推荐人事档案管理制度 精品Word文件下载.docx
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第一条企业须由专门的档案室存放档案,由专门人员负责管理。
企业分公司的分支机构有条件的可以建立档案室,没有条件的须购买档案柜存放档案。
第二条正式员工的档案使用档案袋存放。
企业统一采用黄褐色牛皮纸档案袋,档案袋的规格为30*24cm,外部有密封线缠绕封口。
试用期员工和临时工暂用普通文件夹保存,转为正式员工后,按相关要求存放。
第三条档案袋外皮上必须列明人员姓名、所在部门、档案内容等,以便查找。
四、人事档案的管理规范第一条档案的分类
(1)试用期员工和临时工档案。
主要包括的内容有:
员工个人简历,员工等级表,身份证、毕业证和相关证书复印件,试用期劳动合同,入职培训期间的考核表和评价表,申请转正的相关材料等。
(2)正式员工档案。
主要包括内容有:
员工个人简历,员工等级表,身份证、毕业证和相关证书复印件,劳动合同及相关协议,在岗培训期间的考核表和评价表,季度/年度考核材料,岗位升迁调动材料,奖励惩罚记录,重大科技成果等。
(3)离职员工档案。
主要内容包括正式员工档案的所有内容,另外增加离职申请、审核和交接方面的材料,劳动关系解除方面的材料等。
第二条档案的归类
人事档案材料按其名称、内容、属性等不同分别归入相应的类别,若材料内容涉及多种类别时,按其主要内容归入相应类别。
第三条档案的排列
人事档案归类后,相关材料的排列应按照时间顺序依次排列,时间最久的排在最前面,依次类推。
这样排列的好处是便于查阅,同时可以反映出员工的职业发展历程。
第四条档案的编号
档案的编号方法很多,如汉语拼音法、姓氏笔画法、单位编号法等,目前企业采用的是汉语拼音法。
具体方法如下:
(1)档案排列顺序按拼音字母的次序排列,由姓开始,姓第一个字母为a的排在最前列,依次类推;
第一个字母相同的,按第二个字母的顺序排列。
同姓的按名字的每一个字的拼音顺序进行排列。
(2)重名的人员按入职时间的先后顺序排列,入职时间早的排在前面,入职时间晚的排在后面。
五、人事档案所提供的利用方式
(1)查阅。
相关利用人到档案室查阅档案资料时,必须在档案管理人员的要求下进行查阅登记,写明查阅的时间、查阅人、查阅的事由,查阅的内容。
(2)调阅。
相关利用者对人事档案的调阅必须进行调阅登记,并取得档案管理部门主管的核准,调阅期限为7天,逾期未还者须办理续借手续,档案管理部门也须及时催还。
档案调阅期间不得转借、调换。
需复印的,要到档案管理部门登记。
(3)出具证明材料。
对于需要复制档案中的相关资料作为证明材料时,必须经过档案管理部门主管审批,并加盖部门公章后才能发出。
(4)其他
六、档案的保存期限与销毁
(1)人事档案须永久性的进行保存。
对于离职、辞退、开除的人员,自离开之日起,满一年,经过部门领导的审核后,方可销毁档案。
(2)档案销毁必须填写申请单,报人力资源部审核、批准、备档,人力资源部指定专门人员进行销毁,负责销毁的人员须为两人以上。
七、附则
(1)本制度自公布之日起生效。
(2)本制度具体操作细则由人力资源部负责解释。
对于需修改的部分,人力资源部负责修改,报总经理批准后执行。
第2篇:
公司人事档案管理制度
第一条目的:
为了档案材料有效使用,档案保管科学有序,特制定本制度。
第二条人事档案保管制度原则
1、保密原则;
2、保护人事档案材料完整,防止材料损坏;
3、及时补充入档材料,保证档案材料的连续性、完整性;
4、合理有效的使用档案,使其发挥作用。
第三条人事档案保密
1、人事档案设立专人负责保管,责任到人,并齐备必要的存档设备;
2、人力资源部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度,禁止无关人员对资料的接触。
3、任何人包括公司领导在内,无特殊原因,不得随意查调个人档案。
4、查阅档案时由人力资源部专人监督,保证档案不被破坏与丢失。
5、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
第四条档案接收:
1、检查转来的档案手续是否齐全符合规定;
2、在档案底账上注明接收档案;
3、填写《回执单》,退回原单位;
4、把档案放置档案室内保存,并编号登记。
第五条档案转出
1、取出要转走的档案;
2、在档案底账上注销;
3、填写《转递人事档案材料的通知单》;
4、最后按发文要求包装密封;
5、接收档案单位将收到档案的回执退回。
第六条档案保护
1、档案室备有必要的防火、防潮器材;
2、档案室保持清洁,不准存放无关物品;
3、无关人员不得进入档案室;
4、离开时关灯、关窗、锁门保证安全。
第七条新形成的档案材料应及时归档,并按以下流程进行操作。
1、对材料进行鉴别是否符合归档要求;
2、按材料分类确定其相应位置补填档案目录;
3、将材料放入档案内。
第八条检查核对
检查核对是保证人事档案完整安全的重要手段。
一般要定期进行核查,核查的内容是多方面的既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看是否完整或有无霉烂、虫蛀等;
也包括对档案保管的环境检查。
第九条统计汇报
1、人事档案数量;
2、人事档案材料收集补充情况;
3、人事档案整理情况;
4、人事档案保管情况;
5、人事档案使用情况;
6、档案室设备。
第十条人事档案的使用权限
1、法制部门调查。
2、员工本人入党、出国等。
