怎样与上司进行沟通Word格式.doc
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一项工作在确定了大致的方向和目标之后,上司通常会指定专人来负责该项工作。
如果上司明确指示你去完成某项工作,那你一定要用最简洁有效的方式明白上司的意图和工作的重点。
此时你不妨利用传统的5W2H的方法来快速纪录工作要点,即弄清楚该命令的时间(when)、地点(where)、执行者(who)、为了什么目的(why)、需要做什么工作(what)、怎么样去做(how)、需要多少工作量(howmany)。
在上司下达完命令之后,立即将自己的记录进行整理,再次简明扼要地向上司复述一遍,看是否还有遗漏或者自己没有领会清楚的地方,并请上司加以确认。
如上司要求你完成一项关于ABC公司的团体保险计划,你应该根据自己的记录向上司复述并获取上司的确认。
你可以说:
“总经理,我对这项工作的认识是这样的,为了增强我们公司在团体寿险市场的竞争力(why),您希望我们团险部门(who)不遗余力(how)于本周五之前(when)在ABC公司总部(where)和他们签订关于员工福利保险的的合同(what),请您确认一下是否还有遗漏。
”如果上司对你关于目标的理解点头认可了,那么你们可以进入下一个环节。
2.与上司探讨目标的可行性
上司在下达了命令之后,往往会关注下属对该问题的解决方案,他希望下属能够对该问题有一个大致的思路,以便在宏观上把握工作的进展。
所以,作为下属,在接受命令之后,应该积极开动脑筋,对即将负责的工作有一个初步的认识,告诉上司你的初步解决方案,尤其是对于可能在工作中出现的困难要有充分的认识,对于在自己能力范围之外的困难,应提请上司协调别的部门加以解决。
比如上例中关于争取ABC公司的员工福利保险合同这个目标,你应该快速的反映行动的步骤和其中的困难。
【自检】
你所负责方案的可行性和有可能出现的障碍是什么?
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3.拟定详细的工作计划
在明确工作目标并和上司就该工作的可行性进行讨论之后,你应该尽快拟定一份工作计划,再次交与上司审批。
在该工作计划中,你应该详细阐述你的行动方案与步骤,尤其是对你的工作时间进度要给出明确的时间表,以便于上司进行监控。
请写出一份关于你的行动方案的的计划书。
4.在工作进行之中随时向上司汇报
现在,你已经按照计划开展工作了,那么,你应该留意自己工作的进度是否和计划书一致,无论是提前还是延迟了工期,你都应该及时向你的上司汇报,让上司知道你现在在干什么,取得了什么成效,并及时听取上司的意见和建议。
5.在工作完成后及时总结汇报
经过你和部门同事的共同努力,你们终于完成了这项工作,获得了ABC公司的团险保单,当大家都在兴高采烈地欢庆成功之时,作为部门主管的你仍不应该有松懈的理由。
你应该及时将此次工作进行总结汇报,总结成功的经验和其中的不足之处,以便于在下一次的工作中改进提高。
同时不要忘记在总结报告中提及上司的正确指导和下属的辛勤工作。
至此,一项工作的请示与汇报才算基本结束。
千万不要忽视请示与汇报的作用,因为它是你和上司进行沟通的主要渠道。
你应该把每一次地请示汇报工作都做得完美无缺,上司对你的信任和赏识也就会慢慢加深了。
请填写以下关于向上司请示与汇报的工作单,思考一下你的请示与汇报工作是否做到了尽善尽美?
◇如何记录命令要点?
◇如何制定详细的工作计划?
◇如何确定工作时间表?
◇如何根据工作时间表把握工作进度?
◇如何及时向上司反馈信息?
◇总结汇报时做到要点突出、层次清楚了吗?
