最新电大《办公室管理》完整版知识点复习考点归纳总结专科考试必备文档格式.docx

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文书处理；

档案管理；

会议组织；

调查研究；

信息资料；

信访工作；

接待工作；

协调工作；

督查工作；

日程安排；

日常事务；

办公事铃删；

其他临时交办的事项。

2．国际文秘人员工作：

以速记记下上司交待的事项；

执行上司留在录音机中的吩咐；

阅读并分类信件；

以电话往来维持和外界的良好公共关系；

替上司定约会并做好记录；

按上司的口头或书面指示完成信函；

在权限内按自己的意思发出信函；

接待状访宾客；

替上司接洽外界人士；

自动处理例行的事务；

为上司安排旅行或考察；

替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话等；

准备好公司要公开的资料；

替上司收集演讲或报告的资料；

协助上司准备书面的财务报告、研究报告等；

整理并组织好粗略的资料；

替上司保管私人的、财务的或其他的记录；

协助上司中报所得税及退税；

督导一般职员或速记员；

安排会议事务，并做会议记录或纲要：

复印资料。

3．我国外资企业与合资企业办公室实务内容：

办公室环境的布置和整理；

通讯事务、电话、信函和邮件处理；

执行上司交办事项；

照料上司身边的琐事；

接待宾客和员工的来访；

记录上司指令及会谈、会议内容；

打印文稿及表格；

收集及整理各种信息；

保管办公室设备及用品；

外出办事，如银行、邮局、税务所等。

、

四、办公室环境布髓

目的：

创造舒适而又工作效率高的环境；

塑造组织形象；

建立挡

驾制度；

有利于保密工作。

第二章文员实务

一、文员的工作顺序

计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤。

二、“优先顺序”处理工作

第一阶段，先将自己想做的工作以重要程度为标准分类；

第二阶段，其次以紧急程度和重要程度为标准分类；

第三阶段：

同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。

三、文员管理时间的方法

四、文员的工作方法

1．请示方法与报告方法

请示内容：

必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。

请示形式：

可以是口头形式，也可能是书面形式。

重大、政策方面、需授权批准的事，书面请示，上司书面批复，以示慎重，也可备日后查证。

一般的事，事务性：

工作．只需解决一些疑难的事，町用口头请示，上司只作口头答复或指示。

紧急的事，文员可先作口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。

报告内容：

一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；

二足工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；

三是合理化建议，供上司改进工作时参考；

四是应上司的要求汇报情况。

文员主动汇报情况，要区分轻重缓急，适时、适地、适度地

进行，以免干扰上司的工作。

报告方式：

口头或书面形式。

重要情况、重大事项采用书面形式，必要时可以附上文员自己对情况的看法和意见，提出处理问题的建议和方案，供上司选择、参考。

2．计划方法和总结方法

计划方法：

（1）要有科学的、明确的工作计划：

工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。

（2）分清轻重缓急，决定工作次序，有条有理地去进行。

受制约的工作应置于前，自己支配的工作则置于后；

重大工作优先考虑，集中精力去做；

日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使计划有一定余地。

总结方法：

总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作做及时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训。

从时间上、规律上进行。

3．受意方法

受意是文员接受和领会上司意图。

一种是直接受意，即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。

这种直接受意，易于判断和领会。

另一种是间接受意，指上司在平时随便交谈情况下，或与其他人

员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。

，文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。

但要防止把上司酝酿过程中的的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。

4．传达方法

传达是文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。

一种是iE式传达，即由文员在正式场合上宣读文件，或口授上闭指尔；

另一种是非正式传达，即由文员有意识地向传达对象“透露”主要精神，或所谓“吹吹风”。

一些尚未最后决定、需要听取反映的政策性内容往往采取这种方式。

无论是正式传达和非正式传达，文员都要认真对待，重要的文件或口头指示，应不折不扣、逐字逐句地传达，即使是非正式传达，文员也要尽量忠实于传达内容，不容许任意发挥，以上司口气讲话，或是曲解精神，甚至假传“圣旨”。

