法务管理房地产法律事务工作指引.docx

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法务管理房地产法律事务工作指引

法律事务工作指引

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1.流程图

无

2.指引概况

指引目的

为维护公司投资有限公司的合法权益，建立健全公司法律事务工作体系与工作制度，规范和加强公司法律事务各项工作，根据《公司法律事务工作指引》，结合公司自身实际情况，制定本工作指引。

适用范围

本指引适用于公司公司、公司各部门及各下属公司。

参股公司的法律事务工作可参照本工作指引执行或按照该参股公司的有关规定执行。

定义

本指引所称“公司各部门”，指公司设立的各职能部门；

本指引所称“公司各下属公司”，指公司设立的全资及控股的拥有实际控制权的各子公司；

本指引所称“参股公司”，指公司直接或间接股权低于半数，或达到半数但无实际控制权的公司；

本指引所称“法律事务”，指经营管理活动中产生的非诉讼事务（包括提请和进行合同审查、提请和进行重大经营决策的法律论证等内容）和经营管理活动中产生的诉讼事务（即“法律纠纷案件”，包括各类诉讼、仲裁案件，以及进入准司法程序的案件，如劳动仲裁等）。

部门

指引中承担职责

3.工作程序

3.1.公司法律事务的工作指导思想是：

“事前防范和事中控制为主、事后救济为辅，加强全程法律风险控制”。

3.2.公司各部门及各下属公司应当在不违反法律法规的有关禁止性规定的前提下从事各类经营管理活动。

公司各部门及各下属公司在从事各类经营管理活动中应当树立全程法律风险的防范意识，加强风险防控管理，积极预防法律纠纷的发生。

3.3.法律事务工作机构及人员

3.3.1公司在行政与人力资源部设专职法务管理岗。

公司法律事务工作人员是对公司法律事务工作进行统一管理与提供法律专业服务的工作人员，以最大程度维护公司及各下属公司的合法权益为工作目标。

3.3.2行政与人力资源部负责统筹公司法律资源，统一管理公司法律事务，规避公司经营过程中的法律风险，建立公司法律风险防控体系。

具体职责如下：

1）公司法律风险防范体系的建设和完善

a）对可能影响公司主营业务的国家重大政策调整及法律法规修订的应对措施制定，进行法律专业论证、出具法律专业意见；

b）协助公司各部门及各下属公司正确执行国家法律、法规和政策，对公司对外投资等重大经营决策提供法律意见；

c）为公司商务活动、危机处理等提供法律咨询等法律支持服务；

d）负责开展与公司业务有关的法律专业知识的内外部培训与交流；

e）负责公司及公司下属公司外聘律师的选聘和日常联络，监督并评价外聘律师的代理工作；

f）负责与公司法律事务有关的司法机关、行政机关、行业协会的日常联络和沟通工作；

g）就有关法律事务工作，向控股公司法律事务部统计、汇报。

2）为公司及各下属公司重大法律事务提供专业支持

a）负责办理公司及下属公司的诉讼、仲裁、行政复议及听证等诉讼事务；

b）参与公司及各下属公司有关公司设立、分立合并、企业破产、租赁、产权转让、融资担保、重组和清算解散等重大经营决策，提出法律意见，并处理有关法律事务；

c）参与公司各类标准合同文本的编制，审查、修订突破标准文本的补充内容和承诺；

d）负责审查公司及下属公司对外签订的非标准合同，参与重大合同的前期谈判；

e）负责审查需要公司各部门会签的招投标文件及对外发文等各种文件；

f）办理公司有关领导交办的其它法律事务。

3.4.合同管理

3.4.1公司开展合同管理工作的目标是保证合同的签订与履行合法有效，规避法律风险，实现合同目的，以维护公司合法权益。

3.4.2合同管理实行过程监控，针对合同谈判、签订、履行、变更、终止等各环节由相关主责部门分别进行监督管理。

3.4.3公司各部门经办的各类合同签订前应当提交公司法律事务工作人员进行法律专业审查。

3.4.4公司及各下属公司的合同订立应当采用书面形式，有标准合同文本的，应当采用标准合同文本。

3.4.5公司各部门及各下属公司负责草拟其拟送公司法律事务工作人员审查的合同。

公司其他制度另有相关规定的，依照其规定。

3.4.6公司各部门及各下属公司负责草拟的合同应当以维护公司合法权益和提高经营效益为宗旨，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的双赢原则。

