公务电子邮件归档与管理新版规则Word格式文档下载.docx
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31电子邮件electronicmail
由电子计算机生成、解决，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接受电子信息。
它涉及信息文本自身及其附件。
电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。
电子邮件分为三种：
公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。
32公务电子邮件electronicmaildocument
国家机关、团队、企事业单位和其她社会组织在公务活动中产生经由电子邮件系统传播电子邮件。
33公务电子邮件系统electronicmaildocumentsystem
用于产生、传送、接受、阅读和处置公务电子邮件计算机应用系统。
34电子文献管理系统electronicrecordsmanagementsystem
为了收集、组织、记录电子文献信息并对其进行分类，以利于电子文献保存、检索、使用和处置计算机应用系统。
4总则
41公务电子邮件自形成时应有严格管理制度和技术办法，保证其真实性、完整性和有效性。
42公务电子邮件鉴定、归档、整顿、保管、移送等应实行全过程管理与监控，保证管理工作持续性。
43应明确规定公务电子邮件归档时间、范畴、技术环境、有关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等规定，保证归档公务电子邮件质量。
44归档公务电子邮件同步存在相应纸质或其她载体形式文献时，应在内容、有关阐明及描述上保持一致。
45公务电子邮件鉴定、归档、整顿、保管、移送等应纳入各单位公文解决程序和有关人员岗位责任。
46机构内设立公共邮箱（机构内对个人开放邮箱，邮箱内设有许多文献夹，分别用来讨论工作中不同方面问题）或共享邮箱（用来供员工发送疑问或者关于执行公务某一特定方面信息，只有一定范畴内人员才干使用邮箱）必要阐明创立目或理由、邮箱使用者范畴，向使用者阐述邮箱用法和规定。
公共邮箱或共享邮箱必要明确有关负责人。
47系统管理员应设定工作站和电子邮件账户使用密码，密码应妥善保护，并定期更改。
48各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统工作人员提供可以自动辨认病毒特性软件系统，并保证工作人员在使用文献或查找信息时，其工作站杀毒软件和防火墙软件自动保护功能都能启动。
病毒特性库应当定期更新。
5公务电子邮件撰写与传递
51公务电子邮件标题、正文内容撰写以及签名规则参照有关纸质公文规定。
邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用时效性以及归档、检索运用质量。
52各单位应在公务电子邮件系统公务信箱中发送和接受公务电子邮件，不得使用私人邮箱。
邮件一经发出，必要原样保存。
应尽量避免公务邮箱用于私人活动。
53涉密公务电子邮件应使用专网和专门邮件服务系统进行发送和接受，并对发送邮件进行加密解决，同步应对网络环境、服务器、工作站进行安全性验证。
54在发送公务电子邮件时应使用真实身份，并依照电子邮件密级和发送范畴，拟定与否应进行加密和电子签名。
不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造签字方式。
55各单位系统管理人员或关于人员应保存经由公务电子邮件系统传送所有电子邮件收发记录，作为指引、监督归档根据（公务电子邮件发文、收文登记表参见附录A1，A2）。
公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。
56使用公务电子邮件系统工作人员不得启动可疑电子邮件，如发现病毒，应及时告知系统管理人员。
57公务电子邮件收发日记应备份，脱机保存，定期移送档案部门。
6公务电子邮件鉴定与归档
61鉴定归档责任归属
611对外发送邮件由发送者进行鉴定归档；
接受到外部邮件，由接受者进行鉴定归档。
612内部电子邮件应由邮件发送者或邮件讨论发起者进行鉴定归档。
613公共邮箱文献夹或共享邮箱邮件由文献夹或邮箱负责人进行鉴定归档。
个人邮箱内邮件鉴定，由邮箱拥有者负责。
62鉴定内容
621应依照电子邮件内容拟定其与否具备公文性质，与否具备保存价值。
对于涉及公务但以个人名义收发电子邮件应视为公务电子邮件。
622公务电子邮件保管期限和密级划分工作，参照国家关于纸质文献材料保管期限和密级关于规定执行。
623各单位档案部门必要对需要归档公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。
真实性鉴定是指认定邮件与否当时当人收发，检查公务电子邮件内容、构造和背景信息通过传播、迁移等解决后与否与收发时原始状况一致。
完整性鉴定是指运用有效技术手段，检查公务电子邮件内容信息、背景信息、构造信息等要素与否完备。
有效性鉴定是指检测公务电子邮件与否具备可理解性和可用性，涉及载体完好性、信息可辨认性、存储系统可靠性、载体兼容性等。
