的反馈行为主要存在三大问题:
不主动。
即接收信息的人接收到信息以后,不主动进行反馈。
不习惯。
即信息发送方没有养成追踪对方是否接收到信息的习惯。
一般来说,除了专门用E-mail、QQ作为客户服务的岗位以外,如果遇到很紧急的事情要用电话联系。
不要求。
即上级给下级传达消息时,没有养成要求对方回复的习惯。
所以,管理者要准确完整地传达信息,要求具有反馈的程序和动作,要求对方做出回应,并且这个回应要求明确、具体、量化。