物资采购供应管理办法(修改版)Word下载.doc

物资采购供应管理办法(修改版)Word下载.doc

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1．采办处岗位设置：

采办业务、计划与储运、材料核算和综合管理。

在工程建设期间，根据物资采办量须增加的人员和岗位按需进行设置。

2．各级采办供应部：

公司设置地区管理处计划与采办、工程项目部计划与采办、中转站库房管理、物资中心仓库管理、维抢修队（站）库库房管理等。

第七条物资采办工作职责

（一）采办处工作职责

1．根据公司更新改造、大修理执行计划及项目部、管理处需求计划编制基本建设工程项目、更新改造项目、大修理项目、维抢修及其他生产运营等项目物资采购计划和供应进度计划。

2．负责基本建设工程项目甲供物资和大修理项目、维抢修及其他生产运营项目A类物资采购采购管理

（1）负责组织物资市场调查及对供方资格审查，选择合格的供方，负责对供方、各服务代理商等进行评价。

（2）负责物资采办招标组织、实施工作。

（3）负责物资采办合同谈判、签订物资采购合同及物资采购合同管理等工作。

（4）负责办理进口物资的委托代理。

（5）负责工程物资质量监控及大宗关键物资的驻厂监造的委托，负责组织采购物资的质量检验和试验。

3．负责公司物资储运管理，包括：

（1）负责物资中转站的设置与管理。

（2）负责物资仓库的建设和管理。

（3）负责物资收发存账务管理。

（4）工程物资的调剂、核销，剩余物资的回收处理工作。

（5）负责组织供货厂商的售后服务和设备现场调试工作。

（6）负责物资的统一调度、分配、协调管理工作，组织采购物资的中间运输。

4．负责公司电子商务管理。

5．负责工程竣工物资采办资料的编制、管理和归档工作。

（二）各级采办供应部工作职责

1、地区管理处职责

（1）负责物资需求计划的编制、上报。

（2）负责B、C类物资的市场调查，推荐信誉好、实力雄厚的供应厂商办理西气东输市场准入证。

（3）负责B、C类及应急物资采购计划的编制和采购管理工作。

（4）负责本部门物资的领用、分配等管理工作，负责本部门范围内维抢修队（站）仓库日常管理；

（5）负责B、C类物资统计报表编报和资料的收集、归档工作。

（6）负责办理B、C类物资和所辖各维修队、站场出库物资的结算工作。

2．工程项目部职责

（1）负责与设计单位的协调联络工作。

提供工程项目物资采购依据（技术条件（标准）、技术规格书、数据单和材料、设备料表等），并向采办处提交正式的物资需求计划表及相关函件。

（2）负责本项目所辖现场物资中转服务商的委托、中转站日常管理和结算工作。

（3）负责编制工程项目物资分配计划和现场物资综合调度工作。

（4）负责施工现场物资验收、协调、质量信息反馈和施工单位自购物资的监督和管理工作。

3．物资中转站管理职责

（1）负责协助业主完成库区的规划，与铁路、仓储部门的就有关问题的协调和谈判（需要时）。

（2）负责设备、材料的储存、维护、保养及仓储管理。

（3）进行物资中转的接运、验收、保管、发放和帐务处理。

（4）负责中转物资资料、证书的档案收集、整理、归档。

（5）负责各种统计资料的编制和上报工作。

（6）严格执行西气东输安全操作规程，防火、防盗，确保安全生产，做到库房、料场规范管理。

4．物资中心仓库及维抢修队库房管理职责

（1）负责设备、材料的储存、维护、保养及仓储管理。

（2）负责组织到货物资的卸车、倒运、堆码、验收、入库、发放和帐务处理。

（3）负责仓库及物资资料、证书的档案收集、整理、归档。

（4）负责各种统计资料的编制和上报工作。

（5）负责剩余物资的回收及转运工作。

（6）严格执行安全操作规程，防火、防盗，确保安全生产，做到库房、料场规范管理。

第三章物资采购供应业务流程

第八条物资采购供应业务工作流程主要根据采办处工作的各个阶段及主要环节编制，物资采购供应业务流程具体执行公司内部控制管理手册的《物资采购业务流程》和《存货管理业务流程》。

第四章物资分类及管理权限

第九条物资采购范围的划分

工程物资采购范围划分为甲方供应（以下简称“甲供”）物资采购（附件1：

《西气东输管道工程甲供物资明细表》）、技术服务和乙方自购物资。

生产运行物资（含更新改造物资）划分为A类、B类和C类（附件2：

《生产运行物资采购ABC分类表》）。

第十条管理权限

（一）工程物资采购管理权限

1．甲供材料和设备等均由业主集中采购。

2．运输、驻厂监造、现场供应服务等采购由业主集中采购。

3．甲供物资以外的其它物资或经业主批准的少量、非主要甲供物资由施工单位负责采购。

4．进口物资采购管理由业主选择并委托进口代理商负责。

进口物资采购管理包括采购方式的确定、委托任务的下达、询价、组织技术交流、招标或谈判、确定供应商、签订合同、安装试运和验收等活动。

（二）生产运行物资（含更新改造及大修理物资）采购管理权限

1.生产运行物资需求计划由地区管理处编制，并经管理处主管领导审核后经生产运行处确认后报采办处。

2.A类物资由采办处负责计划采购，B、C类物资经管理处主管领导审批后自行组织采购。

3.采办处依据生产运行处提报的A类物资需求计划按照安全储备定额进行平衡汇总，编制生产运行物资采购计划，经采办处领导审核，公司主管领导审批后实施。

第五章物资计划管理

第十一条编制物资计划的要求

编制物资计划要做到系统性、全面性、准确性、及时性、连续性和协调性。

第十二条编制物资计划的主要依据

1．任务量依据公司规划计划处下达的工程项目计划、维抢修计划和项目物资采购资金计划。

2．物资需用量工程项目以工程技术部门提供的设计施工文件、有关物资需求资料（表单），工程项目部门提供的工程物资需求计划量，生产运行部门提供的实际发生物资需求量和物资储备量。

