凯瑞贸易作业标准化手册Word文件下载.doc
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开发部技术部业务一部业务二部
财务部船务部
1.2业务一部:
李锦霞(003)
郑颖(301)
陈静(303)卢佳(304)程葆慧(305)陈强(306)
工厂
张学友(307)朱卫平(308)徐文静(309)鲁微(310)冯智(302)
面料COC
1.2业务二部:
武斌(004)
王骞(401)张燕芳(403)张能军(402)
1.3开发部:
金总(001)
宋文涛(102)袁海鹰(101)王幼梅(103)
1.4船务部:
徐斐(006)
王玉芳(601)刘浩(602)
1.5财务部:
王静(005)
钱竞(501)闻瑛(503)龙喻兰(502)
1.6其他:
李新强(201)林琦(202)陈宏(203)
司机司机上海办
1.7QC:
付汉珍(701)余国玉(702)占玉香(703)黄春娇(704)陈蕤森(705)
2.业务流程
2.1.新产品开发(样衣)。
2.2.客户开发。
2.3.客户询价/查询(电报、信件、电报)的处理。
2.4.报价。
2.5.订单确认。
2.6.样衣的确认。
2.7.开立境内订单。
2.8.面料/里料/辅料的采购
2.9.生产督促及L/C催开。
2.10.出货。
2.11.押汇(出货通知)。
2.12.付款。
2.13.客人查厂/验货的接待
2.14.供应商评估管理
2.15.工厂评估管理
3.业务处理细则
3.1.新产品开发(样衣)
3.1.1开发部取得新样品后,应填写样衣流转单,写明以下资料:
1.临时编号。
2.品名、规格、包装。
3.开发成本。
4.预估生产成本。
5.供应商报价。
6.预估报价。
7.预估毛利。
8.工艺评价
3.1.2开发部于每日对单业务会时,就前项新产品提出讨论,经逐项评估,按开发价值分为A、B、C三类,A类为极具开发价值,B类为有开发价值,C类为无开发价值。
3.1.3组织制作样衣。
3.1.4开发部评审样衣并按规定时间将样衣寄客人确认。
3.1.5跟踪样衣确认意见。
3.1.6填写样衣单耗表及工艺事项表。
3.2客户开发:
3.2.1业务二部于每月最后一周业务汇报时,提报下个月的客户开发计划,计划内容包括:
1.制作公司简介,产品目录(注明交货期限及付款条件)。
2.产品市场研究、分析、及客户资料之收集。
3.介绍新产品(邮寄新产品目录)。
4.刊登广告、邮寄开发信。
5.其他。
3.2.2客户开发应选择A类产品,并配合季节性需求。
3.2.3经研讨定案之客户开发计划,应由业务二部列入下个月的营业计划,并按职责列入个人工作计划。
3.3.客户询价或查询(电报、信件、电话)的处理
3.3.1业务部收到客户询价/查询的电报/电子邮件及信件,应即加盖收文戳记,填上收文日期,并依来电或来信内容,于文件空栏填具处理意见后,将来文大意及处理情况,登记于收文簿(附件4),将原文呈经理核阅后,依经理批示内容,回函或回电,并将回函或回电大意填入收文簿。
回函或回电副本存客户档。
3.3.2处理中的电报/电子邮件或信件,存于待办卷,随时查阅催办,已经处理的电报或信件,依客户别归入客户档。
来文无适当空栏时可另以签办单,粘附处理。
3.3.3客户电报/电子邮件限当日回电,客户信件,除按经理指示期限外,限三日内回函。
3.3.4接到客户电话,应将通话内容记入电话记录上,呈经理批阅,并依指示处理。
电话记录一式两联,处理程序同电报、电子邮件、信件。
处理完成后,第一联依顺序归入电话记录档,第二联按客户别归入客户档。
3.4报价:
3.4.1业务部接到客户询价的电报/电子邮件/信件或样衣,应立即按客户需求指派人员评估样衣并估算成本价及报价,呈总经理核可后,打报价单,必要时将样品照片,贴于报价单上。
3.4.2报价单一式两联,第一联寄客户,第二联存客户档。
3.5.订单确认:
3.5.1业务部接到客户订单,即依订单内容,填成交卡交专业人员,让厂商确认买价及交货期后,打SALES
CONFIRMATION(S/C),S/C一式五联,第一、二、三联寄客户,第四联存业务科待办卷,第五联存客户档,并将订购品名、数量、单价、金额、交货期填入客户档。
3.6样衣的确认
3.7开立境内订单:
3.7.1业务部依据S/C及成交卡开立境内订货单。
3.7.2订货单一式四联,第一联交工厂存查,第二联存业务部待办卷,第三联交专业人员,据以协调厂商填写生产及验货进度表,第四联交工厂签认后存厂商档,并将订购品名、数量厂价、交货期等,记入厂商档。
3.7.3业务部依据S/C及订货单填写产品表。
3.8面料/里料/辅料的采购,见《采购细则》
3.9生产督促及催开L/C:
3.9.1业务部专业人员依据生产及验货进度表进行督促,填写实际生产进度,于每周业务会报时提出报告,必要时现场取样带回核验。
见《工厂跟单细则》。
3.9.2业务部依每笔S/C所订L/C开立日期,催开L/C。
3.9.3收到客户开来之L/C,应立即核对交易内容是否相符,若与原来的S/C内容不符,应即要求客户修改L/C,或协调厂商修改订货单内容,修改订货单处理程序与开立境内订单相同。
3.10出货:
3.10.1出货前,船务部联络船运公司确定船期,填写装船预计表,同时联络专业人员,确定装柜日期及地点,通知货运公司将货柜拖到指定地点,以备装柜。
3.10.2装船预计表一式四联,第一联交报关行签SHIPPING
ORDER(S/O),第二联业务部存查,第三联交专业人员据以验货、第四联船务部存查。
3.10.3装柜完成后,专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式,由船务部通知报关行修改,并通知报关行该笔出口押汇银行。
工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司,汇送报关行。
退税清表上须用中文誊写。
3.11押汇(出货通知):
3.11.1结关后三日内,船务部自报关行取得提单及押汇文件,经与L/C条款核对相符,呈经理签名后送银行办理押汇,并随时追踪押汇程序,确定银行已经拨款后,通知银行取回结汇证实书。
海关签放的输出许可证(CBC)第六联交会计,影本存待办卷。
3.11.2每笔货品出口后,业务部依出口内容,套打出货通知单(SHIPPING
ADVICE
LETTER),一式四联,第一联(正本)及一份完整出口文件副本寄客户,第二联(副本)及一份完整出口文件副本(包括L/C,CBC第六联,装船预计表第二联)存入出货文件档,第三联(副本)存入客户档。
第四联船务部存查。
3.11.3业务部依据实际出口内容,分别填入客户档、产品档及厂商档。
3.12付款:
3.12.1每笔货品出口后,业务部于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联,核对无误后送会计。
3.12.2会计复核业务部转来的付款凭证,确定该笔出口已经押汇入帐后,即开立付款传票,呈总经理核示后,开立结关后11天之支票支付货款,并于所有付款凭证上加盖"
付讫"
戳记。
3.13客人查厂/验货的接待
3.14供应商评估管理
3.15外加工厂评估管理
湖北天和凯瑞国际贸易有限公司