5．进言方法

进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。

它不同于工作上发生疑难或处理权限问题而提出的请示，也有别于例行工作制度所规定的报告，或应上级要求而作的汇报。

6．变通方法和挡驾方法

（1）变通方法

通常情况下，文员必须照章办事，但在特殊情况下，文员可采用变通方法，灵活从事。

重大、紧急的事，可越级请示，甚至先处理再报告。

来信来访者有特殊困难，文员可以在政策允许的范围内给予特殊的照顾或临时安置。

对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。

（2）挡驾方法

对于上司不必要接见的来访者、邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。

挡驾的目的是保护上司，使之有时间、精力、有效地进行工作，但要注意方式方法，以不损害人际关系和公务活动为原则。

文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委

婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。

7．分工方法与合作方法

第三章电话、电子通讯

一、电视会议：

是一项新兴的图象通信业务。

它利用先进的技术将不同地点的图象信息（包括文件、照片和实物等）和声音信息互相传递。

虽然双方远在天边，却可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。

二、交互式电话会议：

电话会议是一种方便、省时、高效的会议形式。

单位或个人可在任意一部话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。

每个会议参加者无论身在何处，只需拨打一个事先约定的会议电话号码及密码，即能参加会议，也可以

同时发言、自由交谈。

付费方式有会议主办方付会议租用费、通话费和会议主办方付会议租用费、会议成员自付通话费两种。

三、卫星通信：

是以卫星作为空间中进器进行的通信。

它的特点是覆盖面积大，通信距离远；

机动灵活，不受地面电路及地面位置的限制；

此外，它还具有一点多址的广播特性，因此，卫星通信使用于广播电视、教育电视和远程医疗、数字信号传送和抗震救灾等重大

活动中的通信工作。

利用卫星通信地面站，开发其应用领域，可开展临时或固定视频传送业务。

第四章邮件收发

一、邮件的收取。

二、邮件的分拣

文秘人员收到邮件后应该按照一定的标准进行分拣：

1．按照收件人的姓名分拣。

2．按照收件部门的名称分拣。

3．按照邮件的重要性分拣。

三、邮件的拆封。

四、邮件的处理。

第五章接待实务

一、行为举止方面的礼貌。

二、仪表方面的礼貌。

三、接待平时来访者的实务。

1、初见来访者、传达有关人员、向有关人员引见；

2．接待计划中来宾、内宾接待、外宾接待。

第六章信访实务

一、承办来信注意事项。

二、来电的接收与处理。

三、接待来访注意事项。

第七章会议及会谈实务

一、会议的目的

会议的具体目的：

信息的传达；

信息的交换；

相互启发；

作出决定。

在一个企业中所举行的会议，包括有下列各种名称的会议，有包含其中之一或更多的目的。

说明会议、研究会议、解决问题会议、学习会议、创意会议。

会议以职级来分类：

股东会议、董事会、常务董事会、中层管理人员会议、员工大会、工作场所会议。

二、会议用语

议案、提案、表决、议决、票决、例行会议、分科会、咨询、答询、最低出席数、临时动议。

三、会议的计划与准备

1．举行会议的决定。

2．参加会议的人选。

3．会议日期、时间的决定。

4．会议场所的选择。

5．议程表制作和执行方法

会议议程表的制作对会议的顺利进行关系重大。

由上司预定议事程序和执行方法以及时间分配等的情形相当多，文秘人员必须配合议程，详细检查接待方式，会议中的接待、会议的记录、会议后的收拾整理等在准备方面有无疏漏之处．

6．会议通知的写法和传达方法

召开会议的要点决定后，即通知全体人员。

公司内部会议一般应在一周到十天以前通知；

而公司外的人员也参加的会议，至少要在会前两周用正式的文书寄出通知。

如果是紧急会议，或者在召开之前时

间有限时，可暂时用口头或电话通知，但即使如此，仍应寄出正式书

面通知。

以防有人听错了会议时间、地点，耽误大事。

在写作通知时，一定要有：

（1）会议的名称；

（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；

（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；

（4）地点：

（具体在儿楼几号会议室）；

（5）议题（或者议事日程）；

（6）主办者的联络处、电话号码等。

如果会议场地是在公司外，除了上述之外，还必须有：

1．开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；

2．其他：

注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料，都要详细说明。

同时，对公司外参加人员要随函附上嘲执，并明示期限，让对方能在期限以前回函通知是否参加?

若逾期对方仍没有来函告知参加与否，必须立即用电话确定参加与否。

四、会议材料的准备

作为判断议题材料的会议资料，与会议能否圆满成功关系极大。

文秘人员要向上司确定会议需要的资料有哪些?

必须重新收集的资料是什么？

制作复印件，为参加者准备好需要的份数。

制作资料时，尽可能逐项列出要点或绘制成图表，以便能很快地掌握议题要点。

资料

（譬如会议议程和上次会议记录）如果和通知一起送出，有关部门和人员就能提前知晓情况，要作什么准备，在会议上作什么发言，在开会时就能马上讨论议题，如此更能节省会议的时间。

在公司的会议中，负责准备议程的可能是公司的文秘人员，这样就必须在收集办公室信息、组织议题、给与会者寄发材料等方面做许多工作。

议程址按照它们在会上被讨论的先后顺序安排的，两方圜家会议的议程就可能包括下列各项中的几项或全部：

1．宣布议程。

2．宜读并通过上次会议的会议记录（或备忘录）。

3．财务主管报告。

4．其他报告。

5．复议旧的议题。

6．讨论新的议题。

7．委员会人事任命。

8．提名并选举新的负责人。

9．通知。

10．休会。

对于正式的会议，文秘人员可以先查看一下档案中先前的会议议程，并按公司文秘人员或法律顾问提示的顺序进行。

一个正式的议程所包括的细节比上述十条所列举的要多一些。

五、会议中的实务

接待事务、会场的管理、会议中的电话或来访者、会议记录。

六、关于会议记录

1．要求：

（1）简洁。

（2）清除。

（3）通俗、清洁。

2．会议记录的制作方法

正式的会议记录是具有法律效力的档案。

决议、动议和其他声明，以及法律上有义务制作的股东大会和董事会的记录等等，必须有专门的速记套员逐字逐句记录。

但是在公司经