管理制度舟山职业技术学校档案综合管理实施办法.docx

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管理制度舟山职业技术学校档案综合管理实施办法

舟山职业技术学校档案综合管理实施办法

第一章　　总　则

　　第一条　为了加强学校档案管理，实现档案管理规范化、标准化、制度化、现代化、切实有效地保护和利用各种档案，使档案更好地为学校的教育教学服务。

根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规、结合学校工作实际，特制定本办法。

　　第二条　学校档案是指学校在教育教学活动中形成的，记载和反映学校基本历史面貌的，对国家、社会和学校有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子等不同形式的历史记录。

本校档案分为文书档案、教学档案、科技档案、会计档案和特种载体档案五大门类。

　　第三条　本校档案工作实行块条领导管理体制，学校综合档案室管理全校档案，本校的档案工作在业务上同时接受市教育局和市档案局的监督和指导。

第四条　档案工作是本校工作的有机组成部分，各级领导和教职员工都必须予以高度重视，自觉地将档案列入各项工作计划，列入各自职责范围和岗位目标责任制。

第二章　　档案工作机构及职责

第五条　本校档案工作实行“统一领导、集中管理”的原则，实现网络化管理。

本校档案工作由校长直接领导，校务办公室具体负责，设专职档案员一名，有关业务处室设兼职档案员，综合档案室主任由办公室主任兼任。

第六条　综合档案室的主要职责是：

（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针、政策，建立、健全档案工作各项规章制度；

（二）指导本校文件资料的形成、积累和归档工作；

（三）统一管理本校的档案，为学校教育教学工作服务，为社会各界和校友提供有效利用；

（四）按照国家和有关专业主管部门的规定，向有关档案馆移交档案；

（五）办理其它有关的档案业务工作。

第三章文件材料的形成与归档

第七条　本校档案坚持集中统一管理原则，各处室及个人在所从事的工作活动中形成的文件材料，办理完毕后，必须按照规定，送综合档案室归档，任何部门和个人不得以任何理由将应归档的文件材料据为已有或拒绝归档。

第八条　文件材料的归档内容

一、文件材料的归档范围：

（一）文书档案归档范围及保管期限（见附件）

（二）教学档案的归档范围及保管期限（见附件）

（三）科技（基建、设备）档案的归档范围及保管期限（见附件）

（四）会计档案的归档范围及保管期限（见附件）

（五）特种载体档案的归档范围及保管期限（见附件）

（六）文件材料的不归档范围（见附件）

二、文件材料归档的质量要求

文件材料归档质量总的要求：

遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

具体应做到：

文书档案

1、归档文件按年度、保管期限等主要特征分类归档。

2、归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。

　　3、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件和附件、正本与定稿、正文与文书处理单、来文与复文、转发文与被转发文、多种文字形成的同一文件，分别放在一起，不得分开；文电应合一归档。

4、密不可分的文件材料应依序排列在一起，即复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定执行。

5、不同年度的文件一般不得放在一起，但跨年度的请示与批复，放在复文年归档，没有复文的，放在请示年归档，跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档，跨年度的会议文件放在开幕年归档其他文件材料应按有关规定执行。

6、归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料均应符合档案保护要求。

7、文件材料按排列顺序依次编写页号或件号，装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面右上角、背面的左上角填写页号，不装订的案卷应在每份文件材料的右上角加盖档号章，并逐件编件号。

8、有关文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况说明，应将整理人、检查人的姓名和时间填上以示负责，备考表置于保管单位的最后。

9、文件材料应去掉金属物，对破损的文件材料应裱糊，字迹已扩散的应复制并与原件一并整理，案卷应采用三孔一线的方法装订；不装订的案卷，文件应逐件用细线装订。

10、2001年起文书档案整理按《归档文件整理规则》执行。

教学档案：

1、教学档案按学年度、问题、保管期限等主要特征分类归档。

2、教学档案文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。

3、归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料均应符合档案保护要求。

4、文件材料按排列顺序依次编写页号，装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面右上角、背面的左上角填写页号。

5、有关文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况说明，应将整理人、检查人的姓名和时间填上以示负责，备考表置于保管单位的最后。

6、文件材料应去掉金属物，对破损的文件材料应裱糊，字迹已扩散的应复制并与原件一并整理，案卷应采用三孔一线的方法装订。

科技档案

按《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行，具体按基建工程项目、设备的种类或型号、教科研类别组卷。

基建档案按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列；设备档案按设备依据性材料、外购设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备维护等排列；教科研档案依据类别、项目申报、实施到结题整套材料排列。

会计档案

按《会计档案管理办法》执行，具体按会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类、其它类等不同形式归档整理立卷。

特种载体档案

声像档案、电子档案、实物档案应用文字标出摄像、录音、刻写、反映的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

具体按《浙江省照片档案管理规范实施细则》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档与电子档案管理办法（报批稿）》执行。

三、归档时间

文书档案于次年6月底前完成立卷归档。

教学档案于次年10月底前完成立卷归档。

基建档案在工程竣工验收三个月内向综合档案室移交。

设备档案在设备开箱验收完毕或调试完成后及时归档。

会计档案可暂由会计机构保管一年，即会计材料形成的第三年初向综合档案室移交。

声像档案、实物档案可随时归档。

电子档案对电子文件进行备份刻录后及时归档。

第九条　各部门经办人员向档案室移交档案时，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。

第四章档案管理

第十条　根据本校实际情况，结合形势发展要求，制订并完善统一的分类方案，建立、健全档案保管、鉴定、销毁、统计等各项管理制度。

第十一条　切实执行档案库房管理制度、保管条件符合规定要求。

一、有专用档案库房装具，做到库房、办公室、阅览室三分开。

二、库房配有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，确保档案的安全。

三、存放档案分门别类，科学编号，合理排列。

四、定期每半年检查一次室藏档案，核对清理，做到帐物相符对破损或载体变质的档案及时进行修补和复制。

　　五、建立全宗卷，把管理室藏档案过程中所兴盛的移交目录、案卷说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、检查记录、统计台帐、全宗介绍等材料进行整理组卷。

