文件记录管理程序Word文档下载推荐.doc

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HH-QA-P-05

文件修订一览表

版次

页次

修订内容

原作者/修订者

日期

1目的

1.1规范文件自拟定、发行、管理至回收作废的作业,以确保文件在发行与使用前经过确切的审核与批准,并在各作业场所使用正确的文件。

1.2确保与公司相关的客户要求、法律法规及标准等外部文件能及时得到识别与应用。

1.3规范记录的填写、归档、保存与管理，为系统运行提供相关证据，并作为改善的基础。

2范围

适用于公司内所有各阶层的文件及记录，公司相关的所有外部的要求、法律法规及标准等。

3术语和定义

3.1程序文件：

支持品质手册，描述工作程序，即何人、何时、何地、做何事的文件，以“XXX程序”命名；

3.2管理类支持文件：

对程序文件的支持文件，描述一般生产与管理工作的方法,以“XXX规定”命名；

3.3技术支持类文件：

对程序文件的支持文件，规范产品规格，制程参数，检验标准等技术性数据，分为以下三类：

3.3.1作业标准：

工程、品保的产品规格或检验标准；

3.3.2作业指导书：

指导现场员工规范性操作的文件；

3.3.3作业规范：

规范设备的作业与维护方法的文件；

1

3.4修订：

指文件小幅度的改订，文件有修订时，在修订处用表示，符号内的数字表示该版本的修订次数，并与文件封面的修订履历相对应,文件的版次并不发生改变。

修订时只抽换被修订的页次。

3.5改版：

指整份文件的修改与重新发行,文件的版次变更。

如果文件已经进行过四次修订，则第五次修订时进行改版。

首次发行版本为A/1，则下次改版按照A/2、A/3……来进行编辑。

3.6外来文件：

指因本公司经营运作所需的,但非本公司拟定与发行的文件,下列文件或资料需列为外来文件进行管理：

3.6.1客户关于产品规格、尺寸、特性参数、包装、检验方法等的要求或变更通知的资料；

3.6.2客户关于公司管理体系要求、环境有关物质管理要求的资料及合约；

3.6.3ISO9000、TS16949等管理体系标准；

3.6.4公司运作相关的法律法规等。

3.7表单：

记录的载体文件，可以以纸张或电子文件方式呈现；

3.8记录：

已经填写数据或结果的表单。

4职责

4.1文管中心：

文件的校对、印刷、发行、回收、作废与使用的稽核；

正本文件的管理;

表单的使用规范要求与稽核，记录的保存。

4.2各职能部门：

部门相关文件的拟定与修改;

本部门产生的记录的填写与上交，记录填写规范的要求。

4.3各类文件的审核与核准职责如下表：

拟订

审核

核准

质量政策/目标

管理代表

无

总经理

质量手册

品保部

程序文件

各权责部门，管理代表

各权责部门主管

支持文件

表单记录

各权责人员

部门主管

外来资料

业务部/工程部/管理部（收文）

部门主管/

4.4外来文件的来源与发放审核权限如下表：

类别

来源

取得单位

审核单位

发放形式

客户要求、标准

客户通知或网站查询

业务部

工程部

书面档案

产品相关国家/行业标准

购买或网上下载

管理体系标准

工程/管理部

管理代表

发放清单，文管中心存档供查阅

环境相关法规

网上查询

管理部

法律法规清单与相关摘录

5工作内容

5.1文件控制程序工作内容

5.1.1草稿拟定

5.1.1.1编写人必须采用公司统一的文件用纸,并依格式要求编写

5.1.1.2作业程序与管理类支持文件的格式：

5.1.1.3文件由8个部分组成：

2范围

5流程图

6工作内容

7相关文件

8使用表单

5.1.1.4文件内文各层次的编号依下面的格式:

1xxxxxxx （第一层）

1.1xxxxxxx （第二层）

1.1.1xxxxx （第三层）

下面按照递增的方式来进行编辑。

5.1.1.5文件内文一律用12号字体，汉字为简体宋字体，英文及阿拉伯数字用TimesNewRoman字体。

标点符号一律使用全角符号。

5.1.1.6文件内文可用“／”代表“或”，引用表单或文件名时需用“《》”标示。

5.1.1.7变更的文件草稿需保留原文件的内容。

新增的内容用粗斜体字标示，删除的内容用粗斜体字并加删除线表示。

若文件更改内容太多，则新文件通篇用粗斜体字，并附上原文件作为对照。

5.1.1.8废止文件时只需注明文件编号。

5.1.2新增/变更/废止申请

5.1.2.1填写《文件新增／变更／废止申请单》与草稿一起提交审核。

5.1.2.2《文件新增／变更／废止申请单》需先由文管中心依《文件编号管理规定》进行编号。

5.1.3初审：

文件草稿必须由各部门主管进行初审，确认是否有新增/废止的必要，才提交文件所涉及的各部门主管进行会签。

5.1.4会签

5.1.4.1编写人员依文件内容涉及的相关部门将文件递交各相关部门主管进行会签，

5.1.4.2各部门主管必须确认文件的符合性对本部门是否有相应的影响;

