合同回款管理制度样本文档格式.docx

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一、合同事前风险评估

1、工作职责

（1）销售经理:

项目跟踪过程中,在项目管理软件填写项目跟踪信息,组织项目分析会,填写《跟踪分析流程表》,进行客户评审,写明客户资金状况、项目资金来源、额度、时间点、项目回款预期。

（2）行业经理:

投标前,组织相关部门负责人召开投标分析会,填写《投标分析流程表》,全面评估项目风险。

（3）合同管理会计:

定期更新客户欠款率,评价客户信用,建立客户信用档案,协助客户评审。

（4）财务部长:

配合销售经理客户评审,配合行业经理项目投标分析,评估项目资金风险,提出财务指导意见,上报重大风险合同。

（5）综合部、财务部、市场部负责评审流程的监督、检查。

2、评审权限

（1）100万以上、评审存在风险条款的销售合同签订前,销售经理必须将合同提交公司法律顾问评审。

（2）200万以上销售合同签订前,除履行正常评审流程,必须经过总经理评审后方可签订。

（3）合同经客户评审、投标分析,存在重大资金风险、执行风险、利润亏损,销售经理、行业经理、财务部长必须及时上报。

3、回款条款签订原则

（1）所有销售合同,回款条款原则上都应签订预付款,且预付款到账后方可执行采购付款。

（2）备件合同:

新客户:

预付款不得低于30%,且全款提货;

老客户:

客户信用状况良好,可执行历史条款;

客户存在欠款,或货到公司长时间不提,则新增合同预付款不得低于30%,且全款提货。

（3）工程合同:

预付款原则上不得低于30%,质保金不得高于10%,期限不得超过12个月;

客户信状况良好,可执行历史条款;

客户存在欠款,则新增合同必须签订预付款（30%）、提货款（30%）,且预付款到账后方可执行采购付款。

（4）财务部有权根据客户历史信用情况,针对欠款客户做出以后合同条款的特殊要求。

4、违规处罚:

（1）销售经理未登记项目信息,不召开跟踪分析会,不进行客户评审,商务费用不予审批,每次罚款100元。

（2）行业经理未召开投标分析会,未进行合同评审,合同就参与投标,行业经理、相关责任人每次罚款200元,公司不承担任何费用,风险和损失由市场部、相关责任部门承担。

（3）未按规定额度、流程执行合同评审,责任人罚款200元。

（4）综合部、财务部、市场部未进行评审检查、监督,责任人、部门负责人每次罚款100元。

（5）凡合同未经评审,或低估合同风险,不及时上报,给公司造成损失,报综合部给予相关责任人严肃处理。

二、合同立项

（1）行业经理:

组织召开立项分析会,填写《立项流程表》,评估项目执行风险,安排项目执行各环节进度要求。

（2）销售经理:

阐述客户、项目情况,提供实际工期需求,明确特殊事项,确认预计回款到帐时间、支付方式、保函要求、回款条件。

（3）项目经理:

按项目实际组织、安排项目执行周期,协调各部门存在问题、困难,制定解决方案,确定各部门工作进度安排。

（4）采购（资源）管理:

确认采购清单,落实采购货期、库存、窜货安排,保证货物及时到位。

（5）成套负责人:

明确成套设计、采购委托下达、生产结束、发货时间、质量要求,制定特殊问题、困难处理方案。

（6）工程管理:

明确施工资料、施工进度、工作节点,质量要求,按回款要求安排各阶段任务。

（7）合同执行管理员:

明确项目执行各节点、各部门、各岗位的工作要求,执行进度。

（8）财务部长:

按立项进度安排,确认各节点回款要求,明确各岗位回款责任。

（9）综合部、财务部、市场部负责评审流程的监督、检查。

2、违规处罚:

（1）未按项目要求时间完成立项委托,行业经理（或业务经理）罚款100元。

（2）立项内容填写不完整,存在漏洞,风险评估不足,行业经理罚款100元。

（3）销售经理提供的客户实际需求不客观,导致执行风险、困难,造成资金占用,影响回款,每次罚款100元。

（4）项目经理不掌握项目实际情况,项目执行组织不合理,造成资金占用,影响回款,每次罚款100元。

（5）行业经理未将《立项流程表》及时发送相关人员,罚款50元。

（6）综合部、财务部、市场部未履行检查、监督职责,每发现一次责任人部门负责人罚款100元。

三、合同执行

1、合同存档要求

（1）销售经理必须在合同签订2个工作日内将合同原件及相关资料提交市场部合同执行管理员存档,合同管理员在接收当天将合同资料复印件提交财务部合同管理会计,因提交时间延误影响回款统计,延误者每次罚款100元。

（2）项目经理、销售经理,必须货物交付、项目安装调试结束后,一周内签收货物、工程验收报告,并于2个工作日内提交市场部合同执行管理员,合同执行管理员在接收当天提交财务部合同管理会计,确认应收账款,因手续不全影响回款,延误者每次罚款100元。

