文件与资料管制程序Word格式.docx
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二階文件
權責部門主管
三階文件
部門主管
單位人員
3.2外部文件資料由文管中心收集,經管理代表核準后由文管中心收發管制.
3.3電子文檔由各部門自行管理,部份技術性資料等由网管拷貝備份.
4.定義:
4.1一階文件:
品質手冊、環境管理手冊
4.2二階文件:
程序文件.
4.3三階文件:
作業標準、檢測方法等.
4.4四階文件:
檢驗記錄、糾正記錄、測試記錄、報告等.
4.5外來文件:
外來標準、法律法規、書籍、客戶要求及與品質環境有關的技術資料.
5.文件編號規則:
公司代碼用大寫英文字母“WZ”表示“穩鎮公司”.
5.1部門代碼:
A--------------總經理F----------------生產課
B--------------管理代表G----------------生管課
I-----------------倉管課H-----------------工程課
E---------------品保課J-----------------行政課
K---------------業務課L-----------------採購
5.1.1文件階層:
一階文件－”1”,二階文件－”2”,三階文件”3”.
5.1.2文件流水號:
以三位數字表示,從“001”開始編號,”002,003…”依此類推.
5.1.3表單流水號:
以兩位數字表示,從“01”開始編號,”02,03…”依此,表單版本:
此限于
表單使用,用小寫英文字母表示,從“a”開始,修訂后為“b.c…”依此類推.
WZ-------□-------□□□-------□□-------□
表單版本
表單流水號
文件流水號
文件階層
公司代碼
6.作業內容（見附件一:
文件管制流程圖）
6.1文件的制訂/修訂由權責部門提出《文件制訂/修訂及廢止申請單》,經相關部門會審權
責主管核準後,方可制定或修改,文管中心按文件編號原則對新文件進行編號.
6.2公司發放的一、二、三階文件爲受控文件（包括工程圖面）。
如客戶要求提供時,由相關部門填寫《文件補發申請單》，由部門主管申請，經管理者代表審核批準，同時由文管中心蓋“參考文件”印章,作為非受控副本發行並記錄。
6.3文件的發行與接收
6.3.1一､二階文件收發管制,由文管中心按《文件制訂,修訂及廢止申請單》注明之各部門需求份額,並登記於《文件分發回收記錄表中》,副本需加蓋紅色”受控發行”章.和”部門代碼章”.三階文件根據部門需求.發行副本蓋“受控發行”章和部門代碼章,並登記於《文件分發回收記錄表》中.
6.3.2新版發行時,即舊版本於新文件發行時回收,回收份額與發行份額數量一致,內容完整,若有遺失,記錄於《文件分發回收記錄表》回收欄內.
6.3.3對外發行文件,由適當對外單位簽收,回收亦由簽收單位負責,並交文管中心統一
處理.
6.3.4工程圖面制定/修訂作業按《圖面技術資料管制程序》執行.
6.3.5文件制訂、修訂、廢止之審查及核準作業依照3.1-3.2執行.
6.4文件的管理
6.4.1現場使用之文件須置於現場所,非現場使用之文件由各部門自行集中管理.
6.4.2使用部門不得影印正式發行之文件（四階文件不作限制）.
6.4.3文管中心有新增或修訂文件時,需將“文件最新版本一覽表”的電腦檔共享.供使用部門核對其文件資料是否為最新版本.
6.4.4若發現文件有遺失破損、字跡模糊、份數不足等需要補發時,由需求部門填寫《文件
補發申請單》,經單位主管審查後,由文管中心予以補發,並做記錄於《文件分發回收記
錄表》中.6.4.5第一次制定之原版以A/0表示,由A/0被更改為A/1、A/2…修訂5次以上予以換版為
B/0…C/0…以此類推.
6.4.6.任何人不得於一､二､三階文件上加標記或書寫任何字符.
6.4.7文管中心由專人管理,文件管制須納入內部稽核項目中,以確保文件資料之正確使用.
6.4.8文件之借閱,填寫”文件借閱申請單”經權責部門審查核準後送文管中心辦理.
