档案管理系统需求分析Word文件下载.docx

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本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息

[2]目录分类：

输入案卷信息之后可以接着输入此案卷下的文件信息，案卷信息中相应的字段带入文件信息输入界面，而且不可更改。

2.数据维护

本模块需要具有“数据维护”的权限的用户可以操作。

数据维护模块对已经“删除”（只是做删除标记）的档案文件做最后判定，判断该文件是否需要删除。

此模块涉及两种操作:

恢复和彻底删除。

3.数据查询

按用户输入的条件查询相应的档案文件信息。

查询结果以列表目录形式显示，也可以卡片形式显示。

具体档案处理权限的用户可以对查询的结果编辑并保存，也可以“删除”（做删除标记）档案文件记录。

4.数据修改

本模块主要实现批量修改数据的功能，可以由用户指定条件，将数据库中所有符合条件的文件或案卷记录按要求修改某个字段的值。

例如可以指定将所有文件年份为“2002”的文件记录的保管期限改为“长期”。

5.报表打印

打印各种档案的目录表和统计表。

可以由用户设计进行报表的自动生成。

（3）档案借阅管理模块

此模块分为外借登记、归还记录和电子借阅申请处理两部分，具有“借阅管理”权限的用户可以操作此模块。

外借模块实现档案文件的借出登记和归还登记功能。

电子借阅申请由具有“借阅管理”权限的用户处理。

一般用户提出阅读电子文档的请求后，被同意阅读后，文件将被发送给申请人。

（4）数据管理模块

本模块需要实现数据的备份和恢复机制。

数据备份操作可以按年度、档案种类等条件做部分备份或完全备份。

数据恢复就是将备份的数据恢复到数据库中。

可以对数据进行备份和恢复，备份的路径在系统参数设置中指定。

备份生成一个XML文件，恢复的时候自动由此恢复。

具有批量备份和恢复的功能。

（5）案卷管理模块和文件管理模块

本模块对系统运行日志操作，具有“日志操作”权限的用户可以进入本模块。

可以进行查看日志记录等操作。

档案管理系统的数据需求

档案管理系统的数据需求包括如下几点：

1．数据录入和处理的准确性和实时性

数据的输入是否准确是数据处理的前提，错误的输入会导致系统输出的不正确和不可用，从而使系统的工作失去意义。

数据的输入来源是手工输入。

手工输入要通过系统界面上的安排系统具有容错性，并且对操作人员要进行系统的培训。

在系统中，数据的输入往往是大量的，因此系统要有一定的处理能力，以保证迅速的处理数据。

2．数据的一致性与完整性

由于系统的数据是共享的，在不同的客户端中，档案文件是共享数据，所以如何保证这些数据的一致性，是系统必须解决的问题。

要解决这一问题，要有一定的人员维护数据的一致性，在数据录入处控制数据的去向，并且要求对数据库的数据完整性进行严格的约束。

对于输入的数据，要为其定义完整性规则，如果不能符合完整性约束，系统应该拒绝该数据。

3．数据的共享与独立性

整个档案管理系统的数据是共享的。

然而，从系统开发的角度上看，共享会给设计和调试带来困难。

因此，应该提供灵活的配置，使各个分系统能够独立运行，而通过人工干预的手段进行系统数据的交换。

这样，也能提供系统的强壮性。

档案管理系统的数据字典

系统中的数据元素：

名字：

档案文件信息

别名：

描述：

所有档案的详细信息

定义：

档案文件信息=盒/卷号+=行业+目录级别+上级目录+目录名称+全宗号+盒卷号+目录号+正题名+年度+责任者+起时间+止时间+文件密级+盒顺序号+保管期限+文件页数+卷顺序号+提要备注+主题词+分类号+档号+案卷类别+所属子类+本卷册数+照片规格+张数+数量及单位+设计单位+建设单位+工程地点+建筑面积+结构类型+施工单位+地上层数+地下层数+总高+造价+工程基础+工程主体+楼地面概况+工程装饰+工程装修+工程屋面+页数+文字蓝图+底图+图号+副标题+规格+载体类型+丛编附件+页号+其他责任者+件数+载体数量+载体单位+载体规格+附注带（盘）编号+摄制者+摄制时间+制式+语别+件号+文件编号+成文时间+文件种类+承办机构+卷内序号+照片号+底片好+参见号+摄影者+摄影时间+组内张数

位置：

存储到服务器数据库

档案管理系统的运行要求

档案管理系统中的各个子系统的硬件和软件的配置如下：

1．服务器端子系统的运行要求：

系统软件：

WindowNT/2000/2003Server

数据库管理系统：

SQLServer2000

硬件要求：

PentiumIII800以上,256MRAM,40GHD

2.客户端子系统的运行要求：

WindowNTWorkstation

SQLServer

Pentium450以上,128MRAM,10GHD

建立档案管理系统的约束

1.Client/Server结构总体设计方案对它的约束：

档案管理系统做为Client/Server结构的一个应用系统，不可避免的要受到Client/Server结构的约束。

在其实施的各个阶段都要服从它的一些规划，包括功能设计、系统配置和计划。

同时，由于信息的共享，档案管理系统还受到其它系统的信息约束。

2．人力、资金、时间的约束

档案管理工程实施的目标就是要带给各使用单位看得出见的效益，其开发过程中也要考虑到人力、资金和时间的约束。

因此，在设计中，重点是采集系统中的方便快捷，能提供给档案管理者以优质高效的服务，并提高录入、统计、分析、借阅、发布的效率和便捷，为使用单位带来良好的效益。

3．目录分类不确定的约束

档案管理方法和技术的发展日新月异，将会给档案信息处理带来更多的手段，同时也会带来更加丰富的信息表达形式。

例如图象和语音档案技术的进步，多媒体档案技术的发展，这些都要求系统在设计时考虑技术变化的可能性，为可能的变化预留一定的系统处理能力。