办公室部门职能说明文档格式.docx

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对接待报销流程的严格把关。

协助制定企业中、长期人力资源管理规划,全面了解企业的各项情况。

负责组促进企业的劳资关系和及时处理企业内部的劳动纠纷。

根据培训需求调查,编制公司年度的培训计划,制定培训预算,并将年度培训

计划分解到月度培训计划。

职责与工作任务

工作内容

协助主任做好办公室日常工作,发挥参谋作用。

部门例会的召集并形成记录,对例会安排的工作任务进行检查、督导。

协助主任做好办公室效能建设,提高办公室人员的业务素质,建立岗位目标责

任制和服务规范,完善办公室内部管理。

对公司印章进行管理,对用印流程严格把关;

对保管人进行登记和教育。

主任助理岗位说明书

岗位名称

岗位定员

直接上级岗位

岗位目的协助主任做好办公室工作,包括印章管理、后勤保障、接待安排等工作

行政管理主管所在部门行政管理部1人直接下级岗位行政管理专员主任编写日期2011.11.08职责模块李斌审批人

3、资料管理工作

4、外联工作

5、其他工作1、文秘2、前台接待工作

职业素养

职业态度端正、职业道德良好、心态乐观进取、适应团队文化、基础功底扎实撰写人经验

2年以上相关工作经验知识

办公自动化、公共关系、档案管理、中文各模块基本知识技能

具备良好的沟通、协调、应变、谈判、写作的能力领导交办的其他工作任务。

专科以上（含专科专业

行政管理、企业管理、中文等相关专业保持与新闻媒体的良好关系

负责企业一般危机事件的处理

保持与协会的良好沟通

重要活动的组织与实施、客户满意度调查

组织部门内部管理制度的建设及服务标准的建立,并监督检查实施情况。

负责本部门人力资源的规划和管理,与公司相关部门的协调与配合。

指导和检查内部订单的处理。

检查落实会议保障、就餐安排、票务安排、邮件报刊的收发工作。

指导专员对图书报刊的征订、保管和借阅登记。

指导合检查专员对各类企业资质的保管和办理。

指导和检查专员对各类合同的存档、保管和使用登记。

指导专员对礼品资料的保管和发放。

指导专员对各部门上报公司领导的文书进行审核和反馈。

指导专员对公司司务会等主要会议的纪要编写。

对领导行程进行安排。

指导专员对领导交代的行政文件的草拟、成文和发送、发放。

指导前台对来访客户的接待、客户来电的登记处理。

岗位目的协助主任完成办公室行政管理职能,为企业全体员工做好行政服务,支持和保

障企业行政工作目标的实现。

人力资源主管所在部门人力资源部1人直接下级岗位人力资源专员副主任编写日期2011.11.08职责模块李斌审批人

4、绩效考核工作

5、其他工作1、招聘工作2、培训工作3、薪酬制定工作岗位职责技能

具备良好的沟通、协调、应变、谈判、写作的能力职业素养

职业态度端正、职业道德良好、心态乐观进取、适应团队文化、成本意识强撰写人专业

行政管理、人力资源管理等相关专业经验

人力资源规划、招聘、培训、薪酬、绩效考核和劳务等各模块基本知识组织部门内部管理制度的建设及服务标准的建立,并监督检查实施情况。

编制人力资源管理相关制度及表格,对各类报表妥善保管。

专科以上（含专科在薪酬制定和执行过程中,及时发现问题并及时改进。

组织开展岗位（工作分析,编制职位说明书与岗位规范,建立健全岗位责任制。

组织工作手册的编写、评审、修订等工作,组织建立和完善公司的人力资源管理体系,呈报审批并监督实施。

制定各岗位绩效考核标准,督促各部门每月定时考核,汇总后交财务部,作为工资发放参考标准;