3、档案管理员对档案的维护。
4、公司因调查需要调用档案。
第十一条人事档案使用方式
1、借出使用:
法制部门查案调档或其它特殊情况。
2、出具证明材料:
一般是入党、提升、招工、出国等。
3、在档案室查阅:
防止泄密和丢失。
第十二条档案查阅手续
1、由申请查阅者写出查档报告,在报告中写明查阅对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。
2、其次,查阅单位(部门)盖章,负责人签字。
3、最后,由人事档案管理部门审核批准进行查阅。
第十三条外借手续
1、在附合查阅手续的基础上,进行借档登记。
2、有关单位开具介绍信,说明要求出具证明材料的理由,并盖公章。
3、人力资源部按照有关规定,结合使用者的要求,提供证明材料。
4、证明材料由人力资源部审阅,盖章,登记、发出。
第十四条离职员工限期在一个月内将档案手续办理完毕,如不办理,人力资源部将于离职下月起开始收取档案保管费,标准为每月20元。
第十五条本制度经公司总经理办公会讨论通过,自颁布之日起执行。
第十六条本制度解释权在人力资源部。
第3篇:
企业人事档案管理办法
第一条为加强和规范员工档案管理,依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》,制定本细则。
第二条中层以上管理人员档案由党委办公室负责管理,派专人负责;
其余员工的档案均由人力资源部档案管-理-员负责管理。
档案管理人员不能保管本人的档案。
党委办公室和人力资源部的档案管理人员的档案实行交叉管理。
第三条员工失踪或死亡后满三年,其档案应移交当地劳动行政部门保存。
对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后,其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。
第四条人事档案管-理-员的职责
(一)、保管员工档案;
(二)、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;
(三)、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;
(四)、登记员工工作、工资、奖惩情况;
(五)、为领导和有关部门提供员工的情况;
(六)、做好员工档案的安全、保密、保护工作;
(七)、定期向档案室等部门移交档案;
(八)、办理其它有关事项。
第五条人事档案的内容及分类归档
(一)、本人历年填写的个人简历、履历、登记表;
(二)、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料;
(三)、本人自我鉴定,组织鉴定材料;
对员工的考察、考核、评价材料;
(四)、政治历史审查及甄别复查材料;
(五)、员工参入党、团材料;
(六)、奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料;
(七)、入伍、退伍、辞退职、出国等材料;
(八)、处分、取消处分的材料;
(九)、任免、工资、职称等材料;
(十)、学历和评定的技能等材料;
(十一)、其他有较大价值的可供参考的材料。
第六条人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。
(绥棱教育信息网suilengea)
第七条人事档案的收集、保管和销毁
一、调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案,在其报到一个月内立档。
对调入或新建立的档案都应造册登记。
二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。
三、立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。
四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
五、按规定需要销毁档案材料时,必须经部门负责人、分管领导批准,并编制销毁清册。
六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。
档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。
七、人事档案材料应分类,整理装订成册后方能入卷存档,不得直接入卷。
每年要对档案进行一次整理、校对工作。
八、档案应分类编号后存放,编号应与员工编号统一,防止重名重姓员工材料入档交叉,制检索目录,以便查找。
第八条人事档案的利用和传递
一、外单位来公司查阅档案时,必须持盖有公章的单位介绍信,经分管领导批准后,方可查阅。
二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时,应由部门出具证明,由人力资源部负责人批准后方可查阅。
三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。
四、建立档案查阅登记制度,对查阅职工档案的情况做好记录。
五、档案一般不借出查阅。
如必须借出查阅时,应提交报告,分管领导批准,严格履行登记手续。
六、任何人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的档案。
七、查阅档案必须严格遵守保密制度和