青岛市会议与展览服务规范Word文档格式.doc

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GB16895.25建筑物电气装置第7-711部分:

特殊装置或场所的要求展览馆、陈列室和展位

GB/T19001质量管理体系要求

GB/T26165-2010经济贸易展览会术语

GB/T28001职业健康安全管理体系规范

GB50016建筑设计防火规范

GA654人员密集场所消防安全管理

SB/T10851-2012会议中心运营服务规范

ISO25639-1-2008展览、展会、交易会和大会第1部分：

术语（Exhibitions,shows,fairsandconventions.Part1:

Vocabulary）

3　术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1　

会议

指人们怀着各自相同或不同的目的，围绕一个共同的主题，进行信息交流、事务安排及商讨的活动。

3.2　

展览

展示并宣传产品、服务或信息的活动。

[ISO25639-1-2008，定义3.1]

3.3　

组织者

提出并组织、管理会议或展览全过程的实体。

[ISO25639-1-2008，定义2.23]

注：

包括主办单位、承办单位、协办单位和支持单位。

-------主办单位:

策划、运营会议（3.1）/展览（3.2），拥有并对会议（3.1）、展览（3.2）活动承担主要责任的组织。

[GB/T26165—2010，定义2.3.1]

-------承办单位：

受主办单位委托，具体组织、承担、参与会议（3.1）/展览（3.2）策划或运营的组织。

[GB/T26165—2010，定义2.3.2]

-------协办单位：

协助主办或承办单位举办会议（3.1）/展览（3.2）的组织。

[GB/T26165—2010，定义2.3.3]

-------支持单位：

向会议（3.1）/展览（3.2）或其相关活动提供有效资源的社会组织。

[GB/T26165—2010，定义2.3.4]

3.4　

参展商

派人员出席展览（3.2）、展示组织者认可的产品或服务的实体，包括主要参展商和联合参展商，境内参展商和境外参展商。

实体可以是公司、机构或组织。

[ISO25639-1-2008，定义2.1]

3.5　

境内参展商

合法注册地在中华人民共和国境内的参展商（3.4），外商独资企业除外。

[GB/T26165—2010（2.3.6]

3.6　

境外参展商

境内参展商（3.5）以外的参展商（3.4）。

[GB/T26165—2010（2.3.7]

3.7　

会场/展馆方

会场/展馆设施的管理方，包括其所有权人或其委托经营的组织。

3.8　

参展者

出席展览（3.2）的人，包括访客（观众）、参展商（3.4）、演讲人、参会代表、媒体代表以及任何获许可进入展馆的人员。

参展者不包括组织者和提供服务的人员。

[ISO25639-1-2008，定义2.26]

3.9　

展位

参展商（3.4）为展示产品或服务所使用的室内或室外区域，与参展商（3.4）是否付费无关。

展位，有时也被称为“展览空间”。

[ISO25639-1-2008，定义4.2]

3.10　

标准展位

标摊

展览场所内主办（或承办）单位按统一样式和尺寸、采用统一材料搭建的展览区域。

标准展位具备相同的基本配置，尺寸一般为9m2、12m2、15m2。

3.11　

特装展位

由参展商（3.4）由参展商自行设计并搭建的展览区域。

[ISO25639-1-2008，定义4.3]

3.12　

观众

展览会展出期间，参观展览会的人员。

不包括主办单位、场馆、服务商、参展商的工作人员。

[GB／T26165—2010，定义2.3.9]

3.13　

专业观众

展览会展出期间，出于收集信息、采购洽谈、联络参展商等专业或商业目的参加展览会的观众。

[GB／T26165—2010，定义2.3.10]