6.5文件的保存與回收:
6.5.1作廢的受控文件由各部門回收,統一交文管中心,文管中心保留一份原版文件並加蓋作廢章存檔.
6.5.2逾期的質量記錄，由各部門依（WZ-2-026《記錄管制程序》）處理.
6.6外部文件管理:
6.6.1外部文件資料由文管中心收存,並加蓋“外部文件審核章”經管理代表審核後,由文管
中心加蓋發行章,並登錄分發,原稿保存於文管中心.
6.6.2外部資料編號以文件來源,收文年月日及收文順序流水編號.
例:
某文件收文日期為02年12月15日期版本為“021215”
□□□□□□□□□
流水號
月日
年
文件來源
a:
文件來源:
文件來源按以下代碼編號:
a1:
公司購賣之圖書,雜志.
a2:
客戶提供之承認書.
c:
客戶提供樣品､圖面或其它樣品資料.
a4:
廠商介紹廣告資料.
a5.其它資料.
6.6.3外部文件之保存、銷毀依6.5執行.
6.6.4外部書籍類文件由總經理室管理.
6.7暫時發行文件
6.7.1客戶暫定要求或因急需而暫定或來不及以正式文件發出的標準。
6.7.2發行程序：
按一般文件發行處理，須在文件上蓋“暫時發行”章,暫發行文件在實施有
效期內，其相對正式文件一經發出，暫發行文件則自動失效並收回。
6.8文件定期審查
6.8.1各階文件之制訂部門須於每年第二次管審會前二個月對負責之文件進行審查，以確保文件之適用性及有效性，並填寫於文件制訂、修正、廢止、審查申請單，由部門主管簽核呈管理代表。
6.8.2若於審查中發現必須修訂時，則依6.3規定辦理。
6.8.3管理代表於管理審查會議中報告文件審查結果。
7.相關文件
7.1內部稽核管制程序……………………….WZ-2-029
7.2記錄管制程序………………………….…WZ-2-026
7.3管理審查程序…………………………….WZ-2-032
7.3圖面技術資料管制程序………………….WZ-2-006
8.使用表單:
8.1文件制訂､修訂及廢止申請單…………（WZ-2-007-01a）
8.2文件分發回收記錄表……………………（WZ-2-007-02a）
8.3文件最新版本一覽表……………………（WZ-2-007-03a）
8.4文件補發申請單…………………………（WZ-2-007-04a）
8.5借閱申請單………………………………（WZ-2-007-05a）
8.6文件修訂記錄表………………………….（WZ-2-007-06a）
附件一:
文件管制流程圖
《文件制訂/修訂/廢止申請單》WZ-2-007-01
YES
NO
`《文件分發回收記錄表》WZ-2-007-02
《文件最新版本一覽表》WZ-2-007-03
（制訂/作訂）
（作訂）
9:
印章使用說明
印章名稱
印章
使用範圍
受控發行章
限於一、二、三階文件、工程圖面、外來文件發行.蓋有紅色受控章的文件,不許隨便影印.
外部文件審核章
限於對外來文件的審核確認.
暫時發行章
限於受控文件特殊,急需發行時使用.
蓋有紅色“暫時發行”章的文件,不許隨
便影印.
參考文件章
限於受控文件參考用,蓋有“參考文件”的印章不許用到生產現場.不許隨便影印.
部門代碼章
與“受控發行章”同時使用.
作廢章
限於舊版受控文件原稿使用.（包括外來文件原稿）
文件分發/回收記錄表
表單編號:
WZ-2-007-02a
日期
文件編號
文件名稱
版本版次
受文部門
份數
簽收人
回收狀況
份數及回收者
備注
制表:
文件最新版本一覽表
NO.年月日表單編號:
WZ-2-007-03a
序
號
制訂單位
分發部門
核準:
審查:
制定:
文件補發申請單
表單編號:
WZ-2-007-04a
序號
文件名稱
份數
需求日期
申請原因
發行單位:
主管:
承辦:
序號
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