最新办公室业务培训讲稿资料.docx

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最新办公室业务培训讲稿资料

办公室业务培训讲义

办公室是单位的综合管理机构,具有多功能的性质，主要职责是“参与政务,管理事务,协调关系,搞好服务”。

明显地有别于其他各类股室，具有其自身的特殊性。

　　一、办公室的涵义

　　办公室这个词的概念，有两种涵义:

一为办公的屋子、场所;二为工作机构，是党政机关、社会团体和企事业单位内设的综合部门，是沟通上下、联系左右的桥梁和枢纽，是领导工作的辅助性机构,大的一般称办公厅，小的一般叫办公室。

作为工作机构的办公室就是今天我们学习的重点。

　　二、办公室的地位和作用

　　在各级组织中，办公室处于中枢和要害部位，其地位和作用具体来说，主要有以下三点。

（一）中心的地位和作用

　　尽管办公室与其他职能部门在行政职级上是平等关系，与其他职能部门间由于工作需要而产生的协调，是一种平级间的协调，不存在谁领导谁的问题。

但是，当办公室参与（或牵头）协调时，就或多或少地代表着领导的意图和要求，或者是对领导班子总的指导思想的贯彻,具有一定的权威性。

　　办公室又是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地。

党和国家的方针、政策、上级机关的指示、指令、本单位的总体安排、目标管理、领导决策以及各种重大事件、重大活动过程中所形成的文件资料，下属各个单位贯彻实施领导决策的情况和反映，各方面的动态、情报资料等等，上下左右、四面八方的信息，都在办公室汇集和综合。

　　办公室的中心地位还体现在办公室工作的多向性上。

办公室的工作一般都是通过纵横交叉的网络，与上下、左右、内外各种渠道发生相应的联系。

整个办公室在多向性、多渠道的立体交叉的管理网络中居于中心的位置。

因此，办公室不同于具体的业务股室。

业务股室是部门的执行机构。

而办公室则一般不直接参与各项具体业务工作，它是综合管理机构，看上去游离于管理之外，实际上又存在于各种管理之中。

（2）枢纽的地位和作用

　　办公室在一个机关中，是沟通上下、协调左右、联系各方，保证机关工作正常运转的枢纽。

如果把一单位比作一个人的话，那么，领导层、决策机构是大脑;业务股室、执行机构是四肢;办公室则是中枢神经系统。

是办公室把大脑的指令传递给四肢，又把四肢的信息反映给大脑，以便让大脑及时调整决策，推动整个肌体的正常运行。

办公室实际上就象铁道系统中的枢纽站，水陆联运的交会点。

　　（3）窗口的地位和作用

　　办公室是一个单位的总进出口，处于联络站的地位，是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。

办公室负责接收处理上级和兄弟单位的来文来函，接待上级领导的视察、检查和兄弟单位的参观学习，处理各种公务往来，接待人民群众来访等等。

一般与外界的联系，都首先要经过办公室，外界对一个单位的第一印象也常常是看办公室的精神面貌、思想作风、管理水平与工作效率等。

本单位领导得到外界的各种信息，一般也是靠办公室这个“窗口”。

　　总之，办公室是沟通上下的咽喉，是联系左右的纽带，是传递信息的中枢，又是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足。

因此，办公室工作做得好坏直接关系到党和国家的路线、方针政策能否在本单位的贯彻落实,直接关系到本单位的形象和声誉。

　　三、办公室工作的性质和特点

（一）性质

　　办公室是一个单位的综合管理机构，具有明显的综合性和服务性:

（1）综合性。

办公室的综合性主要是由以下四个方面组合形成:

　　首先是多方面基础工作的组合。

办公室的业务范围很广，诸如调查研究、公文撰写、文印收发、会务接待、信访工作、上下联络、档案管理、机要保密等大量的政务性和事务性的基础工作，都在办公室综合承办。

　　其次是多方面信息的组合。

办公室作为一个单位的信息网络中心,四面八方，上下左右的信息，都在办公室汇集与综合，并且发挥出信息的综合效应。

　　第三是多知识、多技能结构人员的组合。

由于办公室的工作的多向性、多功能，要求办公室人员的知识和技能结构也必须多种多样，形成一个“通才”与“专才”相结合的有机整体。

例如:

