企业参展之前准备工作内容Word文档格式.docx

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　　企业参展之前的准备工作内容

　　企业一旦决定要参加某个展览，就要开始积极筹备，参展的准备时间较长，工作内容也较多。

因此，制定一个严密的参展计划对备展工作有序开展十分必要。

　　一、参展目标的确定和参展准备的原则

　　1、参展目标

　　企业主要有几下参展目标：

树立、维护、改善和提高企业的形象；

对参展地市场进行调研，开发新市场，寻找新代理商、批零商或合资伙伴，了解客户对新产品或服务的反应和意见；

贸易成交等。

　　德国展览协会根据市场营销理论将参展目标归纳为：

基本目标、产品目标、价格目标、交流目标和销售目标五类。

（1）基本目标：

了解新市场，寻找进出口机会，交流经验，了解发展趋势，了解竞争情况，检验自身的竞争力，了解企业所处行业的情况，寻求合作机会，向市场介绍本企业和产品。

（2）交流目标：

建立个人关系，增强企业形象，了解客户需要，收集市场信息，加强与新闻媒体的关系，接触新客户，了解客户情况，挖掘现有客户的潜力，训练职员调研及推销的技术。

　　（3）价格目标：

试探定价余地，将产品和服务推向市场。

　　（4）销售目标：

扩大销售网，寻找新代理，测试减少贸易层次效果。

　　（5）产品目标：

推出新产品，介绍新发明，了解新产品推销的成果，了解市场对产品系列的接受程度，扩大产品系列。

　　制定和明确参展目标是参展准备工作的核心，展中及展后工作也应紧紧围绕参展目标开展。

企业可能有几种参展目的，在参展之前需要明确主要目标，以便有重点地开展工作。

参展的核心目标是实现销售企业产品的目的，这一点是备展人员须臾不能忘记的。

　　2、备展的原则

　　参展目的是安排备展工作的出发点。

备展必须为实现参展目标服务。

备展工作应首先考虑参展的营销、宣传等主要目的。

一些企业在备展时首先想到的是展台设计、展品选择或者道具准备，这是不适当的。

　　备展安排要全面周到。

备展工作繁杂，遗漏、疏忽某一事项、某一环节都可能会影响参展效果，甚至可能会导致负面影响。

为使备展工作全面、有条理地进行，需要对备展工作进行全面、深入、细致的讨论，将所有工作和事项分门别类地列明。

　　根据轻重缓急安排备展工作。

备展包括许多工作，但每项工作的重要程度和紧急程度是有所不同的，企业应根据参展目标明确哪些工作更重要、紧急一些，以便合理分配和使用人财物等资源。

　　制定周密具体的备展工作计划。

为此应根据实际情况将准备工作分为若干具体工作，每项工作再制定具体的细项工作内容和实施程序，明确每个细项工作的责任人和完成日期；

在落实过程，备展负责人（项目经理）要定期检查工作进度和质量，及时发现并解决问题，以保证整个备展工作有序进行。

　　二、参展时间计划和参展预算

　　1、参展时间计划

　　备展工作周期比较长。

一些专家认为，备展开始时间最好在展览会开幕的一年以上，至少在半年前。

如果距展览会开幕不到半年，匆忙筹备，容易出现差错导致参展效果不佳，因此不如放弃参展；

此外备展及参展人员要保持连续性，中途不要随意更换备展人员，备展人员最好就是参展人员。

备展工作环节多，头绪复杂，即使有完整的记录可以用于工作交接，但是与有关人员建立的人际关系却是无法办理交接的，因此在备展中一般不要轻易换人。

　　2、备用预算

　　参展者应制定详细的参展费用预算。

参展费用包括展位费、展台设计搭建费、展品运输费、差旅费（机票、火车票、长途汽车费、市内交通费、食宿费）、设备物品租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。