4　组织者管理

4.1　资质要求

组织者应满足以下要求：

a）应具有独立法人资格；

b）应自有或租赁与会议/展览规模相适应的场地和设施；

c）应具有相应的管理机构、人员、措施和制度；

d）应具有专业的会议/展览策划、组织、操作、管理和活动安排的能力；

e）应具有承担会议/展览组织活动相应经济风险的能力。

鼓励通过GB/T19001、GB/T28001等管理体系认证。

4.2　基本要求

4.2.1　应当依法经营、诚实信用、规范服务、公平竞争、平等互利、尊重知识产权的保护。

4.2.2　应提供与服务相适应的资源和服务环境，包括：

a）会议/展览所需的直接的和间接的服务人员；

f）产品展示展销、业务洽谈、商务服务、通讯信息、仓储和停车等固定的场所和附属设施；

g）会议/展览服务相适宜的专项技能和技术、设备（硬件和软件）、空间场所及安全设施；

h）会场、展馆的进出口通道的宽度至少2.8m以上，并通过当地消防安全管理部门的验收；

i）会议场所及展馆通风及采光应良好，建筑防火设计应符合GB50016的规定；

j）适宜的地理位置和通畅的交通条件。

4.2.3　应建立与会议/展览服务项目相适应的质量管理体系。

4.3　项目管理

4.3.1　立项策划

组织者应根据市场预测和发展需要进行会议/展览活动策划，并形成立项策划书。

4.3.2　项目评审

立项策划书应经组织者内部相关职能部门评审，该项评审的参加者应包括与被评审的项目阶段有关的职能方面的代表。

评审的主要方面包括：

a）市场环境评审；

b）会议/展览项目生命力评审；

c）会议/展览执行方案评审；

d）会议/展览项目财务评审；

e）会议/展览风险预测评审。

应记录并保存评审中提出的问题及改进建议（包括会议未能解决的事项）。

4.3.3　立项登记

4.3.3.1　通过项目评审的展览项目依据相关规定应提前20日向公安部门报批，同时向青岛市会展职能管理部门登记备案。

4.3.3.2　对外经济技术类展览项目应向商务主管部门办理办展项目核准。

4.3.3.3　涉及国家规定需要进行前置审批的项目，应按有关规定报相关部门审批。

4.3.3.4　涉外大型会议须报相关部门批准。

4.3.3.5　经立项登记的会议/展览项目在活动结束后，应将项目总结提交相关行政管理部门及青岛市会展业职能管理部门备案。

4.3.4　策划管理

组织者应编制下列会议/展览实施、策划文件：

a）会议/参展手册；

b）广告宣传；

c）招展招商；

d）会议/展览相关活动流程（开幕式、表演比赛、峰会论坛、技术交流、产品发布会、产品推介会等）；

e）会议/展览服务与管理；

f）参会/参展者管理；

g）会议/展览安全及应急预案；

h）总结和评估。

5　会议服务

5.1　通用要求

5.1.1　建立与会议服务项目相适应的、符合相关法律法规和质量标准的会议质量管理体系，确保会议服务质量。

5.1.2　建立与会议服务环境相适应的符合消防、环保和职业健康安全要求的环境和职业健康安全管理体系，预防环境污染，确保参会者、员工和相关服务人员的职业健康安全。

5.2　参会程序

5.2.1　参会邀请

5.2.1.1　组织者应进行会议宣传，也可向目标参加者发出邀请。

5.2.1.2　组织者应向会议相关方发送参会意向文件。

5.2.2　参会意向表达

5.2.2.1　组织者应向目标参会者提供会议相关资料（会议主题、主题演讲人、会场等），并提出参会的初步要求。

5.2.2.2　决定参会者应向组织者提出参会申请和其他相关文件。

5.2.3　参会确认

5.2.3.1　组织者收到参会申请文件后，应对参会者资格进行审核，并通知符合条件的参会人员参会。

5.2.3.2　如有必要，组织者可与参会人员签订正式参会协议或合同。

5.3　会议策划

组织者应对会议项目或会议管理活动进行策划，并形成策划方案，确保：

a）会议主题明确；

b）会议服务能够满足与会人员需求；

c）会议实施方案详实可行。

参会主要机构、人员明确，规模适当，财务预算合理，议程安排科学，安保措施完善；

d）现有人力、财力和物力资源能够保证会议服务的需要。

5.4　会前服务

5.4.1　会议内容如需保密，应执行SB/T10851-2012中6.4的规定。

5.4.2　应采集会议所需要的交通、住宿、餐饮、参观、旅游等信息，制定会议方案。

5.4.3　应利用网络等方式传送会议场地、交通、住宿、餐饮、娱乐等方面的实景资料。

5.4.4　应发出会议通知或会议邀请函。

5.4.5　应确认参会人员数量，落实其往返交通方式。

5.5　会中服务

5.5.1　接待

在会议场所应提前摆放好欢迎会标、签到台、桌签、指示牌等，落实接待服务人员，必要时提供专人负责机场、车站的礼仪、接站、公关等服务。

5.5.2　准备

应准备好会议资料、用品、演讲稿等相关物品。

5.5.3　检查

应派专人到会议室检查会议室会标、灯光、音响、茶饮、安保消防等。

5.5.4　住宿

应确认入住人数、性别、房型、房间楼层及房间号，询问是否有特殊要求。

5.5.5　餐饮

应对用餐时间、用餐标准、用餐形式及其他特殊要求做好安排。

5.5.6　医疗保健

根据会议要求可成立相应的医疗小组或安排医护人员值守。

5.5.7　安全保障

应根据会议要求做好会议安全通行、安全防护等工作。

5.5.8　其他

根据与会人员需要，为会议代表合影留念，为参会人员提供会议通讯录、文秘及其他相关服务。

可协调娱乐、旅游等组织为其提供相关服务。

5.6　会场服务

5.6.1　应根据会议规模配备相应的服务人员及专业技术人员，并提供现场及全程跟踪服务。

5.6.2　应根据会议需求及日程，提供相应通讯、翻译、音响或灯光照明等服务。

5.6.3　应根据会议需求提供茶歇服务。

5.6.4　对参会的老、幼、病、残、孕等人员提供特殊服务。

5.6.5　应根据会议需要做好会议记录，印发会议纪要、公报等。

5.7　会后工作

5.7.1　应检查会场是否有遗失物品，并尽快联系失主，或及时上缴，并做好记录。

5.7.2　应履行合同结算工作。

5.7.3　应保存会议有关文献和相关资料，以备案查询。

5.7.4　组织者应通过调查问卷等形式收集会议满