（3）无销售合同,公司不予执行,合同执行管理员必须及时上报,否则因无审批手续即开始执行,责任人罚款100元,特殊情况须经总经理批准。

2、委托下达要求

因设计、采购、成套、施工、技术服务等委托下达不及时,造成工期延误,影响回款,责任人、部门负责人罚款100元。

3、采购货期要求

（1）采购不能按委托时间要求到货,影响交货,影响执行工期和回款;

（2）因个别货物不到货,影响备件合同交货、成套产成交货、工程安装验收,影响工期和回款;

（3）采购不掌握工程实际需求,提货与需求不对应,造成资金占用或货期延误,影响回款;

以上情况,采购员、采购经理、合同执行管理员各罚款100元。

4、项目工期要求

（1）销售员必须将合同延期、暂停、合同变更等动态信息反馈给项目经理、合同执行管理员、合同管理会计,如果造成资金占用,罚款100元。

（2）项目经理不掌握整体执行进度,委托下达、客户提货时间安排不合理,造成资金占用或货期延误,影响回款,罚款100元。

（3）成套、控制工程、软件工程、工程管理执行计划不严谨,不能按委托工期完成工作,导致工期延误,影响回款,直接责任人、部门经理罚款100元。

（4）因工程质量问题导致工期延误、无法验收、影响回款,直接责任人、部门领导各罚款100元。

（5）项目执行各环节出现问题、变化,不及时上报合同执行管理员、上报公司高层领导,或虚报、瞒报、拖延处理,延误执行工期,影响回款的,责任人罚款100元。

5、付款结算要求

（1）财务部不按时完成付款审核、结算,影响采购提货、合同执行,相关责任人、财务部长各罚款100元。

（2）财务部不能采取灵活的银行结算方式,充分组合、利用公司现有资金,影响采购付款,财务部长罚款100元。

（3）对于工程项目采购,采购合同不能比照销售合同条款签订,未签订风险、违约条款,因后续服务、货物质量、货期争议等影响回款,采购员、采购经理各罚款100元。

6、提货要求

（1）按合同条款,存在欠款合同,发货申请财务部不予审核;

如有特殊说明,销售经理必须给出回款时间,财务部以此进行回款考核。

（2）备件合同,销售员必须在货物到达公司前提示客户提货,如延误执行有效期,造成回款延误,罚款100元。

（3）工程合同产成后,客户不提货,每延误一周,销售经理罚款100元。

（4）因入库、出库手续不及时,导致发货延误,影响回款,采购、库房、合同执行管理相关责任人罚款100元。

（5）如合同执行工期紧急,需先出库、直发,后补物流手续,责任部门要在1个工作日内完成入库、出库手续的录入、审核,如因此影响欠款统计,责任人、部分负责人罚款100元。

（6）因库存信息不准,账物不准,影响货物调配、发货,影响回款,采购、库房、合同执行管理相关责任人、业务主管领导罚款100元。

（7）因库房发货错误、混乱、延误,影响回款,发货人员、库房主管各罚款100元。

7、销售发票挂账要求

（1）对于符合开票挂账条件的合同,销售部不及时申请发票,销售申请了财务不及时开出发票,影响挂账回款,责任人罚款100元。

（2）财务部不能按期完成纳税申报（每月12日前）,影响开发票挂账回款,相关会计、主管会计、税务主管部长罚款100元。

（3）材料会计每周一向采购员提供《发票清收明细表》,采购员按采购合同条款向供应商索要发票,如不能及时收回进项发票,或进项发票错误影响认证,导致进项税不足,影响开具销售发票挂账回款,材料会计、采购员按责任罚款100元。

8、借货管理要求

具体要求执行公司《借货管理制度》

9、到期应收款要求

（1）对于满足回款条件的合同,到期不回款,或销售经理不能给出明确欠款原因;

（2）销售人员离职,区域经理没有落实好回款交接工作,没有落实到具体责任人;

（4）工程因一些非主要问题长期拖延,无法继续执行或办理验收,销售不能协调解决,造成公司资金占用,无法回款;

（5）项目已具备验收条件,项目经理必须及时通知销售经理协助办理验收手续或催款;

因上述情况导致合同到期无法回款,财务部将自动确认合同欠款,从欠款当月起销售经理、执行责任人每月罚款100元。

综上所述,以上合同执行过程,综合部、财务部、市场部负责检查、监督与考评,情节严重,影响数额巨大,给公司造成重大损失、风险的,报综合部审查处理。

第四章合同回款考核管理

一、回款核算

1、合同管理会计每周五必须发布准确的《应收账款报表》给回款责任人、区域经理、销售公司经理、合同执行管理员,发布不及时、数据不准确,罚款100元。

2、合同执行管理员必须在收到《应收账款报表》一个工作日内,将合同执行进度填列在表中反馈给合同管理会计,以便确认到期应收款,否则每次罚款100元。

3、合同执行管理员每周五必须发布准确的《项目执行进度表》,否则罚款100元。

4、如合同条款变更,销售员必须在变更后2个工作日