报销及付款管理制度Word文档下载推荐.docx
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吸尘器,洗地机等设备。
能源费
水费、电费、燃气等。
运输费
物流费、快递费等。
业务提成
根据公司的政策计算的项目提成。
营业外支出
与经营相关的罚款等。
公关费
因业务产生的一切公关费用
财务部
税金
营业税、个人所得税等。
银行费用
手续费、利息支出等
人力资源部
工资薪金
基本工资(保底工资、绩效工资)、补贴(餐补、夜班补贴、工龄工资)、计时工资(节假日加班、临时兼职工)、社会保险。
其他
职工福利费(如交通补贴、住房补贴、通讯补贴、职业培养书籍费、生日补贴、节假日福利等)、工会经费、教育培训费、部培训费等。
专业服务费
咨询费、办证、年审、律师诉讼费等。
办公费用
各类办公耗材、饮用水、文件快递费等。
员工活动
旅游、会议费、公司安排员工聚餐等。
保险费
各类保险:
意外伤残,公众责任险,财产险等。
业务招待费
购置礼品、餐费等等(招待外部人员)。
差旅费
如出差车费、餐费、住宿费等。
通讯费
办公室费、宽带网络费等。
外勤办事车费
如公交车费、打车费等
总部固定资产
总部购置办公桌椅、电脑及配件等
总部罚款支出等
备注:
(1)未涉及的特殊费用将由总经理根据实际情况单独指派归口部门。
2.2预算管理原则
2.2.1年度预算经审议批准后各部门应格按照年度预算进行开支,财务部将在预算期对预算执行情况进行监督、检查,并定期分析、考核。
2.2.2对临时发生的预算外经费或超预算费用,经办部门需向归口部门提交申请,由归口部门按公司的审批程序补报追加计划,根据审批权限规定,经批准后可执行。
第三章授权审批权限规定
3.1经济业务发生前授权审批
3.1.1根据业务发生时间先后分:
事前审批、非事前审批;
3.1.2事前审批是指经济业务发生前,需提报审批通过后,才能进行经济业务交易。
3.1.3非事前审批是指有的经济业务可以不需进审批,而由经办人员直接进行办理业务。
非事前审批项目如下:
序号
类别
项目明细
备注
1
委托收款
社会保险
贷款利息
水、电、气、能源费等
2
已签订合同
根据合同容固定支付,如设备的购置分期款等
合同已事前审批
3
固定或按固定比率计算的项目
税金、工资薪、贷款利息等。
4
按批准生效的制度执行
员工福利,如通讯、交通补贴等
5
零星费用
物流/快递费用
印刷单据表格、合同、名片、条幅。
员工桶装饮用水。
办公用品费
汽油费/停车通行费/过路过桥费
市交通费(员工外出办事)
参照相关制度执行
办公费、网络使用费
参照合同缴费
年检费、银行手续费
3.2报销及付款授权审批流程
3.2.1报销或付(汇)款审批流程如下:
3.2.1.1单次报销或付(汇)款金额800元及以的审批流程:
经办人——主管——部门负责人(部门经理)——财务
3.2.1.2单次报销或付(汇)款金额801-2000元之间的审批流程:
经办人——主管——部门负责人(部门经理)——分管领导(业务副
总)——财务
3.2.1.3单次报销或付(汇)款金额2001-10000元的审批流程:
总)——总经理——财务
3.2.1.4单次报销或付(汇)款金额10000元以上的审批流程:
总)——总经理——董事会会签审批——财务
第四章报销及付款流程
4.1报销及付款流程图
4.2报销及付款式
4.2.1主要通过网上银行转账支付,付款至外部单位,原则上以转账、支票式付款,个别特殊业务除外。
4.2.2使用支票结算,应自支票签发日十日入账,逾期无效。
4.2.3现金支付,部员工报销如需支取现金,须提前告之出纳备款并在报销单注明。
第五章报销及付款时效
5.1报销及付款时效
5.1.1费用报销时效性
为遵循《企业会计准则》和相关财务会计制度的规定,正确、合理核算各期损益,当期发生的费用应当期报销,具体原则如下:
5.1.1.1费用类业务报销时效:
原则上应在费用发生后三个工作日报销(差旅费应在返程后五个工作日),最迟不得超过10个工作日;
当年发生的费用要求在年底12月31日前报销,由于特殊原因不能及时报销的,应由各部门汇总应报销费用明细总额,上报财务部作为计提费用的依据,并且在次年1月15日之前将原始票据整理粘贴好到财务部进行报销;
5.1.1.2员工月固定如交通补贴、通讯补贴等以报销形式体现的福利,应在每月24日前报销;
5.1.1.3预付款业务报销时效:
以预付款式发生的经济业务,原则上应在接收物品或服务后5个工作日报销冲账。
5.1.1.4月结付款业务:
通常情况按合同约定的付款日期进行支付,但各部门应将本月所接收的物品或服务按发生时间、实际接收数量、合同约定单价、金额等进行明细汇总,并于月末最后一天提交至财务部,以便作为存货、成本入账的依据。
5.1.1.5所有原始凭证必须为原件
5.1.2财务部受理时间
各部门将费用报销单/付(汇)款申请单交至财务部的时间为:
一至三。
5.1.3付款期:
审核原始票据及付款信息无误后3-5个工作日,特殊情况另行通知;
5.1.4付款时间:
对完成审批流程的报销或付(汇)款申请于每五进行付款。
如违反上述规定,财务部有权拒绝办理。
第六章员工借款
6.1借款条件及额度
6.1.1借款额度不超过人民币3000元;
