农商银行公文处理制度Word格式文档下载.doc
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管理人员要有高度责任感,认真负责,切实做到不错不漏、不迟不误,确保电子公文及时传输和办理。
第八条各部门负责本部门文件的起草,拟稿人在处理电子公文时须套用符合规范的文件格式模板。
行政综合部负责文件的编号、盖章以及纸质文件的存档和电子公文的下发。
第九条信息管理部负责系统操作培训,运行设备的维护、管理。
信息管理部应定期对网络系统进行杀毒,建立防火墙,防止黑客侵入,确保系统安全。
第十条行政综合部、信息管理部对系统电子公文每年整理一次,备份至移动存储器,存入档案室。
第十一条所有系统用户应保管好用户密码口令,不得随意泄露给无关人员。
第十二条正式文件及其他需要签发的公文,严格按照OA办公流程提交、审核、签发。
一般性的公文从拟稿人提交,分发到收文单位不得超过两个工作日。
电子文件发送后,各单位工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查、催办、督办,发现问题及时与综合部或相关部室联系。
第十三条所有OA用户在每日工作时间都必须及时登录OA系统查看文件,并始终使OA系统处于“在线”状态,确保信息和联络畅通,有紧急公文时综合部将及时通知单位负责人,如因出差休假,须指定授权的公文代办人代办。
如有贻误将追究相关人员的责任。
第十四条OA用户根据权限和要求批阅处理文件,如电子签名前无任何批示内容的,视为同意。
第十五条各单位在电子公文传输工作中要严格遵守国家保密制度,凡涉密和依有关规定不予公开的文件不得在网上传输。
第三章 公文种类
第十六条 适用公文的主要种类:
(一)决定 适用于对重要事项或重要活动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
(二)决议 适用于董事会、股东大会、监事会就行使职权表决有关事项。
(三)通告 适用于向社会各有关方面公布应当遵守或者周知的事项。
(四)通知 适用于转发上级单位和不相隶属机关的公文,批转下级的公文;
发布规章;
传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或共同执行的事项;
任免和聘用干部。
(五)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(六)报告 适用于向上级汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问。
(七)请示 适用于向上级单位请求批示、批准有关事项。
(八)批复 适用于答复下级单位请示事项。
(九)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十)函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;
请求批准和答复审批事项。
(十一)会议纪要 适用于记载和传达会议情况或议定事项。
第四章 公文格式
第十七条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
(一)涉及国家秘密和本行业商业机密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(三)上行文应当注明签发人、会签人姓名。
其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(四)公文标题包括发文机关名称、文件主要内容、文件种类。
公文标题文字应力求扼要简短,除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
标题置于红色横线下空2行,用2小标宋体字,居中排列。
如有回行,应做到词意完整,排列对称,间距恰当。
(五)主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。
主送机关置于标题下空一行,左侧顶格用3号仿宋字体标识,回行时仍顶格。
最后一个主送机关后标全角冒号。
(六)公文正文。
主送机关名称下1行,每自然段左空2字,回行顶格。
用3号仿宋字体,数字、年份不能回行。
(七)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
如属转发文件,被转发的文件不作为附件标注。
在正文下1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:
1、XXXX”);
附件名称后不加标点符号。
附件应与正文一起装订,并在附件左上角第一行项格标识;
“附件”有序号时标识序号;
附件的序号和名称前后标识应一致。
(八)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章,联合上报的公文,由主办单位加盖印章;
联合下发的公文,发文单位都应加盖印章。
加盖印章应上距正文2mm—4mm,端正、居中下压成文时间,即仅以下弧压在成文时间上;
当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。
(九)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。
电报以发出日期为准。
用汉字将年、月、日标全;
“零”写为“O”。
成文时间右空3个字;
(十)公文如有附注(需要说明的其他事项,如“此件不公开报道”等),用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
