接待参观流程图Word格式.docx

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1.4、资料稿件准备确认

1.4.1根据每次接待的不同以及需要准备：

汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。

1.4.2办公室负责准备国旗、牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。

1.4.3产品参数表、样品等，应事先与相关人员联系以确保无误。

1.4.4重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》，呈总经理、副总经理及市场部经理。

1.5、成立接待小组（详情参见附件二）

根据每次接待情况的不同，组建接待小组。

1.5.1接待接口人：

统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递。

1.5.2接待助理：

制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待。

1.5.3接待负责人：

对此次接待效果负责；

需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。

1.5.4各环节具体负责人（例如：

宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行政部；

讲解人员——技术支持部；

等等。

）

2、接待来访前期准备工作

2.1、吃、住、行安排（详情参见附件三）

根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火车）。

2.2、制定参观路线

2.2.1根据来访前确认的相关信息，制定参观路线。

2.2.2根据我方希望展示的方向，制定参观路线。

2.2.3根据来宾要求制定相关参观路线。

2.2.4绘制参观路线图/参观路线流程。

2.3、公司整体布置（详情参见附表二）

2.3.1外部：

①欢迎横幅

②指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等）

③花篮/植物绿化

④KT版签名墙

⑤红地毯

（以上信息可以根据每次具体来访而定）

2.3.2部：

①红地毯（按照参观区域布置红毯）

②植物/花盆装饰

③果盘/茶水/咖啡

2.3.3特殊：

①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。

②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。

③会客室——果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟（烟缸）、打火机等。

（以上信息可以根据每次具体情况而定）

2.4、采购接待所需物品（详情参见附表二）

根据每次接待活动的实际情况而定。

操作流程：

①接待小组提出一定诉求；

②行政部门制作预算报价呈批；

③行政部获批后进行采购；

④根据要求进行布置/装饰。

*消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等）

*循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等）

*特殊用品（机器设备等）

2.5、员工面貌整理（详情参见附件四）

统一要求全体员工职业装接待。

2.6、人员安排（详情参见附表二）

2.6.1调配人员（整体调控各项事物的顺利进行，例：

总经理助理、接待助理、接待配合部门经理等。

2.6.2各环节负责人

2.6.3礼仪人员

2.6.4其他人员

3、接待来访当日具体工作

3.1、车辆待命

根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策划）。

3.1.1车辆等级：

①一级——高级接待

*高级商务车（丰田三花、奔驰商务等）。

*高级轿车（奔驰、宝马等）。

②二级——中级接待

*中级商务车（别克商务、日产商务等）。

*中级轿车（雷克萨斯、大众等）。

③三级——普通接待

*普通商务车（东风商务车、江淮商务车等）。

*普通轿车/打车。

3.1.2机动车辆：

安排一到二辆随即车辆，应对突发状况。

3.2、设备调试

产品设备调试：

①第一阶段：

定下来访计划后，根据计划所需展示的产品，进行调动与调配。

②第二阶段：

来访前一天，最终设备调试。

③第三阶段：

来访当天，进行最终设备确认。

3.3、工作人员到位

①接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。

②接待当日，所有参与接待人员提前到岗。

③最终确认每项环节的安排，防止出现纰漏。

3.4、领导会晤

①陪同人员参与会晤（接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等）。

②会晤期间，所有接待人员待命。

3.5、结束送行

①根据身份确定规格而定。

（一级客户送至公司门口、汽车旁。

二级三级客户送至公司门口等）

②送行至门口或车旁挥手致意，方可离开。

4、接待来访后期总结工作

4.1、回访、后期跟进

接待小组/具体项目组执行：

4.1.1接待活动结束后一个星期，给予对方回访，查看此次接待的反响，以及客人的意见。

4.1.2对于会议上提出的相关问题进行跟进并执行。

4.2、总结会议

4.2.1接待活动结束后，所有参与此次活动的重要职能部门参与总结会议。

4.2.2总结并记录此次接待活动的利弊。

4.2.3成员们提出，对于日后接待活动的意见，并逐渐修正完成各项具体流程。

4.3、总结整理资料留档

4.3.1接待小组收集每次接待的相关资料以及图片，整理归档。

4.3.2相关部门收集整理接待相关资料以及图片，便于后期业务跟进。

5、特别注意事项（详情参见附件三）

6、原则特别申明

接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意，接待中既要熟练介绍公司情况，又要外有别，严守本公司商业，对不宜对方摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

【结束语】

兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司特制订本规定，此规定从颁布之日起执行，请各部门员工严格按照规定执行公司接待事务。

