记录管理程序05实验室程序文件Word文件下载.doc

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3职责

3.1技术记录表格的格式由使用该表格的检验室主任提出，技术负责人审核，所负责人批准；

3.2管理记录的格式由质量负责人提出，所负责人批准；

3.3形成记录的责任人对记录内容的真实性和规范性负责；

3.4业务室负责设备管理和使用方面记录及其外记录的识别、收集、编目、存取、存档、存放、维护和清理工作。

4记录的要求

4.1记录内容应规范化、表格化。

管理记录应使用程序文件规定的格式。

检测原始记录表格应由主检人设计，检验室主任审核，技术负责人批准。

4.2检测原始记录表格至少应包括以下内容：

⑴产品名称、受检单位、抽（送）样人员、检测项目、页码、总页码；

⑵样品编号、名称、规格，样品状态（应详细描述），封样记录（适用时）

⑶检测依据或参考的检测方法（标准代号必须包括年号）；

⑷使用的设备名称、型号及编号；

⑸检测数据、计算公式或导出结果；

⑹检测时的环境条件及试样预处理情况；

⑺检测中意外情况的描述及处理记录（如果有的话）；

文件编号：

ZCJL02-012-2007

文件版本：

第E版第0次修改

本章页数：

第1页　　共3页

ZCJL02-004-2007

第3页　　共4页

***B-2011

第C版第0次修改

第2页　共4页

***质检所程序文件

⑻检测日期、地点，检测人员、校核人员签字；

⑼有分包项目，应附以分包检测报告。

4.3填写记录时应符合以下规定：

⑴记录信息力求完整，以保证必要时在尽可能接近原条件下进行复现

⑵记录应在工作中形成，不得追记，应有相关人员的签名。

记录中任何签署都应签署全名，同时尽可能的清晰易辨，不允许有姓无名或有名无姓情况存在，更不允许代笔。

⑶记录须清晰明了，宜使用蓝黑色墨水钢笔、签字笔填写，记录用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性。

计算机自动采集数据时可采用计算机打印。

⑷记录要保持现场运作，如实记录。

当天的运作当天记，当周的活动当周记。

要保证其内容的客观真实可靠，不得弄虚作假。

应保持其原始性，不可以重新抄写和复印，更不可以在过程进行完后加以修饰和装点。

（5）如果记录在运作的情况下有的栏目无内容可填，可在空白的适中位置画一横线，如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜线代之。

⑹记录应客观、准确，不得随意删改。

当记录中出现错误时，应杠改，并将正确值写在旁边，不可涂改或擦掉重写。

对记录的所有改动应有改动人的签名或加盖名章。

4.4原始记录保留有效位数应按技术标准要求执行，标准未规定时应按相应的作业指导书执行。

4.5数据修约应按技术标准执行,标准未规定时应按《数值修约规则》GB/T8170中“全数值修约法”修约。

5记录的保存

5.1管理记录填写完成后应及时交业务室归档。

5.2技术记录待检测工作全部完成后，由业务室归档。

5.3记录应安全保存。

当以电子形式保存时，存放环境应适宜，并应保证记录可恢复并且只读。

5.4借阅人未经许可不得将记录带离指定场所，不得摘抄、复制记录、不得查阅其他无关记录、不得随意泄露记录内容。

5.5一般情况下，记录不得复印和外借。

本所内部人员确需查阅时，应办理借阅手续，填写“文件借阅登记表”，由所负责人批准后方可借阅，阅毕应立即归还，不得丢失、损坏。

5.6检测报告及原始记录保存期为3年；

食品检测报告及原始记录保存期5年。

5.7管理记录保存期为5年。

设备归档档案保存至设备报废后3年。

5.8记录保存至规定期限后，由业务室填写“文件销毁登记表”，质量负责人审核，所负责人批

****质检所程序文件

准后，由业务室销毁。

5.9记录的保密应严格执行《保护客户机密信息和所有权程序》

6相关支持性文件

6.1《文件控制程序》

6.2《数据和软件控制程序》

6.3《原始记录和数据处理管理程序》

6.4《记录格式清单》

6.5《数值修约规则》

6.6《保护客户机密信息和所有权程序》

6.7《文件审批表》

6.8《文件更改申请》

6.9《文件发放回收登记表》

6.10《文件修改通知单》

6.11《文件借阅登记表》

6.12《文件销毁记录》

7附录

7.1记录管理流程图。

***-2011

第4页　共4页

****县质检所程序文件

记录管理流程图：

记录的识别

记录的审核

记录的编号

记录填写要求

记录的更改

记录的保存期限

记录整理归纳

记录的查阅

记录的储存

记录的处置