关于印发学校档案工作规章制度的通知(2002年)Word格式.docx

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三、部门立卷及课题组立卷度

四、档案鉴定制度

五、档案保密规定

六、档案利用须知

七、安全防火制度

八、档案人员职业道德范

九、服务公约

十、中山大学档案馆利用档案资料收费标准

十一、档案工作岗位责

十二、人事档案利用须知

十三、人事档案审查要求

十四、人事档案转递制度

十五、人事档案部门立卷制度

一、学校档案工作是办好学校的重要基础之一，必须纳入学校整体发展规划，加强领导和管理，坚持依法治档。

二、本校档案工作接受广东省档案局、教育部办公厅档案处、广东省教育厅办公室的指导、监督与检查。

三、学校确定一位校领导分工主管学校档案工作，其他校领导负责检查、督促其分工主管单位做好档案工作。

四、学校档案馆为处级建制，履行学校档案工作的行政管理和保管利用两种职能。

档案馆设立文书档案室、科技档案室、人事档案室。

五、学校各部、处、院、系、所等部门必须有一名负责人分工主管本单位的档案工作，并视情况确定专（兼）职档案员，开展部门立卷、课题组立卷。

六、本校档案采用集中统一管理原则，对于某些需要特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际情况设立分支机构管理，该分支机构受学校档案馆和业务主管部门双重领导。

七、学校档案馆设立馆长一名、副馆长一至二名，根据学校档案工作需要确定科级干部职数。

八、学校档案工作人员编制列入学校事业编制，档案工作人员属专业技术人员，参加专业技术职务聘任。

九、学校档案工作经费单独立项，列入学校预算。

学校各职能部门从其切块经费开支部门立卷、课题组立卷相关费用。

十、从永久保存档案和提供利用档案的角度出发，学校优先安排档案工作用房，按照《档案馆建筑设计规范》要求把档案馆建设列入学校建设规划。

十一、配备计算机专业人才、配置现代化管理设备，实现档案数字化管理。

十二、完善部门立卷、课题组立卷制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围。

做到各项工作与档案工作“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

十三、学校档案实行定期鉴定，未经鉴定，不得销毁。

十四、加强档案入库前的安全检查，做好库存档案的技术保护。

十五、档案馆按照规定向本校和社会开放档案。

一、宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，并努力完成上级主管机关下达的有关档案业务工作。

二、负责规划、协调全校档案工作，并负责对本校各部、处、院、系（所、中心）、企业等部门档案工作进行监督、指导和检查。

三、制订和组织实施本校关于档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案的综合管理水平。

四、负责接收（征集）、整理、分类、统计和保管全校各类永久、长期保存的档案及有关资料，努力丰富馆藏。

五、严格执行国家《保密法》和本校保密规章制度，组织做好档案的鉴定和密级调整工作，对已超过保管或保密期限的档案，提出存毁和解密、降密处理意见。

六、开展档案的开放和利用工作，办理档案的借用与阅览;

编制检索工具，编写档案参考资料。

汇编档案文献，提供利用档案信息资源为学校各项工作服务，为社会服务。

七、维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作;

对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者，提请学校予以处理;

对保护档案有功者，提请学校给予表扬、奖励。

八、负责组织全校专、兼职档案人员的业务学习与培训。

九、开展档案宣传工作和利用者教育活动。

十、开展档案理论和档案业务的学术研究，组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。

十一、完成学校领导交办的任务。

三、部门立卷及课题组立卷制度

学校实行文件材料形成部门和课题组立卷归档制度，文件材料的形成者，即为文件材料的立卷归档者。

一、部门立卷即文书处理部门立卷。

各机关、部、处办理完毕的文件，应由文书处理部门整理立卷，定期移交档案馆。

部、处秘书是当然的兼职档案员。

二、课题组立卷即由科研课题（项目）主持立卷归档，每个科研项目（包括中断和取得负结果的项目）完成或部分结束后，对所形成的科研文件材料加以系统整理，经审查验收后归档。

科研人员负责科研文件材料的形成、积累、立卷归档，并作为其考核的内容之一。

三、建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理，竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。

四、各单位每年形成的会计档案，由财会部门按照归档要求，负责整理立卷、装订成册。

在会计年度终结后，需要永久、长期保存的档案原则上移交档案馆。

五、教学文件材料由教学单位的教务工作岗位人员整理、立卷、归档。

六、出版物出版后，责任编辑负责出版物档案的整理、立卷、归档。

七、学校党政部门和能按照年度归档的部门，在次年6月底前完成上年形成文件材料的立卷归档。

八、教学部门和按照学年度形成材料的部门，在次年寒假前完成上年形成文件材料的立卷归档。

九、科研、基建部门在项目完成后两个月内归档。

一、成立档案鉴定小组，负责本校档案的解密、降密、变更保管期限、决定档案存毁事宜。

二、主管学校档案工作的校领导为档案鉴定小组组长，党委办公室主任、校长办公室主任、学校科研部门负责人、档案馆馆长为档案鉴定小组副组长。

档案鉴定小组成员由各职能部门的负责人组成。

三、档案鉴定日程由档案馆安排，档案鉴定按照下列程序进行。

1.档案馆提出拟鉴定档案的范围及鉴定方法。

2.档案形成部门提出初步鉴定意见，原档案形成部门撤消的，由履行其职能的现行部门提出初步鉴定意见。

3.档案形成部门在接到档案馆提交的拟鉴定档案目录的次日起，15日（含双休日，下同）内形成初步鉴定意见，未在15日内完成的，必须向档案馆申请宽限期，档案馆可以视情况给予不超过15日的宽限期。

