办公室管理作业文档格式.docx

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4．办公室的工作具有综合性特点。

5．办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能引用弹性原理。

6．发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。

7．办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。

8．办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。

9．办公用品的库存管理和监督中，出货卡即是申请领用单。

10．办公设备使用权的获取只能是通过购买。

三、简答题

1．简答办公室的主要特点。

答：

（1）辅助性；

（2）综合性；

（3）服务性。

2．谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。

能够正确理解领导的意图，替领导过滤重要的事务；

要“参”到点子上，“谋”到关键处，注重谏言技巧；

学会把握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是朦胧与含蓄的工作技巧相结合。

3．简述办公设备使用规范。

（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。

（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。

（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。

（4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。

（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85％，湿度过低时需用加湿器，湿度过高时需用除湿器，并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。

（6）如果办公设备不处于工作状态，应及时切断电源。

（7）使用电脑时要做到：

不要让阳光直射电脑，以免机壳老化；

不要随意放置茶水，以免碰翻杯子弄湿电脑，造成短路；

不要在开机状态下插拔各种电缆，以免烧坏接口；

不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘；

不要在运行程序还没有回到DOS指示的情况下匆匆关机；

不要使用来历不明的软件，防止病毒侵入，并且要配备必要的杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性杀毒；

不要在病毒入侵时使用电脑，除非有特殊的自我防护措施；

不要自己随意处理电脑硬件故障；

不要将电脑交给非专业人士修理，如有必要应全程监督。

4．简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。

①储藏间或物品柜要上锁，确保安全。

②储藏间需要的面积取决于单位面积的大小。

③在储藏间或物品柜放置物品时，必须清楚地加标签，以便迅速找到物品和标明新物品应放置的地方；

新物品置于旧物品的下面或后面；

先来的物品先发出去，体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品、常用的物品应放在前面，易于找寻和领取；

办公耗材和打印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能轻松找到。

④储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。

⑤办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。

若存放在潮湿环境中，将有可能导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。

⑥订立物品发放制度，确定物品发放人。

作业2（第三、第四章）

一、设计题（本题50分）

调研工作大体上可分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和完成阶段，请对调研工作的三个阶段进行详细设计。

1．调研工作的准备阶段

（1）准备调研内容：

①确定调研课题：

领导提出、有关部门确定、调查者自选。

②选题要求：

既要注重现实意义，又要具有前瞻性；

既要注重领导和群众关注的当前工作和社会生活中的重点、热点、难点问题，又要注重易被公众忽略而又十分重要的冷门问题。

③选题原则：

价值原则、可行原则、适量原则、新颖原则。

（2）调研课题的审定：

一般调研课题由机关单位或者授权调研部门的领导审定批准；

重点调研课题可以采取申报、委托或招标等形式，经专家评审、领导批准来确定。

（3）成立调研小组，确定调研人员：

成立调研小组时要考虑的因素包括，成员应具备良好的政治业务素质；

有调研需要的专业能力或专家成员；

有丰富的调研经验；

注意新老搭配，以便成员相互取长补短；

少而精，避免人浮于事。

（4）调研任务前的准备工作：

学习和掌握与课题相关的党和国家的方针、政策、规定等；

查阅与课题相关的研究成果和文献资料；

学习与课题相关的自然科学和社会科学知识；

了解与课题相关的背景资料。

（5）明确调研各阶段的任务和要求：

①调研的初期，要求明确调研对象的性质和发展方向。

②调研的成长期，应当明确如何使调研对象进一步发展，主要是理清思路、摆明措施。

③调研的成熟期，应当讲清楚如何使事物进一步完善提高。

④调研的末期，拟定调研提纲。

调研提纲的内容，主要包括调研的目的要求，调研的对象、范围和方式方法，调研的时间、步骤和过程，调研的人员组织与注意事项，调研经费的预算等。

调研提纲分为全面调研提纲和内容调研提纲。

2．调研工作的实施阶段

实施阶段是调研工作的中心阶段。

其实施步骤为：

确定调查方法，搜集、整理调研材料，综合分析调研材料。

（1）调查方法主要包括全面调查法、重点调查法、典型调查法、抽样调查法、问卷调查法、观察法、试点调查法、开会调查法、访谈法、网络调查法、BS（Bran-storming头脑风暴）法、专家调查法、哥顿法等。