(十一)特殊情况说明。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
(十二)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或规范化简称、统称。
在主题词下1行,用4号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;
抄送机关间顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐。
(十三)本单位发送。
在抄送栏下标识发送单位。
字体、字号、样式与抄送项目相同。
(十四)联系人。
在本单位发送栏下标注联系人姓名及联系电话。
用4号仿宋体字标识。
(十六)印发机关和印发时间。
位于联系人及校对条目之下,占1行位置,用4号仿宋体字标识。
印发时间以公文付印的日期为准。
用阿拉伯数字标识。
第五章发文种类及使用说明
第十八条我行发文种类
(一)党委系列 本行党委用文,文种主要用通知、报告、请示、批复、通报、决定、意见、函、会议纪要。
(二)行政系列
1.镇坪农商行发:
文种主要用于下行文。
如通知、决定、通报、批复、函、会议纪要、稽核处理决定等。
2.镇坪农商行字:
文种主要用于上行文,如报告、请示。
3.镇坪农商行传字:
内部传真专用,文种可用通知、意见、决定、函。
4.镇坪农商行工会字:
工会用文,文种可用通知、决定、请示、报告、批复、通报、函、会议纪要。
第六章 行文规则
第十九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文。
因特殊情况必须越级行文时,应当抄送越过的单位。
第二十条 向上级单位的请示不得同时抄送下级单位。
向下级单位的重要行文,应当同时抄送直接上级单位。
第二十一条 “请示”应当一事一文,“报告”中不得夹带请示事项。
除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导人。
第二十二条 向上级单位的行文一般只写一个主送单位。
如需同时送其他单位,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级单位。
第二十三条 各单位可以和同级政府机关联合行文。
联合行文,主办机关名称排列在前,并使用主办机关的发文字号。
如联合行文,机关过多,必须保证行文首页显示正文。
第七章 发文办理程序
第二十四条 本行发文(含党委,下同)的办理程序一般是:
主办部室拟稿人拟稿→主办部室负责人审核→综合部综合秘书核稿→综合部负责人核签→送分管领导签发(如须送董事长、行长签发的,由综合部按分管领导的意见送签)→综合部编号、盖章、分发(存档)。
第八章 公文起草
第二十五条 起草公文要做到:
(一)符合党和政府的方针、政策,符合国家的法律、法规及有关部门的规定。
(二)全面、准确地反映客观实际情况,完整、准确地体现发文单位的意图,提出的措施切实可行。
(三)观点明确,条理清楚,内容充实,结构严谨。
文字精炼,表述准确,标点正确,篇幅简短。
(四)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
(五)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(六)人名、地名、数字、引文要准确,日期应写具体的年、月、日。
(七)必须使用国家法定计量单位。
(八)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其余应当使用阿拉伯数字。
(九)引用公文应注明发文机关、原文件标题及原发文字号。
引用顺序是:
先引发文机关,后引文件标题,发文序号在文件标题后并用括号括起来。
(十)在使用专用名词的简称时,应使用规范化的简称或约定俗成的简称。
否则,要先用全称,再用简称,并加以注明。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时,注明准确的中文译名。
(十一)行文结构序数第一层为“一”,第二层为“
(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。
(十二)“制度”、“办法”等文件的结构一般是,第一层为“章”,第二层为“条”(“条”内结构顺序一般为“
(一)”、“1”、“(1)”)。
第二十六条拟稿人在OA系统中除正文外,需将发文起草单内容填写清楚。
如发文种类、联系电话、文件标题、主题词、主送机关、抄送机关、行内发送、附件等。
第九章 公文签发
第二十六条 本行发公文,由本行领导签发。
上行文和报送外单位发文,一律由董事长签发;
其他发文,按照分工负责原则,由主管领导审核后送行长签发;
重要的或涉及面广的发文,由分管领导审核后送董事长签发。
简讯、简报或信息由分管领导签发。
凡经领导签发的文件,不得随意变更,如需变更,要经原签发人同意。
第二十七条 主办部门一般应指定拟稿人为该公文联系人,并在文件版记中注明姓名及联系电话,以便下级在处理公文中与之联系。
印发的文件由主办部门负责校对,校对人员应对所有要素负责。
第二十八条 已签批的本行发文件,在盖章分发之前,行政综合部要做好最后把关,检查随文的附件是否齐全,确认符合规定后,加盖公章,进行发文登记,然后按文件要求发送。
第十章 收文的办理
第二十九条 收文的办理,包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、催办、存档等程序。
由行政综合部负责。
(一)签收 收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。
签收公文应当逐件清点,如发现问题应及时向发文机关查询,并采取相应的处