公文写作公文写作培训教案Word文件下载.docx
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公文的拟写通常按以下步骤进行:
(壹)明确发文主旨
任何壹份公文均是根据工作中的实际需要来拟写的。
因此,于动笔之前,首先要弄清楚发文的主旨,即发文的主题和目的,包括以下几项内容:
1、文件的中心内容是什么?
比如关联工作的改善,主要提出目前情况怎样?
存于哪些问题,解决方式、需协助事项;
再如请求事项,拟请上级机关答复或解决问题等。
2、根据文件内容,准备采用什么文种?
比如,汇报工作情况,是写专题方案仍是写情况简报;
针对下级来文所反映的问题,是写壹个指示或复函,仍是壹个带规定性质的通知等。
3、明确文件发送范围和阅读对象。
比如,向上级汇报工作,仍是向有关单位推广、介绍经验;
是给领导、有关部门人员阅读,仍是向全体人员进行传达。
4、明确发文的具体要求。
例如,是要求对方了解,仍是要求对方答复,是供收文机关贯彻执行,仍是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之,发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,具体要
达到什么目的,只有对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草
需要特别提出公文结构用语。
壹是开头用语,用来表示行文目的、
依据、原因,伴随情况等。
如:
为(了)、关于、由于、对于、根据、按(遵、依)照、据、查、奉、兹等。
二是结尾用语。
为要(荷、盼)、是荷、特此通知(方案、函告)等。
三是过渡用语。
如为(对、因、据)此、鉴于、总之、综上所述等。
四是经办用语。
如:
经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。
五是称谓用语。
有第壹人称:
我、本;
第二人称:
你、贵;
第三人称:
该。
等等。
国家行政公文有12类13种,即命令(令);
议案;
决定;
指示;
公告、通告;
通知;
通报;
方案;
请示;
批复;
函;
会议纪要。
公文主文结构,是指除了公文格式(外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置)之外的公文核心部分。
这壹部分的写作,是公文写作的难点。
(二)收集有关资料,进行调查研究发文的目的和主题明确之后,就能够围绕这个主题搜集材料和进行壹定的调查研究当然,这也要根据具体的情况,且不是拟写每壹份公文均要进行这壹步工作。
例如,拟写壹份简短的通知、公告,壹般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作,于明确发文主旨之后,稍加考虑就能够提笔写作了。
但对于问题较为复杂,仍要进行具体的分析和归纳;
如拟订篇幅较长的文件,拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等,往往均需要搜集有关材料和进行进壹步调查研究工作。
怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢?
壹是收集和阅读有关的文字材料;
二是到实际当中搜集活材料。
例如,要草拟本部门的年度工作计划,首先需要查阅去年的工作计划及工作总结,以及参考有关先进企业的同类工作计划等,仍要研究本部门今年所面临的形势,今年的中心任务上级要求等。
总之,收集材料及调查研究,是壹个酝酿的过程,是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面,然后经过分析思考产生壹个认识的飞跃。
(三)、拟出提纲,安排结构
于收集材料的基础上,草拟出壹个写作提纲。
提纲是所要拟写的文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避免半途返工。
提纲的详略,能够根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。
篇幅不长的文件,能够大致安排壹下文件的结构,先写什么问题,依次再写什么问题,主要分几层意思等。
篇幅较长、比较重要的文件,往往需要拟出比较详细的提纲,包括文件共分几个部分,每壹个部分又分作几个问题,各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。
提纲的文字不需要很多,也不需要于文字上推敲。
当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
拟写提纲是壹个很重要的构思过程,文件的基本观点,能够召集关联人员进行集体讨论研究和修改,使提纲日益完善。
由俩人之上分工合写的文件,更需要共同研究写作提纲,以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
(四)落笔起草、拟写正文结构安排好后,要按照要求所列顺序,开宗明义、紧扣主题、拟写正文。
写作中注意俩点:
1、要观点鲜明,用材得当。
也就是说要用观点来统帅材料,使材料来为观点服务。
运用材料要能说明问题,做到材料和观点统壹。
于写作当中,要注意明确观点,用语不能含糊不清,模棱俩可、词不达意,似是而非。
如果观点不明,令人不知所云。
有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空洞、缺乏依据,不易信服。
而只罗列材料没有鲜明的观点,则会使人弄不清要说明什么问题,不了解发文的意图,特别是情况汇报、工作汇报介绍。
2、要语句简练,交代清楚。
拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代的问题清楚明了。