4.档案馆依据学校档案综合利用价值，对初步鉴定意见进行审核，在接到初步鉴定意见的次日起，15日内形成综合鉴定意见。

5.综合鉴定意见交由学校档案鉴定小组讨论，学校档案鉴定小组在接到综合鉴定意见的次日起，15日内形成终审鉴定意见，终审鉴定意见是对档案解密、降密、变更保管期限、存毁的明确评判。

6.终审鉴定意见经学校档案鉴定小组组长签字后，由档案馆组织落实。

四、学校档案鉴定小组职责

1.根据国家规定，结合本校实际对学校档案的保密期限进行鉴定，作出解密、降密决定。

2.根据国家规定，结合本校实际对学校档案的保管期限进行鉴定，作出存毁决定。

3.根据国家规定，结合本校实际对学校档案的开放进行鉴定，作出开放或继续控制使用的决定。

为确保档案中国家秘密的安全，根据国家《保密法》和《档案法》及有关法规，特制定本规定。

一、档案工作人员应严守党和国家秘密，认真执行国家《保密法》及法规和本校保密制度。

二、档案工作人员不得擅自复印、摘抄或传播具有内部和秘密性质的档案材料或内容。

三、对不归档的重份的秘密文件材料及经档案保密鉴定小组鉴定，需要销毁的秘密级以上的档案材料，必须登记造册，经主管档案工作校长批准后，由二人以上共同负责监销。

四、尚未整理装订的档案材料，不得随便堆放，必须置放于柜内，妥善保管。

五、严格执行档案材料接收、保管和提供利用制度。

认真履行核对、签字、登记、注销等手续。

经管秘密级档案的人员，调动工作时，应向接替人员办理移交手续。

六、档案库房重地，非经管（或本馆）人员，未经同意，一律不得入内。

七、秘密级档案材料，一般情况下，只供在阅览室查阅。

若需借出，应办理审批手续后方可借出；

借出后须承担档案秘密的安全责任。

八、借阅非本部门形成的属内部和秘密级档案材料，须凭单位介绍信，并经档案馆馆长或档案形成部门负责人批准，方可查阅。

九、复印秘密级档案材料，应严格履行审批、登记手续。

复印件应标明复印单位、份数、日期，并同原件一样管理。

复印需在档案馆复印。

十、档案馆必须履行行政监督职能，对保护秘密级档案安全有功者，提请学校给予表扬、奖励；

对遗失、泄露秘密级档案者，提请学校给予处理处分。

六、利用档案须知

一、利用开放档案、办理在校期间学籍成绩单、补办学历证书、报考博士研究生需要硕士研究生学位评审材料以及出具高考录取成绩，需凭本人有效证件。

委托他人查阅本人档案，需有本人委托书及受委托人的身份证。

二、校内外人员利用档案，凭单位介绍信查阅；

利用未开放的档案，须经学校主管部门或档案馆领导批准。

三、利用科研课题档案，本课题研究人员凭本人工作证或身份证直接查阅；

非本课题组的本校或外单位人员查阅须经该课题组负责人签署意见。

查阅获奖的科研项目奖状及证书，须持单位介绍信（说明查阅目的）和本人工作证。

四、利用档案应在档案馆内阅览。

确因工作需要借出时，须经馆领导批准，并办理借出手续。

借出档案不得超过一周，逾期不能按时归还者，事前应向档案馆说明情况，并办理续借手续。

五、利用者在利用档案时必须爱护档案材料，不得勾画、涂改、增删、抽页、剪裁或污损，对损坏档案者，档案馆依据档案法，视情节轻重予以处理。

利用者用毕档案后，按规定履行登记手续。

六、本馆负责档案的复印、扫描。

并按规定收费。

为保护档案，对珍贵档案和纸质材料较差的档案，不能复印，只可手抄或扫描。

七、对得用者归还的档案，工作人员应当立即清点，检查无误后注销并放回原处。

八、本馆提供档案和咨询服务。

依照国家和广东省有关规定合理收费。

一、档案工作场所，严禁放置易燃易爆致腐物品，严禁烟火。

二、下班时要检查和关好水电、门窗，并做好记录。

三、节、假日前要进行安全教育、检查，堵塞漏洞。

四、做好消防器材的保养与更新。

五、档案人员应掌握消防器材的性能及使用方法。

六、积极参加学校安全防火活动。

八、档案人员职业道德规范

一、敬业爱岗，甘于奉献。

二、团结协作，合力攻关。

三、遵纪守法，廉洁自律。

四、钻研业务，精通本行。

五、求真务实，维护历史。

六、竭诚服务，保守秘密。

七、立足兰台，胸怀大局。

一、坚持服务有恒心。

二、接待利用要热心。

三、解决问题要诚心。

四、介绍馆藏要真心。

五、宣传解释要耐心。

六、听取意见要虚心。

为了充分开发利用档案信息资源，服务于社会主义物质文明和精神文明建设，同时又有利于档案原件安全保护和管理，根据国档发[1992]7号《关于转发〈关于发布中央管理的档案系统行政事业性收费项目及标准的通知〉的通知》精神，结合本馆实际，利用档案资料收费标准如下：

一、档案保护费

1.利用者查阅档案每调用一卷（册）收保护费2元。

2.如需复制按下列标准加收。

建国以前的一般档案每页加收0.3元；