编制参展预算时，一般还要加上总费用的10%，作为不可预见费用的开支。

制定出参展预算后，备展人员要严格执行预算，防止突破预算。

　　三、报展

　　选择参加某展会后，与组展者取得联系，对方会传真或邮寄有关参展文件（也可能直接登陆主办单位网站，下载有关参展文件）。

这些文件通常包括展览会介绍、参展申请表格、参展费用及相关服务、展馆展位图、参展商手册等。

其中，参展商手册包括展会日程安排、登记程序、参展商资料、展览说明、运输服务、住房信息、广告促销信息等内容。

企业填好参展申请表格，寄到（或传真给）组展者处，经组展者确认后，再将全部或部分展位费作为订金汇给组展者，企业的位便得到确定。

　　1、参展申请。

填写申请表时，要注意准确完整，如需要的展台面积、联系人、电话、传真、电子邮箱、单位全称，申请表还需要单位盖章确认。

　　2、展台位置的确定。

展台位置由主办者全盘规划，可以按照展品所属的行业或参展商所属的国别或地区来安排展台的位置。

位置的不同展位费可能有所区别。

组展者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。

越早将参展申请表格递交给组展者，就越容易得到好的位置。

　　3、标准展台和特装展台。

当前，国内除某些大型商品订货会的展位面积比较小外，标准展位面积大多为9平米（3米X3米），也有一些是6平米（3米X2米）。

组展者负责标准展台的搭建并提供展示所需的基本设施，包括三面展墙、展架、两支固定在展墙上的射灯、一张展桌、两把椅子、地毯、220V5A三相电源插座一个以及楣板（用于刻写参展单位的名称）。

