公司年会(晚宴)筹备流程设计.xlsx

公司年会(晚宴)筹备流程设计.xlsx

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公公司司年年会会（颁颁奖奖晚晚会会）等等活活动动流流程程设设定定项项目目背背景景（目目的的）主题时间地点表现形式参与者项目组成立序序号号会会议议事事项项一前前期期筹筹备备组组1活动工作执行时间表2费用预算报表3嘉嘉宾宾、参参会会人人员员邀邀请请4嘉宾、参会人员统计5化妆师确定6拍照摄像公司确定7主持人8会务人员安排表9活动流程确定二策划设计公司对接101、确认方案、签订合同112、视觉形象策划案、物料、流程、主持人串词等各个细节确认（流程活动前2天双方确认完毕）123、邀请嘉宾与领导、现场专人负责接待。

迎宾管理，接待流程确定。

134、协调场地供应方提供会场用电、用水、用餐、场地布置特殊要求协调等145、协调场地供应方负责现场保洁及物资运输方便。

156、策划公司相关物料交接管理（一人对接）167、活动审批工作17策划及现场布展18视觉设计方案19邀请函设计20场地规划图21广宣品设计22现场布置三三晚会节目管理2323节目征集2424节目初审2525确定节目2626节目彩排2727节目道具服装管理2828节目配乐及场景2929晚会现场管理3030道具、服装清理四四颁奖环节管理3131奖项确定3232获奖者提名3333各奖项获奖者确定3434颁奖礼品确定3535颁奖嘉宾确定3636颁奖顺序流程确定五五活动现场管控3737现场流程对接3838现场摄像及照像试拍3939会场布置用物料4040设备、灯光4141现场音响、音乐控制4242外场采访（外场主持人负责）六六后后勤勤工工作作组组4343接待流程管理4444嘉宾行程时间确定4545住宿46用餐安排47签到48礼仪管理49晚会物资管理50工作人员用餐51茶歇服务52摄影录像53机动人员总策划：

工工作作细细则则负负责责人人组组员员完完成成时时间间1、由项目负责人确定各大项工作环节完成时间点，各环节负责人负责分解各细分流程完成时间点。

（注意所有时间节点应提前3-7天完成）1、各环节负责人在号日前提报所需要预算1、客户通知函、2、总公司邀请函，3、邀请函统一由行政部发出。

其他相关业务部门配合执行。

1、活动前5天再次电话确认已发邀请函嘉宾及参会人确定行程。

2、特殊嘉宾会前2-3天再次确定行程。

1、确定化妆提供单位，并签定服务合同。

2、约定试妆及妆容要求。

洽谈拍摄要求，并确定合同。

内场、外场、发布会及年会；服装租借。

最终确定活动前一周所有流程交审批确定。

（包括晚会整体现场流程、节目及颁奖顺序）主题名设计、主画面纸质、电子邀请函入口、签到区、主会场规划布局设计附所有需设计广宣品名称明细（包含数量、材质、安装使用说明及位置）现场布置物料准备（广宣品类企划负责、其他物料行政部负责）人员安排现场工程安装完工验收征集、确定、彩排、活动现场安排。

公司本部、直营门店、客户经销商）。

外围及外区客户必须录制节目视频参加初审，本部及成都市区到公司本部实地表演。

确定补审通过节目数量及各节目表现形式，与演艺公司对接专业节目补充。

2次！

活动开始前10天，活动前1天带装彩排。

（可根据实际情况调整）道具、服装确定并安排租借。

1、收集所有节目配乐，个性节目场景设计确定。

2、与演艺公司对接每个节目的配乐及节目场景选择，（可提前1周让演艺公司提供相关素采选择）。

同时确定节目的出场顺序，（流程再次确认）按节目顺序召集演出人员，出场提醒。

表演节目化妆跟进。

公公司司年年会会（颁颁奖奖晚晚会会）等等活活动动流流程程设设定定前前期期筹筹备备组组2、视觉形象策划案、物料、流程、主持人串词等各个细节确认（流程活动前2天双方确认完毕）3、邀请嘉宾与领导、现场专人负责接待。

迎宾管理，接待流程确定。

4、协调场地供应方提供会场用电、用水、用餐、场地布置特殊要求协调等5、协调场地供应方负责现场保洁及物资运输方便。

6、策划公司相关物料交接管理（一人对接）安排人员对所有演出服装道具进行清理，并统一进行归还。

奖项确定、各奖项获奖者数量、顺序流程、颁奖嘉宾，各奖项礼品、每个奖项的寓意。

礼仪安排。

由总经理最终确定颁奖大会产生的奖项名称。

获奖者提名由各业务部门提报。

分本部、直营、经销商。

统一提报至行政部门，由行政部交总经理确定。

最终获奖名单确定。

总经理确定后统一交行政部对项目组公布。

行政部提交礼品清单交总经理审批，总经理最终确定礼品类型，行政部负责采卖准备。

总经理需提前5天确定各奖项的颁奖嘉宾名单，以及确定相关嘉宾介绍资料。

项目组连同整体流程一起，活动前5天提交总经理审批。

提前2天与策划公司确定各环节流程，舞台搭建完成后与策划公司过所有环节流程（开始时间、开场形式、各风格发布形式，音乐、播放视频提前试机、灯光与照像现场调试，结尾安排）音响、灯光现场调整确定1、负责根据物料清单，进行核对，同时运送至会场现场交给会场负责人。

根据会场情况，合理利用空间，搭建T台。

灯光、追光灯、音响、音乐、幻灯、字幕等设备调试，对讲机调试。

选定不同类型的参会人员进行采访，并设计准备不同的问题。

视频、音频转内场提前调试。

机动协助、物料保障、接待流程管理礼仪、签到、外场、内场指引、迎宾接送、特殊嘉宾接待安排。

活动前2天确定所有嘉宾的行程时间，罗列需接机的嘉宾名单及时间点，合理安排车辆。

与酒店协调入住手续办理，并短信通知嘉宾入住酒店信息。

1、非活动现场用餐，安排专人负责，饭点准时到用餐饭店待命，同时在用餐饭店放置竹松杨接待用餐指示牌，以免客户到店后无法确认地点。

2、活动现场用餐：

活动前5天确定各位嘉宾的用餐桌位号（排坐位号前向领导征寻嘉宾的坐次安排注意事项）并交领导审核。

3、公司食堂用餐，与食堂协调用餐时间，专人到现场服务。

（提供纸巾、打饭等）公司签到：

前台签到、酒店签到。

安排专人负责。

（签到本提前一天交给签到人员）酒店签到：

（签到本、嘉宾证等物资，提前1天交工作人员）经销商、直营、嘉宾需单独安排人员负责。

签到墙：

安排2名礼仪指引和提供签字笔。

行政部确定礼仪人员名单。

（）礼仪服装、妆容1、礼仪站位：

到各自的站位处。

（总负责），大厅两位，签到处设置3名，其余在会场门口引位。

2、礼仪指引：

3、客户接待引位、中场休息客户嘉宾陪同，指引：

（总负责礼仪）1、颁奖环节，抽奖环节。

1、颁奖物资保管、分类准备。

（奖品和礼品）协助人：

2、抽奖环节礼品准备协助人：

3、颁奖奖金准备（?

）。

现场待命1、8号彩排，模特、节目演出人员，用餐及点心、水。

2、9号上午模特、节目演出人员，糕点、饮用水，9号午餐准备。

根据每次活动的要求安排。

数码机、录影准备，留出摄影通道。

选取不同方位放录像机，大机与手提录像机试镜。

紧急购物，餐饮，安全，应急人力补足。