合同文字表达应当准确清晰，各方当事人权利和义务的规定应当明确具体。

草拟的合同一般包括以下内容：

1）当事人的名称、住所、联系人及联系方式；

2）标的；

3）数量；

4）质量；

5）价款或者报酬；

6）履行期限、地点和方式；

7）违约责任；

8）解决争议的方法；

9）合同生效约定；

10）合同编号、合同份数、签约日期和签约地点。

3.4.7标准合同重要补充条款应包含的内容，由负责草拟的公司各部门或各下属公司严格对照所依据的标准合同并根据具体情况拟订。

3.4.8公司法律事务工作人员负责对公司各部门及各下属公司送审合同的合法性、规范性以及相关法律风险的防范与控制进行法律专业审查。

审查的内容重点包括：

1）总体框架方面

a）合同是否完备，即是否具备《合同法》规定的必备条款；

b）合同是否存在《民法通则》和《合同法》等法律、行政法规所禁止的内容，是否存在无效条款或可以撤销的条款；

c）合同是否存在规避法律的内容；

d）合同是否涉及法律规定的批准、登记手续，是否需要办理合同公证、鉴证；

e）合同是否需设立保证、抵押、质押、定金等担保条款；

f）合同不同条款之间是否存在矛盾之处，与其他相关合同之间是否存在重叠、交叉等界定不清或相抵触的情况。

2）具体条款方面

a）合同主体是否适格，即是否具备独立法人资格或其他符合签约条件的资格；

b）合同标的之界定是否明晰无歧义，是否与相关图纸、工程设备清单或房屋交付标准等合同附件一致；

c）合同列举的应当适用的专业技术标准、规范是否有效、清楚、无遗漏；

d）合同价款及支付方式是否有利于公司风险的规避；

e）合同对双方权利义务的界定是否清晰无交叉、无歧义，是否基本公平合理；

f）合同中对违约责任的规定是否清晰，是否需要设定公司有权单方解除合同的条款；

g）合同是否明确争议的解决原则上由公司或公司各下属公司住所地有管辖权人民法院管辖（原则上合同约定应排除地方性仲裁机构仲裁；涉外合同可根据具体情况约定由国际性仲裁机构仲裁）；

h）其他应当审查的内容。

3.4.9公司法律事务工作人员对送审的各类合同一般于3个工作日内完成审查。

对于各业务版块日常租赁合同，应在CRM租赁业务管理系统中对租赁合同的新签、续约、押金、合同变更，进行及时审核、校对和处理；

3.4.10公司拟发布或修订的标准合同需进行法律专业审查的，公司法律事务工作人员参照本章相关规定进行审查；公司其他制度另有相关规定的，依照其规定。

3.4.11公司各部门及下属公司在合同签订前，应当就合同对方当事人的民事主体资格、经营权限、履约能力、资金实力、签约人的身份证明、法定代表人身份证明书、法人授权委托书及授权范围、授权期限等情况进行严格的事前审查，确保合同的有效性。

禁止与资信状况不明或不佳、履约能力不足的当事人订立合同。

3.4.12公司各部门及各下属公司签订合同，应按照公司权责手册规定的程序审批、签订。

根据公司权责手册需报公司法律事务工作人员审查的合同，应报公司法律事务工作人员审查。

3.4.13公司各部门及各下属公司在合同签订和履行过程中不得以传真、电子邮件等方式向合同相对方发送具法律约束力的法律文件。

若公司及各下属公司以传真、电子邮件方式发送的，则自发送之日起1个工作日内应以合同约定的文件送达方式或以中国邮政特快专递方式送达具法律约束力的法律文件。

3.4.14合同履行过程中，一旦出现或可能出现合同相对方违约或有碍合同履行的情况，合同经办单位应即时通知本单位主要领导及公司法律事务工作人员，并尽快采取措施，维护公司及各下属公司权益，避免或减少损失。

