最全业务部工作职责与工作流程Word文件下载.doc
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5.进行市场调研和市场需求预测,提出产品竞争策略和新产品开发建议。
6.掌握订单生产进度,当出现异常时尽可能协助其他部门解决问题,及时安排出货及跟踪货款回收情况。
二、船务部工作职责
1.及时与业务员沟通,确保在旺季也能顺利订到舱。
2.安排出货及准备报关资料,报关资料必须准确,以便顺利清关。
3.及时处理提单补料及银行交单事宜。
4.掌握最新运输价格,为公司节约成本。
三、业务跟单
1.主动跟踪业务订单确认情况。
2.主动跟踪订单进展情况。
3.当订单出现异常时,协助解决问题。
4.管理业务样机单,跟踪样机情况及追踪样机款。
四、报关员
1、具有全面的报关业务知识,熟悉作业流程,熟知国家海关对企业进出境货物的政策法规,争取公司利益最大化。
2、及时申请报关和报检,确保本企业货物的进出口符合海关、商检要求,手续齐备、顺畅通关。
3、保证与各部门的沟通渠道畅通,做好报关、仓库及财务的内控整合。
4、及时向公司领导汇报工作进展状况,请示工作中遇到的问题,并寻求最佳解决途径。
5、配合海关、商检、外经等政府部门的业务监管与指导,保持良好的工作关系。
6、报关员是连结公司与海关之间的纽带,是沟通公司与海外市场的桥梁;
既要体现工作的原则性又要考虑客户需求的灵活性,积极做好两者之间沟通与协调。
第二部分:
业务部工作流程
一、业务订单流程
1.收集产品资料,不定期的整理各种产品的(VCD,DVD,CARDVD,PORTABLEDVD,DVB-S,DVB-T,HOMETHEATER)报价单(包括最新出来的面板图,产品规格,价格,包装资料,付款方式,交货时间等等)。
2.与客人沟通,了解客人需求,与采购、工程确认是否可以满足客人要求(如面板可否做,功能是否完全符合要求等),确认OK后,根据客人要求做样机供客人确认。
3.跟进客人那边对样机的测试结果。
如客人对样机提出问题,及时反馈给我司品质部及工程PE部,给客人一个合理的解释并给出解决办法。
样机确认ok后,与客人讨论订单细节,双方达成一致意见后,与客人签PI。
(个别客人可能不要求送样机,直接讨论订单细节,并签下PI。
)催促客人打订金或开L/C。
4.等客人打订金或开L/C的同时,与客人确认产品生产要求明细,准备好生产指令单给工程PE部审核。
5.收到订金或收到可接受的L/C后,把生产指令单拿给总经理签字,交给人事部下发各相关部门。
(收到L/C第一时间内审核,如发现存在不合理的条款时,必须马上向客户提出改L/C。
)
6.新机型的交货期一般下单后25天至30天,指令单下发后,业务必须把所有相关资料给工程部,并协助工程部尽快确认订单细节(前后板丝印,开机画面,彩盒,说明书,遥控器,卡通箱,包装方法等)。
前、后板丝印及英文说明书由工程部提供,业务员检查无误后发给客人确认;
面板资料确认后,工程部根据面板实物设计彩盒,再把彩盒图片发给客人确认。
发给客人确认的文件,要求客人在两天内确认。
如果说明书需翻译成其他语言,请客人自行翻译并提供翻译后的文档,同时必须与客人翻译完成的时间以配合生产进度。
(提供英文说明书文档给客人后,一般要求客人必须在10个工作日内完成翻译工作并发给我司。
7.所有细节确认后,注意跟踪物料采购进度及生产排期以确保交货期。
8.提前与客人确认船期及定舱事宜。
在大货生产完的前一个星期通知船务定仓,一般交货方式是FOB深圳,如是客人指定货代,则需客人提供货代联系资料。
9.生产完成后,与品质部确认验货时间并通知客人验货。
验货通过后,再次与客人确认准确的出货时间并安排出货。
(详情请见出货流程)
10.根据客户银行的信用度和不同情况及时检查货款是否到帐,如在合理的时间内没有收到货款要及时和客户沟通,保证货款及时到帐。
11.到帐后填写收支平衡表。
每个客户必须做收支表,以便查收款。
二、出货流程
1.业务员必须提前通知船务出货计划,船务在出货前一周(旺季时必须提前10天)与业务确定出货所需的详细资料,如出口国家、目的港、付款方式、客户资料、船公司资料等,订相关船期的船。
2.拿到S/O后,必须了解放舱及结关日期并告知相关人员做好准备确保顺利出货。
3.出货前查看是否已做好商检通关单,如未做及时通知报关员做好相关商检通关单,并了解商检数量及使用哪本手册报关。
4.根据出货进度,让仓库交成品及配件出库明细表。
5.根据出库明细表和L/C制作发票装箱单报关资料,报关资料数量必须和商检一致。
6.准备报关资料(其中包括核销单,手册,报关委托书一式三份,空白箱单,空白发票,报关资料,商检通关单。
注意:
(1)报关委托书上盖两个公司印章,箱单发票盖章
(2)报关资料根据商检数量填写,可能与实际数量不符
(3)核销单上注明:
PI号码/台数/出口国家/手册号码/第几项,交与肖总盖章
7.填写出口控制表,要和商检、报关资料一致。
8.传S/O到报关行打单并安排拖车,并在当天拿到司机资料交给仓库,同时告知相关人员到柜的大概时间以便安排出货。
9.由业务填写发货申请单,经财务及经理签字后交给仓库。
发货申请单上必须写清楚工单号,机型数量及配件等细节。
10.出货当天准备齐报关资料由货柜司机带回报关行,并安排好手册。
11.及时了解货柜是否安全返码头,查柜与否,如遇查柜先了解报关资料是否准确并及时协助报关行处理。
12.出货第二天必须做好PL跟INVOICE,与客人确认后给肖总盖章。
交报关资料一份给仓库,两份给财务。
INVOICE两份财务,一份肖总。
13.填写交货收汇明细表(注明L/C号码,数量,交单日期及金额)。
14.根据L/C做提单补料并及时传到船公司做单。
15.拿到提单草稿及时让业务确认,确认ok通知做电放或出正本。
16.及时与船公司结款,并取回正本提单或拿到电放资料。
17.等提单同时要准备交单资料,要和信用证要求的交单资料相符,保证交与银行资料准确无误。
18.资料准备齐全后用快递寄到交单银行(提单背面要盖公司印章背书,DRAFT要盖四个章