是否有更有效的方法，并提出意见。

5.1.4.3编写/修订人员必须依据各部门主管所提出之意见，修订文件至会签通过。

5.1.5核准：

管理代表整理各单位意见，并提交总经理核准。

5.1.6登录

5.1.6.1经核准的文件，受文单位必须转交文管中心。

文管中心对文件进行编号与登录于《文件管理目录》。

5.1.6.2驳回的文件，申请单与文件草稿必须交给文管中心存盘，同时文管中心复印一份给申请单位，申请单位必须依总经理意见重新修改申请或中止作业流程。

5.1.7校对与印刷：

文管在文件发行前必须对文字与格式进行校对。

将文件恢复为标准格式，在变更处用变更符号标示。

5.1.8旧版回收

5.1.8.1文管中心的旧版正本文件，文管中心必须加盖“旧版参考”章后保存于文管中心；

收回的旧版或废止文件，文管中心必须加盖“作废”章或直接用碎纸机处理。

5.1.8.2使用单位如有需要保存旧版以参考时，文件上必须需加盖“旧版参考”章。

5.1.9新版发行

5.1.9.1对新版文件，文管必须加盖“文件控制”章后发放，并在《文件发放管理表》上登记。

5.1.9.2正本文件加盖“正本”章保存于文管中心。

5.1.9.3作业指导书因有大量图片，复印件无法识别，不保留正本。

5.1.9.4部分页次的修订，只抽换被修订的页次,并在文件的封面上记录修订的履历。

5.1.9.5整份改版，将整份文件连同封面一起更换。

5.1.9.6如果修改后要叙述的文字比较多，则可以另起一页，作为此修改页次的分页，例如以“3-1/8”来进行表示（文件共8页，第3页修订后新增的第1分页）。

其它页次均不变动

5.1.10文件补发：

当文件丢失，破损不堪使用工作变更等有需要时，需求单位可以开立《文件补发/回收申请单》经管理代表核准后，由文管依7.1.8－7.1.9进行发放。

5.1.11登录

5.1.11.1各部门应指定文件的管理人员管理负责接收、登录、管理与回收本部门文件。

5.1.11.2各部门收到发行的文件,需登录于《部门文件管理表》上。

5.1.11.3如为变更、回收或文件废止时，需由文管中心收回旧版文件并在“旧版回收栏”签名。

5.1.12使用管理

5.1.12.1保管单位必须做好各类文件防火、防水、防虫及防污损措施，防止文件受损。

5.1.12.2文件保管人员必须依照文件类别、文件编号的顺序进行索引与存放，方便查阅。

5.1.12.3使用中文件正确版次之确保：

数据/文管中心须对所有质量/环境/管理体系文件之版次列示出最新版次一览表，且随时更新以供参考，以确保文件之正确性，参照《公司体系文件及最新版次一览表》。

5.1.12.4电子档文件的管理：

各部门若以电子档形式保存本部门的相关资料，则必须具备以下几点：

1）本机安装有杀毒软件，且保持适时升级；

2）所有电子档资料除在本机硬盘存档外，另需作软盘备份；

3）已作备份的软盘由资料持有人自行保管，并对软盘作好适当的标识，以便于对资料的查找；

4）定期对备份资料的软盘进行检查（一般为6个月），对保存时间超过2年以上的软盘需进行更新，以新软盘重新备份，并将原软盘作报废处理。

5）对超过保存期限的电子档，可自行删除。

5.1.13文件的借阅

5.1.13.1受控文件原则上不对外借阅，确实需要，经管理者代表批准后，办理文件借阅手续。

5.1.13.2文管将所借文件的详细信息登录于《文件借阅登记表》，并由借阅人签收。

5.1.13.3借阅方式可分为现场查阅，也可由文管负责复印后，加盖“非受控文件”印章后交于借阅人。

5.1.13.4借阅人必须按规定时间要求，按时归还所借文件，并及时注销借阅记录。

5.1.13.5对于在规定的归还时间内未及时归还的文件，文管负责催还或由借阅人作续借记录。

5.2外来文件管理

5.2.1外来文件接收/取得：

业务部/工程部/管理部必须定期与客户沟通或查询相关网站以取得客户的要求、标准/相关的标准与法规。

5.2.2整理

5.2.2.1客户要求必须能够整理成对应厂内产品规格

5.2.2.2管理体系与法律法规整理成清单

5.2.3发行申请：

业务部/工程部/管理部必须开立《外来文件发行申请单》向文管中心申请发行外来文件。

5.2.4审核

5.2.4.1工程部必须确认客户要求与标准适用于哪些产品

5.2.4.2管理部必须确认法律法的适用性

5.2.5发行：

《外来文件发行申请单》经管理代表核准后，文管将需发行的外来文件登录于《外来文件目录》，保留一份原稿盖“外来文件”章，复本发行给指定的受文单位，并在《文件发放管理表》上登记。

。

5.2.6各单位对文件的使用保管同内部文件。

5.2.7客户提供之原始工程数据（BOM、规格书、图面等），由工程部确认并盖“已承认”章后存于资料中心，其确认周期原则上不得超过2个工作周，文管中心视

5.2.7.1需要依照相关规定分发