3.4.15公司及各下属公司应建立合同档案。

合同档案应包括下列文件：

1）合同文书正本；

2）合同对方营业执照、组织机构代码证、资质证书（如有）复印件；

3）合同对方法定代表人身份证明书、签署人授权委托书，法定代表人及受托人身份证复印件；

4）合同签订前的可行性分析报告、经济可行性测算依据、项目请示报告、招投标文件、合同审查文件、项目批复文件、尽职调查报告等文件；

5）合同订立和履行过程中各方的往来函件等文件；

6）附担保合同的有关担保文件。

包括担保人的营业执照复印件、担保人的资信证明文件、抵押或质押财产的权属证明文件及财产状况和价值的证明文件、抵押登记文件等。

原则上租赁合同应支付保证金，而不接受银行保函或由提供其它方式担保。

特殊情况需另行经总经理审批同意；

7）合同存在变更、解除或非因履行完毕而终止情况的，有关变更、解除或终止文件；

8）其他与合同有关的具有法律意义的文件。

3.4.16公司及各下属公司应按职责范围指定专人负责公司及各下属公司合同的日常管理及档案保管。

合同档案按合同性质、时间分类，编制目录，并建立合同统计台帐。

3.4.17公司及各下属公司合同档案保管单位应妥善保管各类合同档案，未经公司审批同意，不得对外提供，不得随意复制；携带外出时，须办理借用手续，妥善保管并及时归还。

3.5.其他非诉业务

3.5.1公司法律事务工作人员在投资发展部/财务部的统筹下参与公司土地发展的相关工作，包括但不限于通过股权收购方式获取土地的相关工作。

3.5.2在通过股权收购方式获取土地的相关工作中，公司法律事务工作人员的主要职责是：

1）负责尽职调查的法律审查工作，揭示目标公司运行及存续过程中的问题及情况，客观、公正地反映目标公司的股权状况、组织架构、经营活动概况、重要合同的签订与履行进度等情况，并通过对所取得相关证明材料的分析论证，出具相应的《尽职调查法律分析报告》；

2）负责审查参与部门提交的各类合同及相关法律文件的合法性,为合同的制订提供法律依据，规避合同中的法律风险，并出具法律意见；

3）负责拟订收购目标公司的《股权转让协议》等文件；

4）参与合作关键环节的商务洽谈；

5）参与审议收购模式的关键环节和重大事项、针对交易模式的设计出具法律专业意见及建议；

6）根据项目需要，负责委托专业的律师事务所对收购和交易过程提供法律服务。

3.5.3公司新的商业项目筹开前，公司法律事务工作人员对项目筹开过程中的运营手册、物业管理服务等各环节进行法律风险巡查，就任何商业管理中的公示内容提出意见，出具法律风险评估报告。

3.5.4公司法律事务工作人员参与公司其他各职能部门和项目部及下属公司的业务会议，结合法律法规的规定和工作实际的情况出具法律意见。

3.6.法律纠纷案件管理

3.6.1以公司为当事人的法律纠纷案件，由公司法律事务工作人员统一负责办理。

需要委托外聘律师的，应由公司总经理批准，法律事务工作人员负责委托并监督外聘律师的代理工作。

若公司权责手册对委托外聘律师的审批流程另有规定的从其规定。

3.6.2公司的法律纠纷案件取得阶段性成果或办理完毕后，法律事务工作人员应及时向公司有关领导汇报，并将办理情况向控股公司法律事务部通报。

3.6.3法律纠纷案件发生后，各相关部门应积极配合公司法律事务工作人员，就与案件相关的资料进行全面搜集、整理，并根据法律规定的期限、方式及时提交案件证据及其他法律文件。

3.6.4诉讼事务办理完毕后，起诉状、答辩状、有关证据