（2）搜集、整理调研材料，要求全面、系统、丰富、充分、多多益善。

（3）认真分析调研材料，综合提炼调研成果。

3．调研工作的完成阶段

本阶段的主要工作是撰写调研报告，其中包含确定主题、选用材料、拟写提纲、按纲写作、修改定稿五个步骤。

（1）确定主题：

主题要正确、新颖、鲜明、集中、有一定高度。

（2）选用材料：

材料要具有典型性、生动性、新颖性、多样性和准确性等特点。

（3）拟写提纲：

注意观点和材料、大纲和细目的统一。

（4）按纲写作：

如表所示

调研报告版面结构模式

标题

分单标题和双标题（即正副题）

刚目

也叫导语，介绍调研目的，原因、时间、地点、对象范围、调查方法等

正文

正文开头有开门见山、结论先行、提出问题等方式，论述结构有纵式、横式、纵横式等

结尾

概括全文，形成结论，提出看法和建议

附件

包括数据汇总表、原始资料、背景材料、必要的工作技术报告等

调研时间

（略）

（5）修改定稿：

检查所用资料是否有误、观点是否明确、语言是否流畅、有无错别字、标点使用准确与否等。

二、案例分析题

办公室的李敏每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得千干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。

每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。

秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。

下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。

但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，使别人找不到。

办公室的小刘上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。

自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。

你怎样评价这三位工作人员的行为?

通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序，直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。

一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。

作业3（第五、第六章）

1．下面属于文书的是（A、书信）。

2．在公文行文中，下级向上级行文时，错误的是（C、抄送下级机关）。

3．公文写作的规范要求（C．具有规范体式，符合公文格式标准）。

4．向上级做请示时，下面哪个做法不妥（C、地级市政府越过省政府直接向国务院行文请示）。

5．意向书的特点不包括（C、约束性）。

6．在办理发文时，经复核，对于不符合要求的公文应该（B．退交起草部门补充或修正）。

7．在收文过程中，可以由办公室人员启封的信件是（D、公开出版的杂志的赠阅信件）。

8．“四分四注意”立卷方法不包括（D、分纸型）。

9．电子公文的属性是（C．具有规范格式）。

10．电子公文的处理（C．可以印制成纸质文件分发处理）。

1．狭义的文件即指公文。

2．公文行文时越级行文是普遍现象。

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3．办文能力就是指写文能力。

4．意向书简单而言就是传递意向的文书。

5．协议书本身与合同的法律效力是一样的。

6．上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。

7．收文时应逐件清点，并以签字或盖章的方式签收。

8．档案保管期限就是对档案划定的存留年限，它与档案本身的价值大小无关。

9．档案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行三分开。

10．电子文档不存在销毁问题。

1．简要回答公文写作的五部曲。

第一步，公文说什么，领悟领导意图；

第二步，领悟核心思想，站在领导角度考虑问题；

第三步，内容是在什么背景下产生的，关键把握常用思维方法；

第四步，内容是怎么表达的，关键是牢记拟写公文的要素及要求；

第五步，符合国家公文格式标准。

2．简要回答起草请示的“五步棋”。

（1）因为什么请示——对于原因、目的的说明。

（2）请示什么问题——提出请示的主题内容。

（3）怎样解决问题——提出解决问题的建议或方案。

（4）请求上级回复——结尾用语的使用。

（5）有无附件需要说明——根据需要确定附件的使用与否。

3．简述公文校对工作要求。

公文校对工作要求：

校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等；

解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题；

进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理；

需要使用标准校对符号；

对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错。

4．简答电子公文处理过程的五个环节。

（1）创建：

根据一定的规则建立电子公文。

（2）办理：

通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。

（3）交换：

按始发者意图进行跨系统的公文传递。

（4）归档：

依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。

（5）销毁：

依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。

作业4（第七、第八章）

一、填空题

常用礼貌用语七字诀

与人相见说（您好）

问人姓氏说“贵姓”

问人住址说（府上）

仰慕已久说“久仰”

长期未见说（久违）

求人帮忙说（劳驾）

向人询问说（请问）

请人协助说“费心”

请人解答说“请教”

求人办事说“拜托”

麻烦别人说“打扰”

求人方便说“借光”

请改文章说（斧正）

接受好意说“领情”

求人指点说“赐教”

得人帮助说（谢谢）

祝人健康说“保重”