(五)、反复检查,认真修改初稿写出后,要认真进行修改。
写文章,需要下功夫。
自古以来,好文章均要经过反复修改的,写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能通过。
1、关于主题的修改。
见主题是否明确,主题论述是否集中,主题挖掘是否深刻。
2、关于观点的修改。
修改公文要考虑到观点是否正确,表达有无问题。
3、关于材料的修改。
材料是文件的基础,有了正确的观点,仍要通过适当的材料表现出来。
4、关于结构的修改。
修改文件的结构,包括文件总体结构的修正,使全文更加严谨。
5、关于语言的精练。
主要是修改不通顺的语句,不规范的字及标点符号。
修改工作要做到认真仔细,必须有足够的耐心和精益求精的精神。
第二章几种常用的商务公文写作
第壹节请示写作
一、概念。
请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。
二、请示的特点
1、针对性。
只有本单位权限范围内无法决定的重大事项,如重要决定、重要决策、人事安排等问题,以及于工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难,才可用"
请示"
行文。
请示上级给予指示、决断或答复、批准。
因而"
具有很强的针对性。
2、呈批性。
请示是有针对性的上行文,上级领导对于呈报的请示事项,无论同意和否,均必须给予明确的"
批复"
回文。
3、单壹性。
请示应壹文壹事,壹般只写壹个受文领导,即使需要同时呈送其他领导,也只能用抄送形式。
4、时效性。
请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题,求得上级单位指示、批准的公文,如能及时发出,就会使问题得以及时解决。
三、请示的分类根据内容、性质的不同,请示分为以下三种:
1、请求指示性请示。
2、请求批准性请示。
3、请求批转性请示。
四、请示的结构、内容和写法请示由首部、正文和尾部三部分组成,其各部分的格式、内容和写法如下:
(壹)、首部。
主要包括标题和主送机关俩个项目内容。
1、标题。
请示的标题壹般有俩种书写方式:
壹种是有发文机关名称、事由和文种构成。
如《***组关于********的请示》;
另壹种是由事和文种构成,如《关于*******的请示》
2、受文领导。
每份请示只能写壹个受文领导,不能多头请示。
(二)、正文,其结构壹般由开头、主体、结语构成。
1、开头。
主要交代请示的理由。
2、主题。
主要说明请示事项,它是向上级机关提出的具体请求,这部分内容要单壹,只宜请求壹件事。
3、结语。
另起壹段,其习惯用语有"
当否,请批示"
、"
妥否、请批复"
、"
之上请示,请予审批"
之上请示,呈请核准"
或"
之上请示如无不妥,请批转各部门予以执行"
。
(三)、尾部,其主要结构为落款和成文时间俩部分。
五、请示应注意的问题
1、壹文壹事的原则。
2、材料真实,不要为得到领导批准而虚构情况。
3、理由充分,请示事项明确。
4、语气平实、恳切,以引起上级的重视。
壹、怎样写请示
1、请示的含义及特点
请示:
是用于向上级机关请求指示、批准的壹种上行公文。
请示具有以下特点:
1请示事项壹般时间性较强。
请示的事项壹般均是急需明确和解决的,否则会影响正常工作,因此时间性强。
2应壹事壹请示。
3壹般主送壹个机关,不多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得于请示的同时又抄送下级机关。
4应按隶属关系逐级请示,壹般情况不得越级请示,如确需越级请示,应同时抄报直接主管部门。
2、请示的分类
根据请示的不同内容和写作意图分为三类:
①请求指示的请示。
此类请示壹般是政策性请示,是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释,对变通处理的问题作出审查认定,对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。
2请求批准的请示。
此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示,主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。
3请求批转的请示。
下级机关就某壹涉及面广的事项提出处理意见和
办法,需各有关方面协同办理,但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理,需上级机关审定后批转执行,这样的请示就属此类。
3、请示的写作要求
请示壹般由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分组成。
请示的正文,主要由请示的原因、内容、要求三部分组成,请示时应将理由陈述充分,提出的解决方案应具体,切实可行。
请示的注意事项除其特点中所述之外,仍应注意请示和方案的区别,切忌用方案代请示行文;
请求的内容若涉及其它部门或地区时,于正常情况下应事先进行协商,必要时仍可联合行文,如有关方面意见不壹致,应如实于请示中反映出来;
另外请求拨款的应附预算表;
请求批准规章制度的,应附规章制度的内容;
请示处理问题的,本单位应先明确表态;
正式印发请示送上级机关时,应于文头注明签发人姓名。
请示模式
请示是向直接上级请求指示、批准的公文。
必须事前行文,壹事壹文。
上级应于壹定的时限内批复。
【标题】壹般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。
《XXX学校关于创办V校园文学〉报的请示》。
能够省去发文机关。
【主送机关】接受请求的直接上级机关,于标题下面壹行顶格写