6.1.2因发生的地点、场所不固定无法确定固定的业务往来单位,如差旅费、业务招待费、新项目考察、员工活动费、停车费,加油费、过路费等;
6.2备用金借款
6.2.1定额备用金:
公司人员因业务需要,需频繁使用现金,可申请
定额备用金;
6.2.2员工调动、离职、降职、停职前,必须先到财务部归还备用金,可办理相关变动手续。
如未及时归还,财务部可以通知人力资源部在其工资中直接扣除。
6.3临时性借款
6.3.1临时借款:
是指员工因公出差发生的食、住、行等费用,或者备用金不足以支付的特殊事项。
例如差旅费、新项目考察、员工团体活动等。
6.4管理规:
6.4.1因出差而需临时性借款,需附审批后的《出差申请表》原件,并根据批准额度填写借款单,财务根据审批同意的借款单据办理借款;
6.4.2借款原则上以通过网上银行转账支付,如因特殊情况需支付现金请在借款单中注明;
6.4.3所需现金金额超过人民币3000元的需提前一天通知财务部,以便备款;
6.4.4借款人须在业务办理完毕后三个工作日完成报销或退还借款手续;
6.4.5定额备用金必须于每年12月31日前办理退还手续,并根据业务需要重新审批办理;
6.4.6员工借款账龄不得超过30天,如有特殊原因可适当延长,超过60天(特殊情况除外),财务部将通知上级主管,并在当月工资中扣减,直至扣完为止;
6.4.7原则上,借款管理执行“前款不清,后款不借”的规定。
6.5借款单据填写规:
6.5.1公司员工借款时统一填写公司印制的《借款单》;
6.5.2《借款单》联以及用途:
6.5.2.1《借款单》一式三联,第一联:
付款凭证联;
第二联:
结算凭证联;
第三联:
结算回执联;
6.5.2.2付款凭证联:
财务付款及会计挂借款人借款处理的原如凭证,禁退还借款人;
6.5.2.3结算凭证联:
借款人报销或还款时的原始凭证;
会计根据此联做账冲销借款;
6.5.2.4结算回执联:
借款人报销或还款时,此联给借款人,作为结清借款的原始凭证;
6.5.3《借款单》填写要求:
6.5.3.1统一用黑色签字笔填写,字迹公正、清楚,禁草写;
6.5.3.2日期行栏:
填写借款当时的年月日;
6.5.3.3资金性质栏:
填写付款式,即你希望的是转账还是现金,如果转账需在此处注明开户名、开户行、账号等详细信息;
6.5.3.4部门栏:
填写借款人所在部门;
6.5.3.5项目明称栏:
如果借款事由为处理工程项目业务,此处填写工程项目的具体名称,否则此处为空;
6.5.3.6预算科目栏:
此栏为空,统一以员工借款挂账,报销还款时冲销;
6.5.3.7借款理由栏:
填写借款的具体事宜,如:
X月X日X事到X地出差,X季度员工活动,定额备用金等等;
6.5.3.8金额栏:
填写借款的具体金额,大小写必须一致;
出差的,金额须与审批后的《出差申请表》一致;
6.5.3.9付款凭证联最右下角的领款人必须填写,领款人名字必须与员工身份证上的姓名保持一致;
6.5.3.10结算凭证联和结算加回执联:
填写借款单时,借款人必须填写此两联中的日期、姓名、金额、用途等事项且与付款凭证联系保持一致;
其余额待报销或还款时分别由出纳和借款人填写;
第七章付款(结算)业务
7.1适用条件:
适用于公司与外部业务单位发生的金额确定的经济业务。
7.2付款(结算)业务分类:
直接结算业务、预付款业务
7.2.1直接结算业务是指根据合同约定,在经济业务发生后,根据实际验收情况结算付款的业务;
此类业务结算时填写《付款结算申请单》。
7.2.2预付款业务是指根据合同约定,在经济业务发生前,需要按进度预先支
付部分款项,在业务验收完成后结算的业务。
此业务在预付款时填写《预付款申请单》,预付款业务发生验收完成填写《预付款结算单》,以冲销已预付的款项。
7.3管理规
7.3.1采购业务
7.3.1.1采购预付款业务,付款时须提供的原始单据包括但不限于:
审批通过的采购订单原件、合同原件或扫描件;
7.3.1.2直接结算类采购业务,结算时提供的原始单据包括但不限于:
合同(扫
描件)、发票、加盖对发票专用章或公章的发货清单、经审批的采购订单、收货人签字确认的收货单。
7.3.1.3预付款业务须在货物验收入库后10日完成结算,冲销预付款,提供
的原始单据包括但不限于7.3.1.2条除经审批的采购订单外的原始凭证;
7.3.2资本性支出
7.3.2.1资本性支出:
是指单件金额在2000(含)元以上且使用寿命1年以上的固定资产支出;
7.3.2.2预付款业务,首次预付款时须提供的原始单据包括但不限于:
合同原
件或扫描件、事前审批单、合格发票等;
7.3.2.3直接结算业务付款时须提供原始凭证包括但不限于:
事前审批单、合同原件或扫描件、资产管理部门验收入库、合格发票、采购清单;
7.3.2.4预付款业务,资产采购经办人应在资产验收入库后10日完成结算,冲销预付款,须提供的原始单据包括但不限于:
资产管理部门验收入库单、合格发票、资产采购清单;
7.4单据填写规
7.4.1预算业务在预算前小格划“√”,反之在预算外前小格划“√”;
7.4.2支付式:
填写付款的式:
现金、支票或转账,原则上公司均以转账式支付;
7.4.3收款单位:
公司名称、开户银行、账号与合同、发票保持一致