展位中有个特殊的位置——位于每行展位的顶端，是最多只有两面展墙的展位，它有两个边甚至三个边可以面对观众行走的通道，能接触到更多的观众。

企业越早申请就越早申请参展，就越有可能向组展者寻求该展位。

　　展览净地是供特装展位用的，不同的展会其展览净地的起租面积有所不同，有的9平米起租，有的36平米起租。

租用净地企业可以根据自己的产品特色、CIS（企业标识系统）、展中的活动安排，进行别出心裁的特装。

　　4、明确所需服务

　　明确是否要给排水、供电、供气、供汽、电话、电脑、传真、打印机、视听器材、家具、盆景、展位清洁服务等。

组展者提供的简

　　单家具有时不够用，组展者、展览场馆以及其他展览服务公司，可以提供桌椅、柜子、沙发等家具的临时租用服务。

如需要租用，最好提前申请，以避免额外的加急费用。

　　四、展品、参展资料的准备及展品运输

　　1、展品的选择

　　展品很大程度上决定参展者能否给观众留下深刻印象。

一份有关观众回忆某参展商原因的调查显示，39%的被调查者是因为展品有吸引力而记住该参展商的。

　　选择展品有三条原则，即针对性、代表性、独特性。

针对性是指展品要符合企业参展目的，与展会的性质和内容一致；

代表性是指展品要能体现参展商的技术水平、生产能力；

独特性是指展品要有独到之处，以与其他参展产品相区别。

　　2、宣传资料的准备

　　宣传资料主要用于在展会前向目标观众和新闻媒体寄发以及在展会期间在展台上散发。

展会期间，观众对企业产生比较粗的感性认识，一般不在展会现场达成交易，许多交易都是展会后达成的，宣传资料是展后采购商进一步加深对企业印象的重要载体。

如果有可能，准备一些设计精美、寓意深刻的纪念品，这更能起到加深印象的作用，保持更长时间的宣传效果。

　　参展前要准备好足够的宣传资料，包括名片、产品介绍、企业介绍、产品价格清单等。

要根据不同的参展主题、参展目的编写不同的宣传资料，宣传资料力求文字简练、图案新颖、设计精美、印制严谨。

　　3、展品运输

　　组展者会在“参展细则”里提供展品运输负责人的姓名和收货地址，参展商可以按此将展品提前运到展览所在地。

也可以委托运输代理，运输代理可提供门到门的运输服务。

　　展品运输可分为国内展运输和国外展运输，国内展运输包括本地运输、短途运输、长途运输。

长途参展有两种情况：

异地参加一次性展览和巡回展。

本地和短途参展运输比较简单，长途参展运输问题则比较多。

　　五、展台设计

　　展台设计要美观，以吸引观众的眼球。

不仅特装展位可以进行展台设计，标准展位也可以做精心布置和装饰。

展台要突出参展商的鲜明形象，吸引观众的注意力，为工作人员提供良好的工作环境。

展台设计在注重视觉冲击力的同时，还要注意以下五点：

（1）展台设计要与整体的贸易氛围相协调；

在展台设计时要考虑展品产品、洽谈、咨询、休息等基本功能。

展台设计既要强调个性，又要创造一个便于沟通交流的气氛，既能让人有“别有洞天”之感，又能让人有宾至如归之感。

展台设计还应有助于增强工作人员谈话的说服力，使观众的瞬间好感在胡限的时空内能够得到证实和加强，为展会后的联系打下基础。

特装修的展位，还不要忽略了贮藏室的设计和搭建，贮藏室可以放置礼品、文件和工作人员的衣物等。

（2）展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主，让绿叶淹没了红花。

　　（3）展台设计要考虑参展商的公众形象。

这要求展位布置要新颖别致、富有创意，但不可过于标新立异。

色彩搭配、照明光线、墙壁地板、展台摆设、音响、材料和其他装潢用品等与一般生活环境有着截然不同的特殊要求，不断给观众以新鲜感，刺激其好奇心，使他们对展台产生兴趣，进而产生与参展人员交流的愿望并加深其观后印象。

　　（4）展台设计还要与参展者计划举办的其他活动配套。

越来越多的大企业把展台作为开展公对立面活动的舞台，如举办各种各样的会议（研讨会、招待会）或表演等。

这对展台设计提出了新的要求。

　　（5）展台设计要经济。

在保证效果的同时，展台设计还要算好经济帐，尽可能使用新型、可重复使用的材料，认真研究设计方案，减少不必要的开支。

少花钱多办事，这需要展台设计和搭建人员的想象力、创造性和灵活性。

　　六、观众邀请

　　参展者总是希望自己的展台前观众多一些，但有时事与愿违，出现门庭冷落的情况。

为此，参展者不能被动地等客户来参观，可采取寄发邀请函、登门拜访、通过媒体做广告、直邮广告、电话邀请、现场宣传、派发资料等手段，在展前和展中有意识地请一些目标观众来。

以前，很多观众是到了现场才临时决定参观哪些展位，因此布置新颖的展位确实能吸引他们注意。

现在，越来越多的观众在参观前就确定打算要参观的展位，如不事先做工作，观众也许就不会参观其他展位。

据调查，观众参观那些曾经在展前寄给他邀请函的参展商比参观其他未寄邀请书的展位可能性大四倍，可见展前宣传是十分有效的吸引人参观的手段。

　　除预定会刊、展会目录广告、机场广告、户外广告外，参展者还可预定组展者和展馆提供的室内室外的场地广告（如条幅、横幅、旗帜、气球）进行宣传。

　　七、参展人员

　　人是备展工作的第一要素，是参展能否成功的关键性因素。

只有选择适当的备展人员和参展人员，才有可能把展览的各项工作做好，参展才有可能成功。

与参展人员有关的工作包括确定人员组成和分工、参展人员的选择、培训和管理。

　　1、人员组成和分工

　　参展活动与企业的营销、技术等部门有关，为保证备展工作有序进行，需要建立一个直辖市相关部门人员的组织机构，通常成立一个项目小组，负责人为项目经理。

　　根据参与的工作不同，与展览工作有关的人员可以分为两类：

一类是备展人员，负责报展、参展合同签订、展台设计和施工、展品和资料准备、客户邀请、展品运输等工作；

另一类是展中工作人员（或称