附件一xxx客户来访接待流程图

注：

1、为接待部门执行，为接待小组执行。

2、为需要才执行的流程，为必须执行的流程

附件二

xxx客户来访接待人员职责说明

一、接待接口人

1、处理接待信息

一般有两个来源：

一是客人直接向管理工程部提出；

二是对接客户人员提出的接待需求。

并要有相关领导批准，并对其要求参观交流的容进行审查控制。

2、确定接待负责人

根据来访容协调确定接待负责人及接待助理，并向接待负责人及接待助理提供申请方的基本信息及联系方式。

3、归档保存接待记录

接待接口人归档，建立客户接待信息库，对其中有价值的信息知会相关领导。

每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况，作为工作考核参考。

4、资料维护

负责组织对交流资料的维护。

每半年检查更新一次，督促各资料编写人更新容。

要符合公司宣传策略，把好信息关。

二、接待助理人

1、进行接待安排

①制定详细接待计划。

②确定来访的议题及来访时间、地点。

③明确双方与会人数、人员、职位。

④作好接待日程安排及议程安排。

⑤与接待负责人确认此接待计划。

⑥礼品资料准备。

⑦会议准备。

⑧填写任务令及工作联络单联系相关部门准备。

2、接待工作记录/意见反馈

①填写《接待记录》，记录会谈的容、来访人员的信息资料等。

②接待后组织会议，收集意见。

三、接待负责人

实施接待：

主持接待，按接待议程陪同客人参观，为客人讲解与客人交流。

附件三

xxx客户来访接待注意事项

一、接待注意事项：

1、接机

①举的牌子应该有公司名、人名和欢迎辞。

②客人来了要主动接行，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。

③接机的车子要按生意情况和来人官阶来定。

2、吃饭（根据情况选定餐厅）

饭桌上谈生意是中国的特色。

顾客定方向，主人定消费额度。

菜的个数应该比人数多一道，酒水占总金额的40%。

问过客人之后再定餐厅，菜可以先点好，依照客户进行小改动。

3、酒店

根据客人需求和级别来订酒店。

（三星——五星）具体方案由行政部制定。

二、特别注意事项

4、送礼

送礼；

酒店是最好的地方。

1.一二级客人可以旁敲侧击询问他家里的情况，谈到最多的人就是送礼对象。

2.三级客人应先用小礼物试探一下，再用大概两倍于它的工资的钱活动。

5、合影

这是大部分民营企业忽略的一点。

即拍即印，再配上高档相框的合影也许会让客户收藏一辈子。

6、必要摆放

在客户座位前应该有名牌，包括公司和，如果官位比较大也要写上职位。

还要笔记本，有关公司的书面资料等。

7、幻灯片

对于公司的历史要简明扼要，而关于两公司的合作历史要详之又详。

对于自己满足客户的能力要着重介绍，一定要真实，但不用什么都说。

8、参观厂房

在顾客来之前就要准备演示，需要有人通知客人即将参观的车间，而且要专人展示（只展示基础的东西）。

但核心技术要说的比较深奥，而且没必要展示。

9、反馈

在最末一次餐饭上，一定要问一下宾客他们的感受，一个为了改善自我，另外也为了了解情况。

附件四

xxx客户来访接待人员着装要求事项

一、男士：

1、衬衫、领带、西装（成套）、皮鞋。

2、不需留长发、蓄长须，留长指甲；

整体仪表干净整洁。

二、女士：

1、职业套装/套裙、正装连衣裙、衬衫一步裙/西裤、丝袜（肉色/黑色）高跟鞋（3—5公分适宜）。

2、换淡妆、头发整洁（尽量要求扎发或者盘发）。

三、禁忌：

怪异造型/发型、夸首饰、浓妆艳抹、松糕鞋、衣着暴露等。

附件五

xxx客户来访接待参观指引

一、礼仪规

1、仪表：

面容清洁，衣着得体。

2、举止：

稳重端庄，从容大方。

3、言语：

语气温和、礼貌文雅。

4、态度：

诚恳热情，不卑不亢。

5、迎接来宾时：

要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

6、接受名片时：

要以恭敬的态度双手接受，默读一下后重收入口袋中。

7、过走廊时：

通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意。

8、进电梯时：

要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

9、座谈时：

客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

10、送客时：

根据身份确定规格，送至公司门口、汽车旁。

二、商务接待中的座次安排

1、关于会议主席台座次的安排

1.1主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。

1.2主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；

领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。

1.3几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。

可灵活掌握。

如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排。

另外，对邀请的上级单位或平级单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：

上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。

这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。

1.4对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。

领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。

如主席台人