　　第十二条　开展档案鉴定工作

　　一、综合档案室要根据国家和有关部门规定，编制本单位各种文件材料的保管期限表，合理确定保管期限。

　　二、依法开展档案鉴定工作，在鉴定小组领导下，对已满保管期限的档案进行鉴定，形成鉴定报告，编制销毁清册，执行销毁档案审批制度。

第十三条　做好档案统计工作

一、建立健全统计制度，做好档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果的统计。

二、统计数据必须以原始记录为依据，做到准确、可靠。

三、按照有关部门要求，及时、准确填报档案室基本情况年报。

第十四条　档案管理现代化是本校办公现代化的组成部门，积极创造条件，加快应用计算机等先进技术和手段管理档案。

第五章档案信息开发利用

第十五条　本校档案信息开发利用是档案管理的一个重要内容，综合档案室要根据形势发挥具体需要，积极开发档案信息资源，加强编研工作，充分发挥档案在社会主义精神文明和物质文明建设中的作用。

一、档案工作人员熟悉库藏档案、编制必要的检索工作，为本校各项工作和社会各界提供利用服务。

二、对档案进行多层次的信息加工（如汇编专题资料、编写大事记等）。

三、执行档案借阅制度，根据档案的不同密级，确定不同的利用范围，规定审批手续。

四、加强对保密档案的管理，不得擅自公布档案。

第六章档案的移交

第十六条　综合档案室按照国家有关规定，向市档案馆移交档案。

移交的档案必须符合质量要求，并履行必要的手续。

第七章　奖励和处罚

第十七条　对档案管理工作中成绩显著或作出突出贡献的处室和个人，应给予表彰和奖励。

第十八条　对有下列行为之一的处室或个人，根据具体情况及时与档案行政管理部门联系，由档案行政管理部门根据具体情况给予通报批评，责令其限期改进，并根据情节轻重，给予行政处分；造成损失的，要赔偿损失：

一、拒不向本校综合档案室移交应归档的各类材料的；

二、在保管或利用档案中涂改、撕毁、丢失档案的；

三、未经批准同意，擅自提供、抄录、公布应当保密的档案的；

四、不按规定向档案馆移交档案的；

　　五、档案部门认为违反档案管理办法的其它行为。

第八章　附　则

第十九条　本办法未及之处，以《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》、国务院《国家行政机关公文处理办法》及国家、省教育厅、市教育局等有关规定执行，如今后有新的规范出台，一律按新规范执行，并对本办法作出修订。

第二十条　本办法适用于舟山职业技术学校档案工作，解释权属本校综合档案室

第二十一条　本办法自发文之日起执行。

舟山职业技术学校综合档案室

二OO三年十一月

附件:

舟山职业技术学校档案归档范围和保管期限

一、文书档案

1、学校党政会议记录（永久）

2、学校一年一次编写组织机构；人员配备一览表；大事记；组织沿革；年鉴；校史。

（永久）

3、学校机构建立、撤并、更改校名、启用印章的报告、请示、批复、通知等（永久）

4、学校干部任免、党支部改选、学校领导班子调整的文件。

（永久）。

校内部机构负责人任免材料。

（长期）

5、学校教职工技术职称评审、聘任、考核等记录，批准书、批复、通知等。

（长期）（一式若干份，应有完整一份归入教师业务档案）

6、学校离（退）休人员登记表、审批表，改变干部级别待遇的请示、批复。

（长期）

7、学校教职工违纪处分的报告、调查资料、本人认识及上级机关的批复。

（长期）

8、学校人员复查、落实政策的报告、批复、结论材料等。

（永久）

9、学校教职员工、退职报告和批复。

（长期）

10、学校教职工转正定级、调整工资、招工招干、教师培训进修、民办转正等登记表、审批表及有关方面的工作计划，总结。

（长期）

11、学校各种名册。

（永久）

教职员工花名册

共产党名册

12、学校各种统计表。

（年度、综合性的永久；学期的长期；季度、月度短期）

13、学校党、政、工、团及各部门拟订的工作意见、计划、规划、总结、目标管理、专题调查材料（党政年度、学期的为永久；各部门的为长期）

14、学校负责人在全校性会议上的讲话材料。

（重要的为永久，一般的为长期）

15、学校制定的各种组织简则、岗位责任制、规章制度、工作条例。

（永久）

16、同学录、学生通讯录、校庆活动重要的材料。

（永久）

17、学校编辑的并反映本校主要职能活动的出版物定稿和样本。

（永久）

18、学校及部门编印的简讯、信息。

（学校的为长期，部门的为短期）

19、学校教代会专题材料。

（会议通知、代表名单、提案处理、领导讲话、决议纪要、倡议等）（永久）

20、学校教职员工获得各种荣誉称号，如劳模、教坛新秀、优秀班主任、为人师表、各项竞赛、比赛、科研获奖等材料（含名册、事迹、登记表、批准文件、奖状、照片等）省级以上的为永久；地县级以下为长期）

21、上级机关批准处理的本校人