63归档范畴
631凡是反映本单位工作活动且具备查考运用价值公务电子邮件均属归档范畴。
载有相似信息纸质文献属于归档范畴，则该份电子邮件也应归档。
632公务电子邮件归档时，应涉及如下某些：
a）邮件发送人、接受人详细状况（涉及姓名、职务、所属部门和公务电子邮箱）；
b）发送、接受邮件时间；
c）邮件密级；
d）邮件题名；
e）邮件正文、附件；
f）邮件收发日记；
g）发送、接受邮件软件名和版本号。
64归档规定
641办理完毕且具备保存价值公务电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门电子文献管理系统中。
需归档电子邮件不可长期保存在公共邮箱内。
642发送或接受具备保存价值公务电子邮件后应及时将电子邮件打印成纸质文献，将打印输出存档到纸质文献管理系统中。
643采用物理归档公务电子邮件应采用或转换为本原则规定原则格式（公务电子邮件存储格式参见附录B），如无法完整、精确地转换，应将有关应用程序一并归档。
644普通状况下电子邮件和附件作为整体进行归档。
645经加密公务电子邮件应解密后明文归档。
7归档公务电子邮件整顿
71归档公务电子邮件整顿按DA／T22–规定规定进行。
72归档公务电子邮件以件为单位整顿。
同一全宗可按类别、保管期限、机构（问题）等进行分类整顿，公务电子邮件编号规则应与电子文献编号规则保持一致，有相应其她版本，应通过档号建立两者之间联系。
73将已整顿好公务电子邮件按顺序存入规范化载体（公务电子邮件存储载体参见附录C），不同保管期限公务电子邮件应分别存储在不同载体上，务必保证电子邮件真实与完整。
74公务电子邮件著录参照国家关于规定进行。
存储公务电子邮件载体著录内容涉及：
a）阐明文献，对存储载体内文献及软硬件环境进行描述。
b）类目表文献，阐明载体内文献分类信息。
c）著录文献，存储关于文献目录信息。
d）公务电子邮件夹，存储已归档各种公务电子邮件。
75存储公务电子邮件载体或包装盒上应贴有标签，标明如下信息：
a）载体编号；
b）立档单位名称；
c）类别（或主题）；
d）邮件起止日期；
e）转存日期；
f）密级；
g）文本（正本或备份）；
h）操作环境（硬件或软件）；
i）存储介质生产日期；
j）保管期限。
8公务电子邮件移送与接受
81各单位文献管理人员应准时向档案保管部门移送已归档公务电子邮件，移送时应履行规定程序，并做好移送登记（移送登记表参见附录D），完全合格后方可移送。
登记表一式两份，移送单位和档案管理部门各保存一份。
82移送单位和档案保管部门应对归档载体及其技术环境进行检查，检查成果分别由移送单位、接受单位填入《公务电子邮件移送检查登记表》（参见附录E）。
83归档公务电子邮件移送可以采用逻辑方式或物理方式。
涉密公务电子邮件采用物理方式移送。
84无论采用逻辑方式还是物理方式移送，对于需永久或长期保存公务电子邮件，均应当将电子形式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移送。
9公务电子邮件保管
91档案保管部门应对各单位移送公务电子邮件制作备份，一式三套，一套封存保管，一套提供运用，一套异地保存。
92归档公务电子邮件保管规定应符合GB／T18894–中9-4有关规定。
93档案部门应定期对公务电子邮件进行检查。
公务电子邮件应当定期转移到适当长期保存介质上存储。
公务电子邮件删除和销毁应符合GB／T18894–中98有关规定。
附录A
（规范性附录）
公务电子邮件收发文登记表
表A1公务电子邮件发文登记表
序号
主题
邮件题名
附件名
发送者
接受者
抄送
密送
发送时间
接受时间
密级
邮件大小
备注
表A2公务电子邮件收文登记表
转发
附录B
公务电子邮件存储格式
数据类型
推荐数据格式
可参照数据格式
存储格式
传播格式
文本
PDF、XML、RTF
DOC、WPS、PPT
及其她字解决格式
TXT、XML
PDF、XML
图像、照片
FIFF、
GIFB、PDF
BMP、XBM、JPEG
及其她格式
TIFF、
JPEG、SVG
JPEG、SVG格式，
近期可采用GIFB、
PDF格式
音频
MP3、WAV
WMA、AU格式、
RAM/RM
（RealAudio流式音
频式）、MIDI/MODs
MP3、
WAV、WMA
MP3、WAV、WMA、
ASF、RM、RA
视频
MPEG-2、
MPEG-4、AVI
QuickTime、
RealVideo
MPEG、AVI、
SWVF
MPEG、ASF、
RM和RA
数据库与
光盘数据表
DBF、XML
XLS、MDB、EXCEL
DBF
DBF
图形
DXF、
SVG、DWF
DWG、DGN
SVG、
DWG、DWF
DWF、
SVG、DWG
网页
HTML、XML
SGML
HTML
附录C
公务电子邮件存储载体
载体名称（介质）
用途
载体质量规定
一次性写入磁带WORM
数据备份、脱机保存
只读光盘CD-ROM
数据运用、备分、脱机保存
缩微胶片
存储贵重档案
一次性写入光盘CD-R
数据运用、备份发、脱机保存
径为120mm、厚
度为12mm（或更薄）
一次性写入光盘D
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