办公室负责人要当领导的参谋和助手，必须具备较好的政治素质、知识文化修养和组织协调能力，能比较敏捷地领会领导的意图，善于统揽全局，善于集中领导的意见和群众的智慧;从事文秘工作的人员，必须具备较强写作能力和较高的政策水平，吃透上情下情,熟悉业务，视野开阔，视觉敏锐，善于思考;从事接待工作的人员，必须朝气蓬勃，热情、耐心，任劳任怨，不怕麻烦，灵活周到;其他方面的工作人员，也要有相应的专业知识与技能。

　　第四是多学科组成的综合体。

办公室管理的基础理论就是在管理学、秘书学、统计学、档案学等多学科的基础上形成的，办公室本身也是由多种专业组成，并相互渗透、综合交叉形成的一个整体。

（2）服务性。

办公室除了具有综合性外，还具有服务性。

不论是参与政务，还是管理事务，都是为了搞好服务;为领导工作服务，为同级、上下级单位服务。

服务是做好办公室一切工作的指导思想。

（二）特点

　　任何事物都有它的特点和规律。

从上述办公室的性质中，可以初步看出办公室具有以下七个明显特点:

（1）工作政策性强。

办公室的重要任务是处理公文，传递信息，办理公务，答复问题。

这些都是政策性很强的工作。

特别是对于重要公文，重要电话，重要信件，一字之差，就会造成重大差错;说话办事，稍有不慎，就有可能造成一个部门乃至全局的被动。

（2）头绪多，综合性强。

所谓头绪多，一是接触面广，既要承上启下，又要横向联系;二是工作范围广，既要参与政务，又要管理事务。

所谓综合性强，首先办公室作为综合管理机构,上下左右的各种信息都要在这里汇集综合。

其次，办公室本身就是多功能、多向性的综合体。

另外,目标管理、工作总结等也往往先由各股室提出，再由办公室综合。

　　（3）要求高，时间性强。

办公室要充分发挥助手作用，必须从偏重办文办事转变为既要办文办事，又出谋划策，从收发传递信息转变为综合处理信息，从单凭经验办事转变为实行科学化管理，从被动服务转变为主动服务。

办公室各项工作如果没有高标准、严要求，就不能保证工作质量，没有质量的服务是不会受到欢迎的。

同时办公室人员应有很强的时间观念。

没有时间观念，就谈不上工作效率，更当不好领导的助手，

　　（4）内容杂，服务面宽。

办公室是具体办事机构，上下左右、大大小小的事都会汇集到办公室来，工作内容极其繁杂。

但这些工作都是为单位发挥人、财、物的最佳效益而服务，为实现单位总体计划，管理目标而服务,必须认真落实。

　　（5）联系广，协调任务重。

办公室处于枢纽中心地位，工作头绪多，涉及面广，来往人员复杂，很多问题都需要办公室来协调或牵头解决。

　　（6）机要保密性强。

办公室保密范围很广，诸如:

文件保密、会议保密、传真保密等等，这是办公室保密工作的一个主要特点。

另外，办公室人员在领导身边工作;接触机密的机会多，知道机密的时间早，所以办公室的保密工作与办公室每一位成员有直接的关系，办公室人员要有很强的保密观念，自觉遵守保密制度。

　　（7）工作被动性强。

办公室的辅助地位决定了它的工作的被动性。

办公室工作的被动性主要表现在两个方面:

第一，作为领导的辅助层，处于从属地位，办公室必须随时按照领导的指示和意图办事，不能自行其是。

第二，办公室又是单位的枢纽，每天要面对与处理一些事先不可能都估计到的事件，这是被动性的另一方面。

　　四、办公室的职责和任务

　　办公室的工作性质和地位作用，决定了其职责涉及的范围很广，头绪繁多。

其主要职贡和任务是办文、办事、办会:

