采购管理手册Word格式文档下载.doc

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一、采购管理部门

酒店设立专职采购员一名,隶属酒店财务管理,接受总经理、财务及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作.每天的采购工作由采购、管理骨干（轮换）组成。

酒店设立采购稽查小组：

总经理、行政总厨、财务。

设立采购评定小组：

总经理、行政总厨、班组骨干。

二、采购工作基本要求

1.所有日常采购均需厨师长、店面经理签批授权及总经理批准同意。

大宗物资或者固定资产必须报董事长签字后有效。

2.所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单。

3.所有采购物品的品质须保持一惯稳定，市场波动除外。

4.采购工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责。

5.采购须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店管理层。

6.所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购价格信息库.

7.采购时间要求:

一般物品采购时间为3天;

急用物品当天必须采购回来;

昆明物资必须提前一个星期下单采购，由厨师长提议，会同财务经理、总经理商议后签字生效。

8.禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务将不予以报销。

9.禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。

10.采购负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.

三、采购审批程序

1.日常申购单审批程序：

使用部门、厨房班组（仓库主管）厨师长/大堂经理总经理财务申购单返回采购

2.单位价值300元以下或批量价值在1000元以下的由采购组现金自购的物品,采购组须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经总经理最后批准后方可采购.酒店财务和稽查员将对价格及品质进行不定期抽查.

2.单位价值300元以上或批量价值在1000元以上的物品采购审批程序:

采购寻找至少三家厂商比较价格品质管理层组成评定小组

确定供货商采购与供货商共同草拟合同或采购协议

财务审批总经理审批盖章或签字

执行合同或协议

（评定小组由采购、使用部门、财务部、酒店使用部门主管组成）

3.赊购（月结）物品采购审批程序

蔬菜、肉类、冻品、干货、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采购叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.

各月结供应商选定办法：

采购组每月每类物品均应提供至少三家供应商报价,采购、使用部门、主管副总、财务和稽查组组成供货商评定小组,通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。

采购及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料.

四、采购监督

采购成本的控制由财务、采购、使用部门及稽查组共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督.

五、供应商管理

1.财务应定期（每月或每季度）牵头,组织采购部、使用部门及稽查员对供应商进行评估（酒店每类物品须有至少三家供货商）,淘汰部分不合格供货商.

2.选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。

这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。

2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。

数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。

3.采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象.

采购部工作流程

一、各类物品采购工作流程

1、仓库补仓物品的采购工作流程：

仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓管要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:

（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；

（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价；

（5）最近一次订货数量；

（6）提供本次订货数量建议。

经厨师长签批同意后送办公室初审后交由采购，采购在申购单上签字确认，并注明到货时间。

在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经总经理批准后，采购立即组织实施，一般物品要求之3天内完成。

如有特殊情况，要向主管领导汇报。

2、部门新增物品的采购工作流程：

若部门欲添置新物品，部门经理或总厨应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购，采购按“物资申购单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按公司采购审批程序报批，经总经理批准后，采购立即组织实施.

3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：

如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务及总经理审批。

经审批后，将一份“物品报损报告”和物资申购单一并送交采购，采购须在物资申购单内注明以下资料:

（2）最近一次订货单价；

（3）最近一次订货数量；

（4）提供本次订货数量建议。

采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按公司采购审批程序办理有关审批手续，经总经理批准后，组织采购。

4、鲜活食品冻品的采购工作流程：

蔬菜、肉类、冻品、干货调料、海鲜，水果等物料的采购申请，由各班组，根据最近三天的用餐情况，填写每日申购单交厨师长签字后由仓管交办公室审核再转到采购，采购当日以电话下单或第二日直接到市场选购。

5、燃料的采购工作流程：

厨房根据实际情况，制定燃料申购计划。

由厨房验收人员和仓管共同完成。

厨师长负责监督。

二、采购工作流程中须规范事项:

1、所有的物资申购单必须填写一式三联，经部门负责人核签后，整份共三联交给仓管后送办公室审批。

日常物资申购和仓库物资申购必须分开填写。

2、物资申购单一共三联，在经审批批准后：

第一联作采购购买物资用。

第二联、第三联作为仓管和厨房验收物资的依据，验收完后实事求是的填写验收数据，双人签字后，在营业结束会同仓库的物资出库单和物资入库单将当日的物资用料情况一并上交财务，做到日清日结。

为财务核算和做日报表提供准确、正确的数据。

3、审核物资申购单：

收到物资申购单后、采购应作出以下复查以防错漏。

（1）签置核对：

检查采购申请单是否经部门负责人签字，审批程序是否按要求完成，并核对其是否正确。

（2）数量核对，查看次日的宴会通知单，检查物资申购单上的数量是否正确。

4、邀请供应商报价。

三、货比三家工作流程：

每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。

公司采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：

1、采购按照物资申购单的要求组织进货，填制空白报价单，

包括：

①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。

②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。

用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。

③提出采购的选择意见和理由，连同报价单一起送交评定小组审批。

2、评定小组根据采购提供的有关报价资料，参考采购的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报总经理审核确定。

四、采购活动的后续须跟进工作

1、采购订单的跟催

当订单发出后，采购需要跟催整个过程直至收货入库。

2、采购订单取消

（1）酒店取消订单：

如因某种原因，酒店需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报公司作出决定。

（2）供应商取消订单：

如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。

为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。

3.违反合同：

合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。

4.档案储存：

所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购价格信息库.

5.采购交货延迟检讨

凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈财务及酒店。

6.采购物品的维护保养：

如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买，采购员要向相关人员咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。

同时，事先一定要了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。