3．资源量已落实的供货资源或订货量、库存量等资源。

第十三条物资计划的编制

（一）物资需求计划的编制

1．工程物资需求计划

基本建设工程项目由工程项目部门根据批准的工程项目计划、施工图纸，物资的技术条件（标准）、技术规格书、数据单、材料设备设计料表等，按照不同施工项目、施工进度、工程量和物资类别分别编制单项工程物资需求计划、调整计划或变更计划。

物资需求计划或调整（变更）计划应详细、准确，编制内容主要包括工程项目名称、计划依据、物资名称、规格型号、数量、交货时间和交货地点等，并同时提交物资相关技术文件和资料。

2．生产运行物资需求计划

地区管理处或项目负责部门根据批准的更新改造、大修理和生产维抢修等项目计划安排，依据物资安全储备定额，按照不同项目、物资类别分别编制物资需求计划，内容主要有项目名称、计划依据、物资名称、规格型号、数量、需用时间和到货地点等，并同时提交物资相关技术文件和资料。

（二）物资采购计划的编制：

1.基本建设工程项目物资采购计划由采办处根据公司工程项目管理部门的项目工程物资需求计划编制完成工程项目物资采购计划。

编制物资采购计划的内容主要有项目名称、技术条件、物资名称、规格型号、数量、采购依据、到货期和到货地点等。

委托加工计划属物资采购计划的范畴，由业主负责采购原材料并委托加工成所需成品。

2.生产运行物资采购计划由采办处根据公司生产运行管理部门的更新改造、大修理物资需求计划和生产维抢修A类物资需求计划及现有物资已订货量、库存量等，进行物资资源综合平衡，核实缺口物资量，编制临时、月度、季度或年度物资采购计划，地区管理处负责编制B、C类物资采购计划。

物资采购计划的内容主要有项目名称、技术条件、物资名称、规格型号、数量、采购依据、到货期等。

3.电子采购订单：

根据物资需求计划品种，按照股份公司电子商务部采购目录实行电子商务采购的，采办处编制电子采购订单。

编制和录入的采购订单内容必须满足采购和验收要求，各项指标必须齐全完整，关键数据不能缺少。

要核对和澄清技术条件、名称规格、到货时间等，有问题及时纠正，并确定订单的有效期。

第十四条物资计划的变更和调整

1.采办处对物资采购计划进一步核实和细化，向物资需求部门落实物资需求计划有无变更或调整，技术条件有无修改。

如果因工程设计发生变更，采办处应根据工程、技术部门或项目部提交的设计变更单和书面变更、调整文件及时对原物资采购计划进行变更、调整，编制物资采购变更或调整计划，并按相应程序审批。

2.电子采购订单编制和录入经采办处领导对其内容的完整性进行审核和授权后，业务人员和其他人员不得随意修改，如需修改，须经处领导批准后进行修正。

已录入的订单不能重新录入，定期对录入的订单项目进行审查过滤，并删除重复录入项目。

第十五条物资计划的审批

1．工程项目物资需求计划由工程项目管理部门负责编制经工程项目部门负责人审核签字后报采办处。

采办处编制的物资采购计划或电子采购订单，经采办处主管领导审批后执行。

2、列入公司更新改造、大修理及其他维抢修项目的A类物资，由管理处（或项目部）编制物资需求计划，经管理处主管领导审批后报采办处，采办处主管领导审批后执行；

B、C类物资由管理处编制物资需求计划，经管理处主管领导审批后执行。

3、未列入公司计划的其他运营项目物资，由管理处（或项目部）编制A类物资需求计划，生产运行处协商规划计划处作出同意或不同意的处理意见，同意的A类物资需求计划转采办处，经采办处主管领导审批后执行。

4、物资需求计划的编报遵循下级对上级负责、需求部门对主管部门负责、主管部门对公司领导负责的原则。

第十六条物资计划的执行

物资需求计划经审批通过后，按照采购业务流程进行采购供应管理。

第六章供应商管理

第十七条供应商的选择和评价

采办处负责对提供物资和服务的供应商进行评估，选择合格供方，经审查通过后，颁发“市场准入证书”，建立《合格供方名录》

和合格供方档案。

具体办法执行公司《西气东输管道公司市场准入管理办法》。

1．根据工程建设和生产运行物资需用特点和要求，采办处应多渠道、广范围收集供应商的资料，主要包括货源的分布、生产供货能力、价格等。

2．与主要供应商进行技术交流或进行实地考察，进一步掌握生产厂商的技术、质量状况及新产品开发应用发展动向。

3．采办处组织相关部门对供货厂商进行资质预审，审查内容主要包括：

单位简介、企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、质量认证体系证书、开户银行出具的资信证明、安全生产许可证、近三年的供货业绩等以及供方需要提供的其他资质文件。

4．对供应商的资质、业绩、质量体系、生产能力、信誉、产品质量等进行审查后，合格供方列入《合格供方名录》，并向公司推荐进入公司从事经济活动的