（一）办文

文件收发处理流程及注意的事项：

公文处理是辅助决策的重要工作，是改进工作手段、提高工作效率、实现规范办公的根本要求，不仅体现出一个单位的工作水平，更重要的是直接影响到工作开展是否畅通、工作能否及时有效开展。

各学校一定要高度重视，加强领导，进一步明确做好综合信息平台管理工作。

（一）严格制度，规范办理 

所有收、发文管理工作均由学校安排专人统一负责，所有学校应指定专人负责公文的收文和发文工作，以便在开展工作时的资料查找。

收发人员必须根据有关文件资料，如实填写好收文登记册和发文登记册，以便查找文件的去向，更好地做好各级各类管理工作。

（二）高度重视，严格管理（收文途径：

上级来文、平级学校来函）

　　1.及时签收。

收到上级部门下发的文件时要及时签收，（主要是教育和科技局来文，结合qq群进行讲解）公文管理员签收文件后，需要发送的文件，承办学校要安排专人及时送达，需要签收的按要求及时签收打印、登记，再次校核无误后，统一存放文件夹送学校主要领导阅批，按领导批示意见送相关责任人阅办，办理人员要急时，不得延误和积压，此时收文员要作好文件去向登记。

（结合教育和科技局的收文处理签进行讲解）各学校要指定一名校级领导负责此项工作，并确定一名公文接收员具体落实。

在每个工作日至少保证上午、下午各登陆一次“平坝区教育系统办公群”，切实做好信息关注工作，以免延误工作的上报。

一般情况下，三天内传件完毕，承办学校和承办人员必须严肃认真，讲求实效，办公室传送文件的管理员必须高度重视，认真履行职责，传送无误，适时催办督办，需要马上报送材料的文件如果找不到领导，可以通过电话进行沟通，讲出来意见汇报后发到相关股室，并在处理签上注明为电话请示：

同拟。

因传送文件失误，导致文件办理不当影响工作的，要追究相关责任人的责任。

2.按时办结。

学校主要领导认真阅批后，根据文件内容，在《传阅文件处理签》上签署办理意见；但未经许可，不得随便代理收发工作，以免造成混乱；各承办人员按照规定程序和文件要求及时办理，并由负责此项工作的同志及时督促办理，确保落实，不得耽误，责任人办理完毕后，及时将文件底稿、领导批示和正式文件三份合一交文件管理员进行整理归档，确保文档完整。

凡收存文件的文件柜要认真保管，借阅的要及时督促归还，保证文件资料完整、齐全。

3.立卷归档。

各学校要进一步加强公文的管理及归档工作。

各学校文件按要求办结后，由公文管理人员及时将文件进行分类、整理归档，装档文件要以件为单位进行归档，凡没有归档和存查价值的公文，经鉴别后可以进行销毁，销毁前务必做好销毁文件登记。

（档案管理在国庆节后在抽时间进行培训讲解）

办公室办文概念除了除了公文外还包括拟写公文。

根据《国家行政机关公文处理办法》公文的种类共13种，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，学校用得最多的就是报告、计划、总结等。

重点讲解函、通知（结合教育和科技局的函及通知进行讲解）

学校用得最多的是请示与报告，请示与报告的相同点都是想上级汇报工作情况，都是上行文，区别主要体现在以下几个方面：

（结合教育和科技局的请示、报告讲解）

1．内容要求不同。

请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事也可一文数事。

2．侧重点不同。

请示属于请示性公文，侧重于提出司题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议。

3．行文目的不同。

请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。

4．行文时间不同。

请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。

5．报送要求不同。

请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。

6．篇幅不同。

请示一般都比较简短；报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长。

7．标题写作不同。

一般来讲请示的标题中不写报告二字，就是xxx关于xxxxxx的请示；报告的标题中不写请示二字，就是xx”x关于xxxxxx的报告。

8．结束用语不同。

请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。

9．处理结果不同。

请示属于“办件”