(二)请示与汇报的基本态度
1.尊重而不吹捧
作为下属,我们一定要充分尊重上司,在各方面维护上司的权威,支持上司的工作,这也是下属的本份。
首先,对上司工作上要支持、尊重和配合;
其次,在生活上要关心;
再次,在难题面前解围,有时上司处于矛盾的焦点上,下属要主动出面,勇于接触矛盾,承担责任,排忧解难。
2.请示而不依赖
一般说来,作为部门主管在自己职权范围内大胆负责、创造性工作,是值得倡导的,也是为上司所欢迎的。
下属不能事事请示,遇事没有主见,大小事不作主。
这样上司也许会觉得你办事不力,顶不了事。
该请示汇报的必须请示汇报,但决不要依赖、等待。
3.主动而不越权
对工作要积极主动,敢于直言,善于提出自己的意见。
不能唯唯喏喏,四平八稳。
在处理同上司的关系上要克服两种错误认识:
一是上司说啥是啥,叫怎么着就怎么着,好坏没有自己的责任;
二是自恃高明,对上司的工作思路不研究,不落实,甚至另搞一套,阳奉阴违。
当然,下属的积极主动、大胆负责是有条件的,要有利于维护上司的权威,维护团体内部的团结,在某些工作上不能擅自超越自己的职权。
与各种性格的上司打交道技巧
由于个人的素质和经历不同,不同的上司就会有不同的上司风格。
仔细揣摩每一位上司的不同性格,在与他们交往的过程中区别对待,运用不同的沟通技巧,会获得更好的沟通效果。
(一)控制型的上司特征和与其沟通技巧
1.性格特征
◇强硬的态度;
◇充满竞争心态;
◇要求下属立即服从;
◇实际,果决,旨在求胜;
◇对琐事不感兴趣。
2.与其沟通技巧
对这类人而言,与他们相处,重在简明扼要,干脆利索,不拖泥带水,不拐弯抹角。
面对这一类人时,无关紧要的话少说,直截了当,开门见山地谈即可。
此外,他们很重视自己的权威性,不喜欢部下违抗自己的命令。
所以应该更加尊重他们的权威,认真对待他们的命令,在称赞他们时,也应该称赞他们的成就,而不是他们的个性或人品。
(二)互动型的上司特征和与其沟通技巧
◇善于交际,喜欢与他人互动交流;
◇喜欢享受他人对他们的赞美;
◇凡事喜欢参与。
面对这一类型上司,切记要公开赞美,而且赞美的话语一定要出自真心诚意,言之有物,否则虚情假意的赞美会被他们认为是阿谀奉承,从而影响他们对你个人能力的整体看法。
要亲近这一类人,应该和蔼友善,也不要忘记留意自己的肢体语言,因为他们对一举一动都会十分敏感。
另外,他们还喜欢与部下当面沟通,喜欢部下能与自己开诚布公地谈问题,即使有对他的意见,也希望能够摆在桌面上交谈,而厌恶在私下里发泄不满情绪的部下。
(三)实事求是型的上司和与其沟通技巧
◇讲究逻辑而不喜欢感情用事;
◇为人处事自有一套标准;
◇喜欢弄清楚事情的来龙去脉;
◇理性思考而缺乏想象力;
◇是方法论的最佳实践者。
与这一类上司沟通时,可以省掉话家常的时间,直接谈他们感兴趣而且实质性的东西。
他们同样喜欢直截了当的方式,对他们提出的问题也最好直接作答。
同时,在进行工作汇报时,多就一些关键性的细节加以说明。
具有…上司风格的人
倾向于…
控制型
直接下命令,不允许部下违背自己的意志,关注工作的结果而不是过程。
互动型
亲切友善的与部下相处,愿意聆听部下的困难和要求,努力营造融洽的工作氛围。
实事求是型
按照自己的行事标准要求部下,注重问题的细节,善于理性思考。
你和你的上司已经共事了一段时间,请你判断你的各级上司都是具有何种上司风格的人,思考一下如何与他们更好的沟通?
说服上司的技巧
对于上司的指示,要认真执行。
那么,怎样说服上司,让上司理解自己的主张、同意自己的看法呢?
请看以下要点:
(一)选择恰当的提议时机
刚上班时,上司会因事情多而繁忙,到快下班时,上司又会疲倦心烦,显然,这都不是提议的好时机。
总之,记住一点,当上司心情不太好时,无论多么好的建议,都难以细心静听。
那么,什么时候会比较好呢?
我们通常推荐在上午10点左右,此时上司可能刚刚处理完清晨的业务,有一种如释重负的感觉,同时正在进行本日的工作安排,你适时的以委婉方式提出你的意见,会比较容易引起上司的思考和重视