对员工考勤进行监督、统计

协助搜集各部门岗位的业绩考核指标,制作各岗位的绩效考核表。

协助汇总、统计、归档绩效考核数据,建立员工绩效考核档案,为绩效工资核算提供基础资料及依据。

根据各部门缺员情况进行人员招聘、办理入职手续、根据用人部门意见办理转

正手续。

开拓招聘渠道,引进适合公司发展的高端人才和专业技术人才。

制定公司年度培训计划和执行、审核各部门培训计划及协助执行。

研究各类培训技术,增强公司培训效果。

加强培训效果的考核,使培训体现出实用性。

根据公司发展情况和董事会意见制定、调整公司薪酬制度,做好解释工作。

岗位目的协助主任完成办公室人力资源管理职能,根据年度人力资源计划为各部门配备

人员,并加强人员的培训,根据人员工作表现进行绩效考核。

根据培训需求调查,编制公司年度的培训计划,制定培训预算,并将年度培训计划分解到月度培训计划。

企划主管所在部门企划宣传部1人直接下级岗位企划专员主任编写日期2011.11.08职责模块李斌审批人1、企划工作2、网站维护工作3、其他工作岗位职责

撰写人知识

办公自动化、广告运作、媒体、网站推广等各模块基本知识技能

职业态度端正、职业道德良好、心态乐观进取、适应团队文化、成本意识强教育水平

广告、设计、网络等相关专业经验

2年以上相关工作经验积极探索网络营销思路,加大对销售的支持力度。

经常对网上产品信息、行业信息、政策信息关注,将有用信息及时整理,向领

导汇报。

负责贯彻执行公司的整体宣传战略,领会和传达公司领导的战略意图,及时掌握同行的宣传动态,并为公司决策层提供切实可行的企划方案。

负责做好企划部内部管理工作,不断完善工作流程和工作制度,全面制定工作计划,带头和督促完成各项工作任务。

全面组织宣传推广计划,掌控实施过程。

充分发挥集体智慧和创新思维,拓展宣传思路,指导开展各类广告设计,力求不断推陈出新。

对公司网站进行日常维护,及时更新信息。

岗位目的

企划主管岗位说明书

文秘所在部门行政管理部1人直接下级岗位行政管理主管编写日期2011.11.08职责模块李斌审批人2、收发文管理3、其他工作

1、文书工作岗位职责

技能

文案写作、关注细节、行政事务处理、沟通、解决问题、文档管理能力职业素养

诚信意识、服务意识、团队意识、进取心、工作主动性撰写人专业

秘书、中文等相关专业。

经验

1年以上相关工作经验知识

企业知识、办公自动化知识、公共关系知识、秘书知识根据领导意见安排行程,布置交通、住宿和餐饮工作的提前落实。

陪同领导出席重要商务接待及临时性用餐接待工作。

协助主管进行会议各项事务的准备工作。

对领导安排的任务的跟踪、落实,向领导及时反馈。

大专以上（含大专公司新闻采编、领导发言稿编写。

负责收文的签收、拆封,急件应注明签收时间。

在收文后将公文标题、字号、发文机关、收文日期、份数等逐项登记并按收文顺序登记;

凡以本公司为收文对象的公文一律由行政管理部登记。

将收到的公文登记后全部交给办公室主任,由主任提出处理意见。

紧急公文,

拟办意见中应有明确的办理时限。

按主任提出的处理意见分送相关领导签批。

按照主任或有关领导的签批意见分送其他有关领导和有关部门。

从签收、登记、拟办到分送,时间一般不得超过2小时。

要回复来文单位,把办理情况写明在文件首页或文件办理单上指定位置,将有领导签批的文件首页或文件办理单复印回传给签批过此件的各位同志和来文单位;

同时把文件连同文件办理单原件传回办公室,承办部门留存复印件。

负责上级领导交待的行政文件起草工作。

负责企业内各部门上报的各类文件的审核,达到要求后呈报上级领导,并根据领导意见进行修改、下发和传达。

负责会议文件起草,并进行会议记录。

对各部门上报的年度工作总结和工作计划进行审核;

参与企业年度工作总结和工作计划的编制。

文秘岗位说明书

前台接待专员所在部门行政管理部1人直接下级岗位行政管理主管编写日期2011.11.08职责模块3、会议保障

4、内部订单处理李斌审批人

资料管理专员所在部门行政管理部

1人直接下级岗位1、客户接待2、资料提供

5、其他工作岗位职责岗位名称

岗位定员技能

诚信意识、服务意识、团队意识、进取心、工作主动性撰写人资料管理专员岗位说明书

专业

企业知识、办公自动化知识、公共关系知识、秘书知识负责对公司各类信件、包裹、报刊杂志的签收或邮寄。

负责员工值早班或迟到情况的记录,监督员工打卡,不允许他人代打。

负责检查下班后公司的水、电、门窗、办公设备等的电源是否关闭。

领导安排的其他临时工作。

大专以上（含大专根据要求提前安排好会议室,打扫好卫生,调试好笔记本和投影仪,准备好茶水。

如果有客户或上级领导参加会议,要准备好欢迎条幅和水果。

详细填写告诉内部订货单,并及时发往工厂。

下单后保持跟踪。

负责办公室的日常卫生清理,桌面、抽屉要保持整洁,文档要归档、归类,摆

放整齐。

早班、双休日的值班安排和午餐统计工作。

负责为公司领导、客户购买车票、飞机票。

负责对公司钥匙的保管,负责公司办公设备的日常维护、管理工作。

负责客户来电接听及信息记录,重要信息及时告之相关人员。

客户来访及时接待并通报相关人员。

客户来访时如果人数多于3人则安排在会议

室接待,要保持会议室的整洁并准备水果盘,准备公司的相关资料（公司的宣如果有客人来访,根据领导意见做好用餐安排的准备,预订饭店,带好烟酒。

办公室日常文档的打印和制作及资料的整理。

提前做好公司的资质文件和代理商合同等相关重要资料的备份。

前台接待专员岗位说明书

行政管理主管编写日期2011.11.08

职责模块

4、礼品资料准备2、资质管理3、印章管理

5、其他工作1、书刊管理岗位职责专业

秘书、中文、图书情报等相关专业。

经验1年以上相关工作经验负责礼品、宣传资的保管发放工作,做好收发记录（其中领用烟、酒、购物卡和富光杯等贵重物品要凭领导签字的礼品申请单领用。

每月底对本月礼品领用情况以报表形式进行盘存,及时上报短缺信息和备货。

各类宣传材料的保管和提供,需要人提出领用申请,由部门经理同意后领取。

各类协会文件、行业文件、技术材料的保管。

大专以上（含大专部门经理提出印章刻制申请,并附具体管理规定及提供印章图案及刻制枚数等。

办公室审核管理规定是否有效及印章图案是否美观、合法及符合规格。

领导审

核后